CO JE POTŘEBA VĚDĚT?
- Vytěžování účtenek je nutné povolit v globálních předvolbách.
- Pro zadání účtenky do 10 000 je potřeba vytěžit resp. zadat jenom datum, částku a účtování. Nad 10 000 pak ještě partnera a číslo dokladu.
- Pro zrychlení zadání položky resp. položek lze využít uživatelsky definovaná tlačítka rychlých voleb textových vzorů a tlačítko s aktuálním nebo účetním datumem.
Povolení vytěžování účtenek
PREMIER Ai vytěžuje i účtenky. Pakliže chcete vytěžovat účtenky, je nutné tuto funkcionalitu povolit ve "Správci - Předvolbách - Globálních - Dodavatelé - Ai - účtenky".
Nastavení
Složka pro import
Doporučujeme nastavit samostatnou složku pro import účtenek.
Pro usnadnění nastavení importní složky je k dispozici tlačítko "Vytvořit... \dokument\sc(číslo jednotky)\imp\UC", kdy program automaticky vytvoří složku pro import účtenek v námi doporučeném umístění.
E-mailová schránka (tl. Nastavení)
Připravujeme...
U nastavení e-schránky je možné rozlišit jestli slouží pro příjem PF, VF nebo účtenek tudíž je možné mít pro účely třídění dokladů samostatné e-maily.
Úložiště a přejmenování vytěžených účtenek
Úložiště vytěžených a zaúčtovaných dokladů je společné s ostatními doklady a řídí se tedy nastavením "Ve Správci - Předvolby - Globální - Dodavatelé - PREMIER Ai".
Máte-li zapnutou funkci pro automatické třídění dokladů dle let/modulů/dokladových řad, ujistěte se, zda máte toto zapnuto i deník a tedy účtenky.
Vytěžená účtenka se přejmenuje podle dokladové řady a čísla.
Další nastavení
Výchozí dokladová řada pro vytěžování účtenek se nastaví ve "Správci - Předvolby - Globální - Dodavatelé - Ai - účtenky".
Identifikace účtenek
Vzhledem k tomu, že účtenky jsou téměř ze 100% skeny, tak systém nepozná ihned po vložení, že se jedná o účtenku.
Že se jedná o účtenku, se systém snaží vyhodnotit až po OCR převodu, výsledek vyhodnocení odpovídá kvalitě skenu.
Pokud se vloží skeny účtenek do přednastavené složky, tak je program označí jako neidentifikované účtenky druh "XU".
Pokud vkládání skenu účtenky provádíte ručně pomocí některé z možností, přepněte se nejdříve do záložky účtenky. Tím systém opět účtenky označí jako "XU".
Připravujeme...
Účtenky vyfocené naší aplikací PS Skener, které jsou po vyfocení označeny v aplikaci jako účtenky, jsou po nahrání do programu automaticky identifikovány.
Pakliže se účtenky dostanou do nesprávné záložky, lze je jednoduše změnou druhu v Ovládacím panelu nebo změnou cílového modulu přesunout do správné záložky.
Pro přesun více účtenek slouží Hromadná akce - Změnit druh, kdy se ze seznamu označí požadované účtenky a přesunou.
Vytěžené údaje a zapsání účtenky
Vzhledem ke kvalitě skenů a variabilitě účtenek nemusí být vytěžování údajů na tak vysoké úrovni jako u jiných typů dokladů.
Povinné údaje
U dokladu do 10 000 Kč je povinným údajem pro vytvoření účtenky pouze datum, částka a účtování.
U dokladu nad 10 000 Kč je povinný i dodavatel a číslo dokladu.
Nástroje pro rychlé a efektivní zapsání účtenky
Připravili jsme pro Vás nástroje pro snadné zapsání účtenky.
Tlačítko s datumem - pakliže se nevytěží datum, objeví se uživateli tlačítko s aktuálním datem. pomocí něhož je možné na jedno kliknutí vyplnit tímto datem datum uskutečnění na dokladu.
Pokud si na hlavní obrazovce programu uživatel vyplní účetní datum, tak toto má přednost před aktuálním datem a aktivuje se tlačítko s tímto datem.
Pakliže se jedná o doklad hrazený platební kartou, stačí zaškrtnout volbu "Kartou, šekem" a automaticky se přenese celá částka k úhradě do potřebného pole.
V dané jednotce si uživatel pro urychlení vyplnění položek může definovat "Tlačítka rychlých voleb".
U vytěžování účtenek se nepracuje s historií ani šablonami, proto doporučujeme využití tlačítek rychlých voleb.
S pomocí tlačítek rychlých voleb lze na jedno kliknutí vyplnit položku dle předdefinovaného textového vzoru včetně popisu, kódu DPH, účtování příp. střediska a zakázky ad.
Tlačítka si uživatel vytvoří v definici textových vzorů, kdy u stávajících textových vzorů nebo u nově založených zatrhne volbu "Tlačítko pro rychlou volbu", vyplní pojmenování tlačítka a zvolí si barvu.
Pokud se nevyplní pojmenování převezeme se text z textového vzoru.
Pomocí tlačítek lze do dokladu vytvořit i více položek.
Vytvoření dokladu s editací
Při tvorbě dokladu lze využít volby "Vytvořit doklad s editací", kdy se přímo přes obrazovku Ai aktivuje volba pro klasické zadání pokladního dokladu a doklad lze zadat standartně jako v pokladně.
Náhled dokladu v pokladně
Vytěžené pokladní doklady jsou v pokladně označeny písmenem "A".
Kliknutím na "A" se aktivuje do pravé části obrazovky náhled na účtenku, která se připojila do vazeb.
Náhled účtenky je aktivní pouze na řádku, kde je vazba, tedy na prvním.
POZOR na přečíslování poklady, systém v tuto chvíli není přípraven na automatické přejmenování připojených vytěžených účtenek. Vazby se neztratí, ale nepřejmenují se dle přečíslovaných dokladů.
