Dochádzka

Úvod k dochádzke

Dochádzkový systém je previazaný so všetkými modulmi PREMIER systému a môže sa pýšiť rovnakou komplexnosťou a možnosťami, ktoré ponúkajú výrobcovia špecializovaných dochádzkových systémov.

Hlavnou výhodou dochádzkového riešenia, ktoré je priamou súčasťou podnikového informačného systému, je jeho priama previazanosť so všetkými súčasťami a databázami, najmä s modulom pre mzdy a personalistiku. Zákazníci tak nemusia vlastniť dve rôzne softvérové platformy, a riešiť ich vzájomnú kompatibilitu a prevody dát medzi oboma systémami. Tým sa eliminujú náklady za licencie, rovnako odpadne riziko výskytu chyby pri prevode dát.

Personalisti a pracovníci mzdového oddelenia majú k dispozícii dáta o dochádzke zamestnancov aktualizované v "reálnom čase". Čiastočné vyhodnotenia sa preto môžu uskutočniť aj v priebehu aktuálneho mesiaca.

Možnosti programu

• možnosť ručného zadávania dochádzky alebo import dochádzkových terminálov. 

• prístupy do dochádzky sú rozdelené do troch úrovní, ktoré nastavuje SUPERVISOR 

Správa dochádzky

Zoznam zamestnancov v danom mesiaci je vždy totožný s personalistikou vo mzdách. Nastavenie mesiaca v správe dochádzky závisí od uzamknutia mesačnej periódy vo mzdách (ak bude uzamknutý napr. 8. mesiac, tak v zozname bude zobrazený automaticky 9. mesiac, bez potreby neustáleho nastavovania) .

V správe dochádzke zadávate dochádzku buď na základe:

• načítania dát z terminálu alebo

• ručne po rozkliknutí dochádzky daného zamestnanca. Nie je možné zadať ručne dochádzku hromadne viacerým zamestnancom naraz. 

Pri zadávaní dochádzky môžete využiť "Hromadné operácie". 

Tie obsahujú nasledovné hromadné operácie:

• Zrušenie dochádzky v aktuálnom mesiaci. V prípade tejto operácie vymaže nenávratne celú dochádzku v danom mesiaci.

• Vytvorenie dochádzky na základe zadaného pracovného času Príchod - Odchod, tak aby bol dodržaný pracovný fond (vrátane prestávky na obed), ktorý má zamestnanec nastavený. A k tomu vybrať možnosť doplnenia do dochádzky:

  • vložiť len do voľných dní

  • vložiť aj keď sa prekrýva s inými prerušeniami

  • nahradiť existujúce údaje vo vybranom období

• Doplnenie dennej neprítomnosti (dovolenka, návšteva u lekára, nemoc, neplatené voľno ...) .  Je potrebné vyplniť obdobie OD - DO trvania dennej neprítomnosti a k tomu vybrať možnosť doplnenia do dochádzky:

  • vložiť len do voľných dní

  • nahradiť existujúce údaje vo vybranom období

  • vložiť do všetkých dní vo vybranom období (tento výber sa používa u dlhodobých neprítomností ako je Nemoc, OČR, Materská dovolenka, Rodičovská dovolenka). Tieto denné prerušenia musí trvať súvisle za sebou, čiže od začiatku vzniku až po koniec.

• Doplniť dochádzku podľa definovanej smeny. Danú smenu (harmonogram) nastavujete vo Mzdách u zamestnanca cez Mzdový výmer. 

• Schválenie nadčasov

• Pri chýbajúcich hodinách doplniť náhradné voľno

• Potvrdenie mzdovým pracovníkom

• Potvrdenie nadriadeným pracovníkom

Popis karty dochádzky:

• ER (Error = chyba) - zobrazí sa len v prípade nedosiahnutého denného pracovného fondu, bude pri uvedenom dni "výkričník" 

• SV (sviatok) - hviezdičkou je označený deň, ktorý pripadá na sviatok

• MP (mzdový pracovník) - povinnosť schválenia dochádzky mzdovým pracovníkom. Upozornenie na povinnosť schválenia je zobrazené "výkričníkom".

• NP (nadriadený pracovník) - povinnosť schválenia dochádzky nadriadeným pracovníkom. Upozornenie na povinnosť schválenia je zobrazené "výkričníkom"

• Term. príchod - hodnota načítaná z dochádzkového terminálu

• Term. odchod - hodnota načítaná z dochádzkového terminálu

• Príchod - hodnota slúži ako podklad pre export do miezd. Zadáva sa buď ručne alebo načítaním z terminálu.

• Odchod - hodnota slúži ako podklad pre export do miezd. Zadáva sa buď ručne alebo načítaním z terminálu.

• Celkom hod. - celkové odpracované hodiny vrátane prerušení. 

• Preruš. - hod. - zarátané hodiny prestávky na obed, čerpania náhradného voľna

• Odprac. HH:MM - odpracované hodiny vrátane nadčasov

• Rozdiel hod. - kladný alebo záporný rozdiel v porovnaní s denným pracovným fondom

• Uznané hod. - hodnota zapísaná na základe hodnôt z "Príchodu" a "Odchodu"

• Saldo 58X - zapisujú sa ako plusové (nadčasy), tak aj mínusové (náhradné voľno) hodnoty v prípade, že ich chce užívateľ sledovať a následne spracovávať vo mzde

• O1 - Obed 1

• O2 - Obed 2

• Prac. fond - načítaná hodnota z platového výmeru zamestnanca

• Dôvod neprítomnosti - popis celodennej neprítomnosti 

• Smena názov - načítaná hodnota z nastavenia základnej smeny, či harmonogramu v platovom výmere zamestnanca

• Smena od - časové ohraničenie začiatku smenu

• Smena do - časové ohraničenie ukončenia smeny

• Smena prestávka - načítaná prestávka z nastavenej smeny

• poob. smena - zobrazené hodiny zarátané pre príplatok za poobednú smenu

• nočná smena - zobrazené hodiny zarátané pre príplatok za nočnú smenu

Rozdiel medzi započ. a praco. fondom = Pracovný fond - (Odpracované + započítaná denná neprítomnosť). Neodporúčame uzatvárať dochádzku a následne exportovať hodnoty do miezd v prípade, že rozdiel je ZÁPORNÁ HODNOTA !

Pracovná doba - hodnota načítaná z platového výmeru zamestnanca.

Prehľady:

• Neprítomnosť

• Prerušenia

• Príplatky

Komunikácia s terminálmi

• zasielanie zoznamu pracovníkov a prerušení do dochádzkových terminálov

• načítanie príchodov a odchodov z dochádzkových terminálov

Stav zamestnancov

• aktuálny prehľad prítomných, na dovolenke alebo PN

Štatistiky

• Prehľad prerušení podľa obdobia

• Mesačný rozpis spracovanej dochádzky

• Mesačný rozpis skutočne odpracovaných hodín (bez prerušení) 

• Prehľad pohybov na dochádzkových termináloch

Nastavenie dochádzky

• základné nastavenie pre dochádzku

Typy prerušení

• nastavenie prerušení , dennej neprítomnosti, ...

Zoznam terminálov

• nastavenie typov dochádzkových terminálov, spôsob pripojenia a ich možností.

Externí zamestnanci

Skupiny externých zamestnancov

Zarovnať čas dochádzky - slúži pre zmenu zapísaného času z terminálu do spracovania dochádzky.

Používať dochádzkový terminál - nastavenie vypne alebo zapne funkcie pre nastavenie a komunikáciu s dochádzkovým terminálom.

Automatické odrátavanie obedov – nastaví sa ak zamestnanci nepoužívajú dochádzkový terminál pre obed. Systém automaticky odpíše potrebný čas obeda podľa nastavených hodnôt.

Používať externých pracovníkov - číselník externých zamestnancov, ktorí nie sú v mzdovom systéme. Používa sa pri sledovaní pracovníkov z agentúr, sledovanie pravidelných technikov ktorí účtujú hodinové sadzby ...

Nastavenie prerušení v práci je dôležité nastavenie podľa ktorého sa vyrátavajú podklady pre mzdy. Nastaví sa podľa požiadaviek konkrétnej prevádzky.

Povinné nastavenie je len pre “Odpracované“ s ID „00“ podľa obrázku.

Ostatné prerušenia alebo denné neprítomnosti sa nastavujú podľa potreby. ID je vo formáte „99“ (číselná hodnota)

Príklad dovolenka :

• čas sa nezapočítava do dennej pracovnej doby

• čas sa započítava do mesačnej pracovnej doby

• povolí sa v zadávaní celodennej neprítomnosti

• v prípade, že prevádzka nepovoľuje pol dňa dovolenky, nepovolí sa v zobrazovaní v denných prerušeniach

• väzba na mzdovú položku

Príklad náhradného voľna:

• čas sa nezapočítavá do dennej pracovnej doby

• čas sa nezapočítavá do mesačnej pracovnej doby

• povolí sa v zadávaní celodennej neprítomnosti

• povolí sa v prerušeniach

• väzba na mzdovú položku

• nie je nutná kontrola mzdovým pracovníkov

• hodiny z tohoto prerušenia sa odčítajú z príplatkov za sobotu, nedeľu, sviatok alebo prácu nadčas

Mesačný prehľad s pevnou pracovnou dobou

Mesačný prehľad so zmenou

Hromadné operácie slúžia na zapísanie dovoleniek, PN ... ktoré sú na viac dní.

Mesačné zostavy

Príklad neprítomnosti v práci.

V dôvode neprítomnosti sa zobrazia len prerušenia ktoré majú nastavené „povoliť v celodennej neprítomnosti“

Príklad odpracovanej doby s prerušením.

V dôvode prerušenia sa zobrazia len prerušenia, ktoré majú nastavené „povoliť v prerušeniach“

Za jeden deň je možné max.10 prerušení.

Zadávanie času príchodu alebo odchodu je možné dvoma spôsobmi :

• klávesnicou

• stlačením ikony hodín sa posuvníkom nastavia hodiny a minúty

Nastavenie komunikácie a vlastností dochádzkového terminálu