Postup pro pořízení přijaté faktury a způsob zaúčtování faktury je shodný s pořízením vydané faktury.
V případě přijaté faktury je nutné zapsat "Číslo faktury“, což je variabilní symbol faktury dodavatele.
Také pořízení jednotlivých položek přijaté faktury obsahuje méně údajů než položky u vydané faktury.
| Panel | |
|---|---|
Na této stránce najdete:
|
Při tvorbě nové faktury ("F3 - Nová") program nabídne standardně několik možnosti vytvoření (viz obrázek):
Ad1) Ručně
Standardní způsob, kdy je potřeba vyplnit všechny údaje:
- Dodavatel - se volí pomocí zkratky. Pokud nemáme dodavatele v adresáři partnerů, může jej uživatel přidat i takto přímo přes fakturu.
- IČ DPH ověřit - tato funkce je propojená s daňovou správou a slouží k přímému zjištění, zda je daná firma plátcem DPH nebo ne.
- Číslo faktury/ Variabilní symbol - vyplní se variabilní symbol. Program při ukládání přijaté faktury automaticky kontroluje duplicitu variabilního symbolu. Pokud duplicitu najde, upozorní na to uživatele s informací, kde se VS již vyskytuje. Kontrolu duplicity VS lze vypnout ve "Správci - Předvolbách - Uživatelských - Dodavatelé".
- Do pole: "č. PF dodavatele liší-li se od VS" vyplní uživatel originální číslo přijaté faktury v případě, že se liší od variabilního symbolu. Toto je velmi důležité pro správné zpracování "Kontrolního hlášení".
- DUZP liší-li se - tento datumový údaj uživatel vyplní pouze tehdy, pokud originální datum na přijaté faktuře je jiné než vyplněný údaj v "Datum uskutečnění". Toto je velmi důležité pro správné zpracování "Kontrolního hlášení".
- Stornovaný doklad - faktura označená tímto příznakem nebude vstupovat do kontrolního hlášení.
- Zakázka, středisko - číselník zakázek a středisek se vyvolá stiskem "*(hvězdička)" kde se pak vybírá konkrétní zakázka / středisko.
- Dodací list - uživatel do této kolonky uvede číslo dodacího listu, vyplnění však není povinné.
- Forma úhrady - po stisknutí otazníku se otevře nabídka - ze které je možné si vybrat - převodní příkaz, hotovost, inkaso, zápočet).
- Auditované - toto políčko se doporučuje mít zaškrtnuté, aby se faktury nabízely i do příkazu k úhradě. Lze nastavit i v "Správce - Předvolby - Globální - Dodavatelé"
- a další...
Stisknutím tlačítka "F6" se uživatel přesune do položkové části faktury, kde kde standardním způsobem přidává jednotlivé položky. Při zadávání položek přijaté faktury lze využít některou z pomůcek pro výpočet, více zde.
Zúčtování zaplacené zálohy ke konečné faktuře
Po pořízení položek lze klávesou "Prověřit zálohy - F9“ prověřit zálohy v rámci zadaného partnera. Program navrhne veškeré zaplacené zálohy v rámci zadaného partnera, přičemž pokud je těchto záloh více, pomocí hvězdičky (stejně jako u příkazů k úhradě) se vyberou ty, které budou zúčtovány na konečné faktuře.
Úhrada faktury na již existující platbu (dříve pořízenou)
Při běžné práci nastanou případy, kdy se pořídí platba/úhrada (banka či pokladna) dříve než samotná faktura. Faktura se pořídí později a teď je otázka, jak provést spárování těchto účetních případů, aby došlo k uhrazení faktury a tím pádem k vyrovnání na saldokontním účtu.
V tomto případě je nezbytné, aby uživatel už na účetním dokladu o platbě/úhradě předvyplnil partnera. Program pak při pořizování faktury (VF, PF) na příslušného partnera automaticky nabídne dotaz o otevřených položkách (tzv. nevypárovaných přímých zápisech v deníku), a nabídne provedení automatického vypárování (provedení úhrady) faktury. Pro toto sledování musí být ve "Správce - Předvolby – Globální - Odběratelé“ zaškrtnuta volba "Prověřovat nevypárované zápisy při ukládání faktury".
Všechny tyto rozdíly mezi deníkem a evidencí faktur je možné sledovat v modulu "Daňová kancelář - Přiznání DPH - Kontrola konzistence VF/PF“.
| Varování | ||
|---|---|---|
| ||
Pokud Vám program při ukládání faktury nenabídne otevřené položky, máte ve faktuře zadán jiný saldokontní účet než v přímém zápisu v deníku. |
Zaokrouhlování částky
U částky k zaokrouhlení lze vybrat ze dvou možností.
- První možností je, že se částka přiúčtuje k první položce na faktuře.
- Použitím druhé možnosti se zaúčtuje jako další položka s účtem předvoleným ve "Správce - Předvolby – Globální - Účetnictví - Zaokrouhlování“. V tomto případě je potřeba zaškrtnout ve "Správce - Předvolby – Globální - Dodavatelé“ volbu Zaokrouhlenou částku zaúčtovat jako další položku.
Ad2) Faktura na základě šablony
Tento způsob pořízení faktur umožňuje hromadné pořízení faktur ve spojení s modulem "Šablony“. V případě pořízení jedné faktury na základě konkrétní šablony se v prvním kroku zadá název nebo číslo šablony, ale pokud se vystavuje hromadně (více faktur najednou), je nutné povolit hromadnou fakturaci (nabídka v aktuálním okně) a stisknout klávesu "Enter“.
V prvním případě se okamžitě nabídne 2. krok pro zadání data vystavení, uskutečnění a data splatnosti a následně se vytvoří faktura, kterou je možné před uložením upravit.
V druhém případě se rozbalí nabídka všech šablon, ze kterých je možné vybrat konkrétní šablony (skupinu), pro kterou budou faktury vystavovány, a to pomocí hvězdičky, podobně jako u výběru z neuhrazených faktur u příkazů k úhradě. Potvrzením výběru se nabídne okno pro data faktury a potvrzením „OK“ se vytvoří a uloží skupina faktur dle výběru šablon.
K tisku se pak ihned nabídne rozsah všech faktur, které byly v danou chvíli na základě šablon vytvořeny.
Ad3) Na základě skladové příjemky
Tímto způsobem se faktura pořídí automatickým dotažením údajů z příjemky do faktury. Tento způsob uživatel použije v případě, že během pořizování příjemky nevyužil volby automatizovaného vytvoření přijaté faktury k příjemce.
V 1. kroku je nutno zadat dodavatele, na kterého byla příjemka pořízena nebo provést výběr příjemky klávesou - "F8", čímž se zobrazí kompletní seznam nevyfakturovaných příjemek (příjmů do skladu, které nebyly vyfakturovány). V dalším kroku se upřesní výběr příjemky, pokud je u dodavatele pořízeno více příjemek. Fakturu je možné vystavit na základě více příjemek (označení se provede podobně jako u příkazů k úhradě znakem *).
V další fázi je možné zadat měnu, pokud se doklad vystavuje v cizí měně, a případnou změnu kódu DPH. Po potvrzení OK se program zeptá, v případě zadání doprovodných nákladů (clo, doprava,…) na příjemce, na zahrnutí těchto doprovodných nákladů do faktury. Pokud uživatel zvolí Ano, program doprovodné náklady rozpustí do položek. Pokud uživatel zvolí Ne, vytvoří se faktura jen s položkami příjemky. Po vytvoření faktury může uživatel případné změny na položkách provádět přes klávesu "F6“ a poté "F4" na konkrétní položce. Je třeba ještě poznamenat, že pokud se vytváří faktura na základě více příjemek, program ve faktuře automaticky přiřadí ke každé položce příslušné číslo příjemky, na základě kterého byla vytvořena ve faktuře.
| Informace | ||
|---|---|---|
| ||
Tímto krokem se automaticky vytvoří vazba přijaté faktury na dotaženou příjemku. |
Položky faktury lze prohlížet stisknutím klávesy "F6 - Položky dokladu", aniž by se musela stisknout tlačítko "F4 - Změnit". Pouze pro změnu v položkách faktury je nutné použít klávesu "F4 - Změnit"
| Tip | ||
|---|---|---|
| ||
| Seznam nevyfakturovaných dodávek je možné zobrazit v modulu "Komplexní informace o dodavateli“. |
Ad4) Na základě objednávky služeb
Jde o automatické vytváření faktury na základě objednávek služeb. Pro tuto možnost musí být v dokladové řadě vystavených objednávek zaškrtnuta volba "Objednávka služeb". Toto specifikum je podrobněji popsáno v kapitole "Sklad - Objednávky služeb“.
Po vybrání tohoto způsobu pořízení můžete objednávku vyhledat zadáním partnera nebo kliknutím na "Výběr z otevřených objednávek" a vybrat si požadovanou objednávku.
| Varování | ||
|---|---|---|
| ||
V objednávce musí být zadán partner; bez zadaného partnera se faktura tímto způsobem nevytvoří. |
Ad5) Postoupení závazků
Program umožňuje automaticky vytvořit postoupení závazků.
| Varování | ||
|---|---|---|
| ||
| Před samotným postupováním závazků je důležité nastavit nákladový a výnosový účet pro postoupení závazků. Nastavení probíhá ve "Správce – Předvolby - Globální – Dodavatelé - Předvolený účet postoupených závazků“. |
Postup
- Do pole „% nominální hodnoty postoupení pohledávky“ zadáme procento závazku, které postupujeme na postupníka. Samozřejmě lze toto procento upravovat individuálně, viz dále.
- Pokud se má na postupníka vytvořit jen jedna nová pohledávka, zaškrtneme „Postoupit jako jeden závazek“.
- V poli „Dokl. řada pro vyskl. pohledávek“ vybereme pomocí tlačítka „…“ dokladovou řadu, do které se postupované pohledávky odúčtují (např. dokladová řada interních dokladů POH – Postoupené pohledávky), a do pole „Pohled. účet“ doplníme zúčtovací účet.
- V Základním období volíme období pro výběr pohledávek dle data vystavení.
- Dodavatele zadáváme v případě postupování závazlů jen tohoto konkrétního. V případě postupování závazků více dodavatelů Dodavatele nevyplňujeme.
- V Postupníkovi zadáváme partnera, který naše závazky odkupuje.
- Tlačítkem „Uložit nastavení“ se ukládá následující: % nominální hodnoty, dokl. řada pro vyskladnění, pohledávkový účet, postupník.
- Tlačítkem „Vytvoř postoupení“ se dostáváme k výběru konkrétních faktur.
- Tlačítka „Označit vše“ a „Odznačit vše“ vyberou/zruší všechny partnery pro postoupení. Klikáním na šipku u konkrétních partnerů si vybereme požadované partnery pro postoupení. Šipkou pod Výběrem se dostaneme do výběru konkrétních faktur s možností změny částky postoupení. Tlačítkem OK potvrdíme výběr faktur.
- Nyní stačí kliknout na Postoupit, zadat datum účtování a postoupení je vytvořeno.
Ad6) Vytvořit opravný doklad (dobropis) na základě faktury
U této možnosti vytvoření faktury je zapotřebí zadat partnera a následně má uživatel dvě možnosti jak dobropis vytvořit.
- Přímo při zadávání partnera vloží číslo Přijaté faktury, ke které chce dobropis vytvořit. Program automaticky vytvoří dobropis k vybranému dokladu.
- Nebo zadáním pouze partnera a stiskem klávesy "enter" program přejde do modulu "Informace o dodavateli", kde je možno ručně vybrat ze seznamu fakturu, ke které chceme vytvořit dobropis. Program následně vytvoří požadovaný dobropis.
Při automatickém tvorbě opravného dokladu (dobropisu) se program zeptá, zda má provést automatické označení příznaku "Stornovaná faktura" u obou faktur. Takto označení faktura nebude vstupovat do Kontrolního hlášení.
Ad7) Na základě došlé pošty/CRM
Po zvolení této možnosti vytvoření faktury program nabídne seznam došlé pošty - přijatých faktur, uživatel vybere na základě které chce fakturu vytvořit a program přenese data z pošty/CRM a vytvoří fakturu.
| Tip | ||
|---|---|---|
| ||
Pokud je u daného záznamu v modulu CRM vložen odkaz na elektronický dokument do pole "dokument", pak se tento odkaz nyní nově přenese také do přijaté faktury (podrobněji zde). |
Ad8) Na základě zaplaceného zálohového listu
Opět v prvním kroku je potřeba zadat partnera, v druhém vybereme z nabídky záloh a následně program vytvoří fakturu.
Ad9) Import z ISDOC souboru
Faktura lze vytvořit automaticky importem z formátu ISDOC. Tento formát je využíván pro elektronickou výměnu dat. Po kliknutím na tuto volbu vytvoření faktury program vyzve uživatele k výběru souboru odpovídajícího formátu a následně kliknutím na "Načíst" se faktura ze souboru automaticky načte.
AdA) Seznam čekajících dokumentů
Tato volba je aktivní pouze tehdy, pokud jsou v PREMIER AI dokumenty, které čekají na zpracování. Podrobně popsáno zde.
K dispozici je i pole pro přetahování nebo vlepení pdf dokumentů k rozpoznání.
Kliknutím/najetím na pole se zobrazí další možnosti, jak dostat dokument(y) k rozpoznání do programu, vše je podrobně popsáno v kapitole PREMIER AI.
