1. Ručně

1. krok - stisk klávesy "Nová“ (F3).

2. krok - výběr bankovního účtu (kliknutí na ikonu otazníku), na který má být faktura uhrazena, pokud uživatel vede více než jeden bankovní účet. Automatické dosazení příslušného bankovního účtu se nastaví ve "Správci - Předvolby – Globální/Uživatelské - Odběratelé/Předplnění faktury a …“.

Předvolený bankovní účet lze nastavit individuálně:

• pro uživatele systému: v "Účetnictví - Osnova, Dokl. řady - Dokladové řady“ ve volbě "Předvolený bankovní účet pro fakturaci a příkazy k úhradě“ (tato volba se týká každého uživatele zvlášť). S touto problematikou souvisí automatické dosazení SWIFT a IBAN kódu.
• pro dokladovou řadu vydaných faktur: v "Účetnictví - Osnova/Dokl. řady - Dokladové řady - Vydané faktury" výběrem banky u volby "Při vystavování faktury nabídnout řadu bankovního účtu"
• odběratele: na kartě "Adresář partnerů - Individuální - Odběratel" volbou "Jiné předvolené bankovní spojení, dokladová řada bankovního účtu"

3. krok - změna DIČ. Pokud je účetní jednotka plátcem DPH v jiných státech EU, nastaví si tato DIČ ve „Správce - Předvolby - Globální - Přidělená DIČ v jiných zemích EU“ nebo jej lze přidat do seznamu DIČ z jiných zemí EU přímo ve faktuře. Výběrem jiného DIČ se v tisku faktury rekapitulace DPH zobrazí v měně zadané ve faktuře. DIČ lze také nastavit v nastavení "Dokladové řady faktur"

4. krok - výběr odběratele se provede zadáním jakéhokoliv znaku ze zkratky, názvu nebo zákaznického kódu požadovaného partnera do pole zkratka, a program fulltextově vyhledá (podle výskytu těchto znaků v seznamu) příslušného partnera. Pokud se jedná o nového odběratele, je možné jej pořídit do databáze kliknutím na ikonu otazníku, kde se nabídne funkce pro pořízení nového partnera, případně je možné údaje již pořízeného klienta změnit.

5. krok - vyplnění dalších údajů horní části faktury. Číslo vydané faktury se vyplní automaticky dle nastavení v dokladových řadách. Vedle čísla faktury se vyplňují údaje pro potřeby Kontrolního hlášení a to číslo originální dokladu (automaticky se kopíruje číslo VF, datum pro Kontrolní hlášení a příznak "Stornovaná faktura". Tento příznak slouží k identifikaci toho, že daná faktura nemá vstupovat do Kontrolního hlášení.

Výběr střediska a zakázky se provádí (podobně jako u odběratele) ze seznamu, seznam všech zakázek,tj. i ukončených, se zobrazí po zadání „*“ a zmáčknutí klávesy „Enter“. Dále může uživatel označit, ke které objednávce či dodacímu listu se faktura váže (pouze informativně).

V poli „Datum uskutečnění zdanitelného plnění“, „Datum pro přiznání DPH“ (využití např. u dobropisů, kde datum pro DPH stvrzuje odběratel) a „Datum vystavení“ se nabízí aktuální datum tj. systémové datum, (pokud není v osobní složce nastavené jiné účetní datum), které je možno libovolně měnit. Program automaticky hlídá rozdíl mezi datem vystavení a datem uskutečnění větší než 14 dní. Se zadáním data uskutečnění souvisí i možnost zadání tzv. „Data přijetí platby“, jež souvisí s řešením DPH u plateb zálohových faktur.

Výběr „Formy úhrady“ se rovněž provádí kliknutím myší na ikonu otazníku. Pokud zvolíme úhradu hotově, v momentě uložení faktury se program zeptá, zda vytvořit pokladní doklad. Pokud pokl. doklad vytvoříme, vytvoří se tím automaticky i vazba na tento doklad.

Status faktury (např. splátkový kalendář, pohledávka v konkurzu, splatná ve zboží, pohledávka u soudu, pohledávka ke spřízněným podnikům, ...). Statusy lze definovat v číselníku. Dle statusu pak lze filtrovat veškeré přehledy pohledávek (tlačítko další upřesnění). Využití nad správou pohledávek je široké, např. lze lépe plánovat cash flow, automaticky navrhovat opravné položky atd.

6. krok - přepnutí do dolní části faktury (F6).

• Pořízení položek faktury ("F3"). V pozici Text může být textové označení položky. Klávesou ("F9") lze aktivovat „Textové vzory“, které slouží k urychlení práce (při prvním vstupu prostřednictvím klávesy "F6" do položek se aktivuje okno s textovými vzory automaticky). V této nabídce je možné si předem nadefinovat vzory nejčastěji používaných položek faktury s veškerými potřebnými údaji (text, měrná jednotka, cena za měrnou jednotku, kód DPH, účet pro předkontaci). Výběrem této položky se urychlí práce při pořizování faktury.
• Je-li účetní jednotka plátce DPH, může zadávat ceny dvěma způsoby, a to zadáním ceny do položky „částka bez DPH“ nebo do položky částka s DPH. V obou případech se DPH automaticky rozpočítá, avšak v prvním případě klasickým dopočtením daného % ze základu daně (tzn. shora), ve druhém případě dle patřičného koeficientu (tzn. zdola). Výběr kódu DPH se provádí kliknutím myši na šipku v pravé straně položky "Kód DPH".
• V položkách je vhodné rovněž zapsat účtovací předpis pro stranu DAL. Výběr účtu se provádí buď zadáním alespoň prvního čísla účtu (např. 6 a Enter – objeví se seznam všech účtů začínajících číslem 6) nebo části popisu účtu (např. tržby – zobrazí se seznam účtů obsahující slovo tržby). Zadání účtu je podmínka pro automatizované zaúčtování faktury do deníku. Není ovšem povinná, její nesplnění může při zápisu plateb do deníku zpomalovat a komplikovat práci.
• Po pořízení položek faktury lze v dolní části zapsat vyúčtování zálohy (s kladným znaménkem a účetním předpisem), čímž se automaticky spočítá skutečná cena k úhradě. Zálohu lze automatizovaně přiřadit klávesou F9/tlačítkem „Prověřit zálohy F9“ (viz níže „Zúčtování zaplacené zálohy“).
• K položkám faktury lze kombinací kláves Ctrl + S přiřadit slevu (viz níže). Pokud se z některé z položek nemá sleva počítat, zaškrtne se při pořizování této položky volba „Nezahrnovat do výpočtu souhrnné slevy“.
• Pokud je faktura v zahraniční měně, klikne se myší na pole „Faktura v cizí měně" a provede se výběr z kurzovního lístku nebo se napíše aktuální kurz. Pokud je faktura v cizí měně a je určena tuzemskému odběrateli, na faktuře se kromě celkové částky v cizí měně objeví rozpočet DPH v tuzemské měně.
• Hlavička, Doplňující text, Patička faktury – uživatel si zde může do faktury libovolně dosazovat text podle potřeby. K dispozici je zde možnost definování číselníku textu (ikona otazníku) kde má uživatel možnost si nejčastěji používané doprovodné texty uložit do číselníku a pohodlně z něj při pořizování vybírat. Doplňující text se automaticky umisťuje do středové části faktury - pod poslední položku a patičku. Není tak třeba dělat náročné úpravy uživatelských formulářů.

 7. krok - přepnutí zpět do horní části faktury "F6" a uložení dokladu "F2".

Položková část faktury – drobné rady

1. Možnost nastavení jakýchkoliv údajů v seznamu položek, tzn. nastavení uživatelských pohledů.
2. Možnost  přesouvání sloupců, horizontální posuv, dynamické barvy (nastavené ve skladových kartách) ad.
3. Možnost libovolně měnit pořadí řádků jednotlivých položek dokladů pomoci zelených šipek nahoru a dolů pod sloupcem s označením ř.
4. Možnost současného sledování hlavičky a položek dokladu bez nutnosti klikání na klávesu F6, tzv. ukotvení položek (přístupné při rozlišení 1024x768 a vyšším; aktivuje se kliknutím na „připínáček“).
5. Rychlé zobrazování detailů položky bez nutnosti editace (šipka „>“)..
6. Na požadavek uživatelů bylo přidáno tlačítko „kopie <Shift + F3>“ (přidat s kopií) i do položek dokladů.

Zúčtování zaplacené zálohy ke konečné faktuře

Po pořízení položek lze klávesou/tlačítkem "Prověřit zálohy - F9“ prověřit zálohy v rámci zadaného partnera. Program navrhne veškeré zaplacené zálohy v rámci zadaného partnera, přičemž pokud je těchto záloh více, pomocí hvězdičkové metody (stejně jako u příkazů k úhradě) se vyberou ty, které budou zúčtovány na této dané konečné faktuře. Program nabízí jak běžné zálohy, tak zálohy u kterých bylo odpočteno DPH ( tzv. daňové zálohy), ty však nejsou sečteny do políčka vedla tlačítka "Prověřit zálohy - F9“, ale do položek s minusovou hodnotou základu daně i částky daně (DPH). Vícenásobné předplatby (zálohy s DPH) program umožňuje sloučit do jedné položky ve faktuře.

Úhrada faktury na již existující platbu (dříve pořízenou)

Při běžné práci nastanou případy, kdy se pořídí platba/úhrada (banka či pokladna) dříve než samotná faktura. Faktura se pořídí později a teď je otázka, jak provést spárování těchto účetních případů, aby došlo k uhrazení faktury a tím pádem k vyrovnání na saldokontním účtu.

V tomto případě je nezbytné, aby uživatel už na účetním dokladu o platbě/úhradě předvyplnil partnera. Program pak při pořizování faktury (VF,PF) na příslušného partnera automaticky nabídne ihned po uložení dané faktury dotaz o otevřených položkách (tzv. nevypárovaných přímých zápisech v deníku) a nabídne provedení automatického vypárování (provedení úhrady) faktury. Pro toto sledování musí být ve "Správce - Předvolby – Globální - Odběratelé“ zvoleno zaškrtnutím "Prověřovat nevypárované zápisy při ukládání faktury“.

Všechny tyto rozdíly mezi deníkem a evidencí faktur je možné sledovat v modulu "Daňová kancelář - Přiznání DPH - Kontrola konzistence VF/PF“.

Zaokrouhlování částky

U částky k zaokrouhlení lze ve vydaných fakturách vybrat ze dvou možností. První možností je, že se částka přiúčtuje k první položce na faktuře.

Použitím druhé možnosti se zaúčtuje jako další položka s účtem předvoleným ve "Správce – Předvolby - Globální – Účetnictví - Zaokrouhlování“. V tomto případě je potřeba zaškrtnout ve "Správce - Předvolby – Globální - Dodavatelé“ volbu Zaokrouhlenou částku zaúčtovat jako další položku.

Slevy

Sleva se zadává v editačním okně pořizování položky faktury. Kombinací kláves Ctrl + S se nabídnou pro pořízení slevy tři volby:

• Procentuální ze součtu všech položek – provede slevu pro všechny položky. Rozpočítá také DPH dle sazeb.
• Procentuální na základě aktuální položky – provede slevu pro tu položku, na které se nachází kurzor.
• Pevná částka – uživatel provede slevu na základě jím vypočítané pevné částky.

Způsob účtování slevy lze předvolit ve "Správce - Předvolby – Globální - Odběratelé - Slevy“.

Seznam nevyfakturovaných dodávek je možné zobrazit v modulu "Komplexní informace o odběrateli“ nebo v horním menu "Faktury" – "Přehled nevyfakturovaných dodávek".