1. krok - stisk klávesy "Nová“ (F3).

2. krok - výběr bankovního účtu (kliknutí na ikonu otazníku), na který má být faktura uhrazena, pokud uživatel vede více než jeden bankovní účet. Automatické dosazení příslušného bankovního účtu se nastaví ve "Správci - Předvolby – Globální/Uživatelské - Odběratelé/Předplnění faktury a …“.

Předvolený bankovní účet lze nastavit individuálně:

• pro uživatele systému: v "Účetnictví - Osnova, Dokl. řady - Dokladové řady“ ve volbě "Předvolený bankovní účet pro fakturaci a příkazy k úhradě“ (tato volba se týká každého uživatele zvlášť). S touto problematikou souvisí automatické dosazení SWIFT a IBAN kódu.
• pro dokladovou řadu vydaných faktur: v "Účetnictví - Osnova/Dokl. řady - Dokladové řady - Vydané faktury" výběrem banky u volby "Při vystavování faktury nabídnout řadu bankovního účtu"
• odběratele: na kartě"Adresář partnerů - Individuální - Odběratel" volbou "Jiné předvolené bankovní spojení, dokladová řada bankovního účtu"

3. krok - změna DIČ. Pokud je účetní jednotka plátcem DPH v jiných státech EU, nastaví si tato DIČ ve „Správce - Předvolby - Globální - Přidělená DIČ v jiných zemích EU“ nebo jej lze přidat do seznamu DIČ z jiných zemí EU přímo ve faktuře. Výběrem jiného DIČ se v tisku faktury rekapitulace DPH zobrazí v měně zadané ve faktuře. DIČ lze také nastavit v nastavení "Dokladové řady faktur"

4. krok - výběr odběratele se provede zadáním jakéhokoliv znaku ze zkratky, názvu nebo zákaznického kódu požadovaného partnera do pole zkratka, a program fulltextově vyhledá (podle výskytu těchto znaků v seznamu) příslušného partnera. Pokud se jedná o nového odběratele, je možné jej pořídit do databáze kliknutím na ikonu otazníku, kde se nabídne funkce pro pořízení nového partnera, případně je možné údaje již pořízeného klienta změnit.

6. krok - přepnutí do dolní části faktury (F6).

Pořízení položek faktury ("F3"). V pozici "Označení dodávky" může být textové označení položky. Klávesou ("F9") lze aktivovat „Textové vzory“, které slouží k urychlení práce (při prvním vstupu prostřednictvím klávesy "F6" do položek se aktivuje okno s textovými vzory automaticky). V této nabídce je možné si předem nadefinovat vzory nejčastěji používaných položek faktury s veškerými potřebnými údaji (text, měrná jednotka, cena za měrnou jednotku, kód DPH, účet pro předkontaci). Výběrem této položky se urychlí práce při pořizování faktury.

Je-li účetní jednotka plátce DPH, může zadávat ceny dvěma způsoby, a to zadáním ceny do položky „částka bez DPH“ nebo do položky částka s DPH. V obou případech se DPH automaticky rozpočítá, avšak v prvním případě klasickým dopočtením daného % ze základu daně (tzn. shora), ve druhém případě dle patřičného koeficientu (tzn. zdola). Výběr kódu DPH se provádí kliknutím myši na šipku v pravé straně položky "Kód DPH".

V položkách je vhodné rovněž zapsat účtovací předpis pro stranu DAL. Výběr účtu se provádí buď zadáním alespoň prvního čísla účtu (např. 6 a Enter – objeví se seznam všech účtů začínajících číslem 6) nebo části popisu účtu (např. tržby – zobrazí se seznam účtů obsahující slovo tržby). Zadání účtu je podmínka pro automatizované zaúčtování faktury do deníku. Není ovšem povinná, její nesplnění může při zápisu plateb do deníku zpomalovat a komplikovat práci.

U položek lze zadat další úroveň sledování mimo (zakázky, střediska) pomocí tzv. "Doplňkových analýz". Pakliže chcete další úrovně sledování využívat, je nutné doplňkové analýzy aktivovat v globálních předvolbách (záložka účetnictví) a definovat k nim číselník v modulu "Ostatní číselníky".

Po pořízení položek faktury lze v dolní části zapsat vyúčtování zálohy (s kladným znaménkem a účetním předpisem), čímž se automaticky spočítá skutečná cena k úhradě. Zálohu lze automatizovaně přiřadit klávesou F9/tlačítkem „Prověřit zálohy F9“ (viz níže „Zúčtování zaplacené zálohy“).

K položkám faktury lze kombinací kláves Ctrl + S přiřadit slevu (viz níže). Pokud se z některé z položek nemá sleva počítat, zaškrtne se při pořizování této položky volba „Nezahrnovat do výpočtu souhrnné slevy“.

Pokud je faktura v zahraniční měně, klikne se myší na pole „Faktura v cizí měně" a provede se výběr z kurzovního lístku nebo se napíše aktuální kurz. Pokud je faktura v cizí měně a je určena tuzemskému odběrateli, na faktuře se kromě celkové částky v cizí měně objeví rozpočet DPH v tuzemské měně.

Hlavička, Doplňující text, Patička faktury – uživatel si zde může do faktury libovolně dosazovat text podle potřeby. K dispozici je zde možnost definování číselníku textu (ikona otazníku) kde má uživatel možnost si nejčastěji používané doprovodné texty uložit do číselníku a pohodlně z něj při pořizování vybírat. Doplňující text se automaticky umisťuje do středové části faktury - pod poslední položku a patičku. Není tak třeba dělat náročné úpravy uživatelských formulářů.

• Možnost nastavení jakýchkoliv údajů v seznamu položek, tzn. nastavení uživatelských pohledů.
• Možnost  přesouvání sloupců, horizontální posuv, dynamické barvy (nastavené ve skladových kartách) ad.
• Možnost libovolně měnit pořadí řádků jednotlivých položek dokladů pomoci zelených šipek nahoru a dolů pod sloupcem s označením ř.
• Možnost současného sledování hlavičky a položek dokladu bez nutnosti klikání na klávesu F6, tzv. ukotvení položek (přístupné při rozlišení 1024x768 a vyšším; aktivuje se kliknutím na „připínáček“).
• Rychlé zobrazování detailů položky bez nutnosti editace (šipka „>“)..
• Na požadavek uživatelů bylo přidáno tlačítko „kopie <Shift + F3>“ (přidat s kopií) i do položek dokladů.

Po pořízení položek lze klávesou/tlačítkem "Prověřit zálohy - F9“ prověřit zálohy v rámci zadaného partnera. Program navrhne veškeré zaplacené zálohy v rámci zadaného partnera, přičemž pokud je těchto záloh více, vyberou se ty, které budou zúčtovány na této dané konečné faktuře.

Program nabízí jak běžné zálohy, tak zálohy u kterých bylo odpočteno DPH ( tzv. daňové zálohy), ty však nejsou sečteny do políčka vedla tlačítka "Prověřit zálohy - F9“, ale do položek s minusovou hodnotou základu daně i částky daně (DPH). Vícenásobné předplatby (zálohy s DPH) program umožňuje sloučit do jedné položky ve faktuře.

Tímto způsobem se faktura pořídí automatickým dotažením údajů z výdejky do faktury. Tento způsob uživatel použije v případě, že během pořizování výdejky nevyužil volby automatizovaného vytvoření vydané faktury k výdejce (viz "Doklady vytvořené z výdejky").

Po stisknutí klávesy "F3" zvolíme nabídku "Na základě výdejky/DL“.

V dalším kroku je nutno zadat odběratele, na kterého byla výdejka pořízena nebo provést výběr výdejky klávesou "F8", čímž se zobrazí kompletní seznam nevyfakturovaných dodávek (výdejů ze skladu, které nebyly vyfakturovány). V dalším kroku se upřesní výběr výdejky či více výdejek, pokud je u odběratele pořízeno více výdejek.

Fakturu je tedy možné vystavit na základě více dodacích listů = výdejek (označení se provede podobně jako u příkazů k úhradě znakem *).

V další fázi je možné zadat měnu, pokud se doklad vystavuje v cizí měně, a případnou změnu kódu DPH, což najde uplatnění především u exportních firem, kde je třeba automaticky vystavovat faktury do zahraničí s jiným kódem, resp. nulovou sazbou DPH. Volbou „OK“ program dotáhne údaje z výdejky/výdejek, kde může uživatel vytvořit případné změny přes klávesu „F4“ v jednotlivých položkách (viz Pořízení faktury ručně). Je třeba ještě poznamenat, že pokud se vytváří faktura na základě více dodacích listů, program ve faktuře automaticky přiřadí ke každé položce příslušné číslo dodacího listu, na základě kterého byla vytvořena ve faktuře.

Program nabízí několik možností pro fakturaci zakázek:

1. Průběžná, detailní fakturace dle vykázaných prací a spotřeby materiál
   Tímto způsobem se k fakturaci nabídnou veškeré dosud nevyfakturované práce na zakázce (viz "Zakázky - Práce na zakázce") a dodací listy. Cena je čerpána dle vykázaných prací a v případě spotřeby materiálu dle výdejek.
2. Souhrnná fakturace s ukončením zakázky
   Cena je čerpána dle vykázaných prací a spotřeby materiálu stejně jako v příp. 1. varianty. Po vytvoření faktury program uživateli nabídne možnost označit zakázku za uzavřenou (dle volby uživatele i včetně přidružených dokladů jako např. objednávky) nebo jí ponechat beze změn.
3. Souhrnná fakturace dle karet zakázky
   V tomto případě je prodejní cena čerpána z karty zakázky. Lze vystavit souhrnnou fakturu za více zakázek.
4. Průběžná, detailní fakturace dle zadaných procesů na kartě zakázky
   Tato varianta slouží k fakturaci procesů (výkony, spotřeba materiálu) evidovaných v modulu "Procesy, plánování" na kartě zakázky. 

ento způsob pořízení faktur umožňuje hromadné vystavování faktur ve spojení s modulem "Šablony“. V případě pořízení jedné faktury na základě konkrétní šablony se v prvním kroku zadá název nebo číslo šablony, ale pokud se vystavuje hromadně (více faktur najednou), je nutné povolit hromadnou fakturaci (nabídka v aktuálním okně) a stisknout klávesu "Enter“.

Tento způsob pořízení faktur umožňuje hromadné vystavování faktur ve spojení s modulem "Šablony“. V případě pořízení jedné faktury na základě konkrétní šablony se v prvním kroku zadá název nebo číslo šablony, ale pokud se vystavuje hromadně (více faktur najednou), je nutné povolit hromadnou fakturaci (nabídka v aktuálním okně) a stisknout klávesu "Enter“.

V prvním případě se okamžitě nabídne 2. krok pro zadání data vystavení, uskutečnění a data splatnosti a následně se vytvoří faktura, kterou je možné před uložením upravit.

V druhém případě se rozbalí nabídka všech šablon, ze kterých je možné vybrat konkrétní šablony (skupinu), pro kterou budou faktury vystavovány, a to pomocí hvězdičkové metody. Potvrzením výběru se nabídne okno pro data faktury a potvrzením "OK“ se vytvoří a uloží skupina faktur dle výběru šablon.

K tisku se pak ihned nabídne rozsah všech faktur, které byly v danou chvíli na základě šablon vytvořeny.

Načtením příslušné faktury lze automaticky vytvořit dobropis k příslušné faktuře. Fakturu lze vyhledat zadáním odběratele následně výběrem z faktur, případně rovnou pomocí čísla původní faktury. Dobropis lze také vytvořit ručně tím, že k příslušné částce se uvede záporné znaménko.

U opravných dokladů (dobropisů) zapsaných po 1. 4. 2019 se uvádí jiné texty dle platné legislativy (CZ). V dialogu tisku lze zvolit tisk původní varianty dobropisu tj. bez DUZP.

Při automatické tvorbě opravného dokladu na základě faktury se program zeptá, zda mají být oba doklady (původní a opravný) označeny příznakem "Stornovaná faktura" - pokud takto faktury označíte, pak nebudou vstupovat do kontrolního hlášení.

Jde o automatické vytváření faktury na základě objednávek služeb. Pro tuto možnost musí být v dokladové řadě vystavených objednávek zaškrtnuta volba "Objednávka služeb". Toto specifikum je podrobněji popsáno v kapitole "Sklad - Objednávky služeb".

Další varianta je vystavení na základě předplatného. Pro tuto variantu musí být v dokladové řadě vystavených objednávek zaškrtnuta volba "Toto je dokladová řada objednávek - předplatné". Tato varianta objednávek je podrobně popsána v kapitole "Objednávky (předplatné)".

Po vybrání tohoto způsobu pořízení můžete objednávku vyhledat zadáním partnera nebo kliknutím na Výběr z otevřených objednávek a vybrat si požadovanou objednávku.

Jde o případ, kdy klient zaplatí zálohovou fakturu a uživatel chce k této ZF automaticky vystavit finální fakturu.

Vyhledat zálohový list lze zadáním odběratele a výběrem, či výběrem ze zaplacených zálohových listů klávesa "F8".

Pokud se jedná o hromadnou fakturaci je nutné ji v tomto kroku povolit.

Program pak sám načte všechny údaje ze ZF a přes klávesu "F9" pak načte zálohu pro automatické spárování.

Využívá se především v případech, kdy zálohová faktura je identická s finální fakturou.

Program umožňuje hromadnou tvorby faktur na základě zaplacených zálohových listů. Záloha se automaticky vypáruje na účtu 324.

Program umožňuje automaticky vytvořit postoupení pohledávky.

Postup:

1. Do pole „% nominální hodnoty postoupení pohledávky“ zadáme procento pohledávky, které postupujeme na postupníka. Samozřejmě lze toto procento upravovat individuálně, viz dále.
2. Pokud se má na postupníka vytvořit jen jedna nová pohledávka, zaškrtneme „Postoupit jako jednu pohledávku“.
3. V poli „Dokl. řada pro vyskl. pohledávek“ vybereme pomocí tlačítka „…“ dokladovou řadu, do které se postupované pohledávky odúčtují (např. dokladová řada interních dokladů POH – Postoupené pohledávky), a do pole „Pohled. účet“ doplníme zúčtovací účet.
4. V Základním období volíme období pro výběr pohledávek dle data vystavení.
5. Odběratele zadáváme v případě postupování pohledávek jen tohoto konkrétního odběratele. V případě postupování pohledávek více odběratelů Odběratele nevyplňujeme.
6. V Postupníkovi zadáváme partnera, který naše pohledávky odkupuje.
7. Tlačítkem „Uložit nastavení“ se ukládá následující: % nominální hodnoty, dokl. řada pro vyskladnění, pohledávkový účet, postupník.
8. Tlačítkem „Vytvoř postoupení“ se dostáváme k výběru konkrétních faktur.
9. Tlačítka „Označit vše“ a „Odznačit vše“ vyberou/zruší všechny partnery pro postoupení. Klikáním na šipku u konkrétních partnerů si vybereme požadované partnery pro postoupení. Šipkou pod Výběrem se dostaneme do 
   výběru konkrétních faktur s možností změny částky postoupení. Tlačítkem OK potvrdíme výběr faktur.
10. Nyní stačí kliknout na Postoupit, zadat datum účtování a postoupení je vytvořeno.

Program vytvoří fakturu na základě příjemky. Jednu fakturu lze vytvořit i na základě více příjemek od jednoho partnera najednou.

Pomocí zkratky si uživatel zvolí partnera, kterému chce fakturovat a program vyhledá příjemky, případně si nechá zobrazit seznam nevyfakturovaných příjemek klávesou "F8".

Také je zde pro uživatele k dispozici filtr na sklad a na období.