Zvolenie číslovania u priamych zápisov do denníka (pokladňa, banka, interné doklady, vzájomné zápočty) je číslovanie daného účtovného obdobia odvíjajúce sa od počiatku účtovania, ľudovo povedané "ako začnete, tak to bude pokračovať". Program začne tieto doklady automaticky číslovať od čísla 1. Pokiaľ požadujete iné číslovanie, potom stačí u prvého dokladu napísať požadované číslo, napr. 230001 a program ďalej už bude číslovať 230002, 230003,...
Táto funkcia sa netýka nepriamych zápisov (vydané a prijaté faktúry); u týchto dokladov sa ako číslo dokladu prenáša variabilné číslo u vydaných faktúr, resp. interné číslo u prijatých faktúr.
Účtovné obdobie
PREMIER system je v rámci práce rôznych účtovných období kontinuálny, tzn. že je možné pracovať v novom účtovnom období, bez toho, aby bolo uzavreté staré. Takisto zmeny a opravy možno vykonávať v minulom účtovnom období, nastavením v Správca - Predvoľby Globálne/Užívateľské/ Aktuálne účtovné obdobie. Samozrejme toto môže meniť len užívateľ, ktorý má oprávnenie nastavovať prístupové práva a nastavovať aktuálne účtovné obdobie.
V IS PREMIER je možné prepínať sa medzi účtovnými obdobiami priamo na základnej obrazovke. Tu menené obdobie sa ale neukladá do predvolieb, to znamená, že sa pamätá len do vypnutia programu.
Pre prehliadanie niektorého z minulých období stačí pri vstupe do modulu denníka zadať príslušný rok (viď obrázok nižšie). Zobrazia sa všetky dokladové rady, tzn. celý denník.
Zápis vstupných dát
Zápis do denníka, resp. do príslušného dokladového radu prebieha bežným spôsobom pomocou štandardných kláves, rovnakých pre zápis vo všetkých moduloch, kde dochádza k tvorbe údajov. Postup pre vytváranie vstupných dokladov ponúka tri základné funkcie, ktoré ponúka základné typy zápisov:
- Pokladničné doklady (ponúka viac možností a typov dokladov)
- Bankové výpisy, Interné doklady, Vzájomné zápočty (pri ručnom vytváraní).
Čiastky možno zapisovať súčasne v dvoch menách (v miestnej a cudzej). Možno tu prehľadne viesť devízové účty a valutové pokladnice. Denník je navrhnutý tak, aby mohol súčasne plniť funkciu pokladničnej knihy.
Do denníka možno zapisovať doklady v rôznom poradí. Program PREMIER si doklady implicitne zoradí podľa nasledujúcich kritérií: Dátum, označenie dokladového radu (podľa abecedy), číslo dokladu, doba zápisu resp. poradie zápisu.
Priame zápisy do denníku na saldokontné účty (platba/úhrada skôr než je zaúčtovaná, resp. zaevidovaná faktúra)
Pri bežnej práci nastanú prípady, kedy sa vykoná platba/úhrada (banka či pokladňa) skôr ako samotná faktúra. Faktúra sa zaúčtuje neskôr a nastáva otázka, ako spraviť spárovanie týchto účtovných prípadov, aby došlo k uhradeniu faktúry a tým pádom k jej vyrovnaniu na saldokontnom účte.
V tomto prípade je nevyhnutné, aby užívateľ doplnil na účtovnom doklade o platbe/úhrade názov partnera, ktorý musí byť v zozname partnerov, teda výber prebehne pomocou vyhľadávania v kolónke "skratka partnera". Program potom pri vytváraní faktúry (VF, PF) na príslušného partnera (opäť pri zápise tejto faktúry musí byť partner vybraný pomocou skratky zo zoznamu partnerov) automaticky ponúkne dotaz o otvorených položkách (tzv. nevypárovaných priamych zápisov v denníku) a ponúkne vykonať automatické vypárovanie, tzn. vykonanie úhrady faktúry. Pokiaľ je v ponuke viacero riadkov, výber robíme už nám známou hviezdičkovou metódou.
Všetky tieto rozdiely medzi denníkom a evidenciou faktúr je možné sledovať v module Prehľad/Priznanie DPH- Kontrola konzistencie VF/PF alebo podobne v otvorených položkách.
Tlač denníka
Tlač celého denníka je nutné vykonávať vo voľbe "Všetky dokladové rady", ktorá sa ponúka ihneď po kliknutí na modul "Denník". Potom sa vyberie tlačidlo tlačiarne vpravo hore alebo sa zvolí v hornom menu "Denník...", položka "Tlač/Export Denníku". Denník možno samozrejme exportovať do iného formátu, napr. MS Excel.
Pre výber dokladov podľa potrebných kritérií slúži pole "Filter", ktorý ponúka veľký počet parametrov pre výber príslušných dokladov. Takto možno ľahko obmedziť tlač napríklad na doklady vyššie ako 1.000,- EUR alebo doklady s konkrétnou zákazkou či konkrétnym textom v popise dokladu apod.
Interné doklady
Spôsob vytvárania interných dokladov je úplne rovnaký s vytváraním bankových výpisov (viď "Banka"). Pre interné doklady je nutné mať definovaný interný dokladový rad. V ňom je možné zhotovovať účtovné doklady vrátane úhrady či platby vydanej/prijatej faktúry, pokiaľ nie je využívaná rada vzájomných zápočtov.
Rada interných dokladov slúži k vytváraniu dokladov mimo pokladne, banky, vydaných a prijatých faktúr. Najčastejšie sa zakladajú interné rady pre účtovanie miezd, leasingov, skladu, majetku (odpisov), vnútorných vyrovnaní atď.
Vytváranie interných dokladov
1. Off-line účtovanie ID - niektoré interné doklady sa účtujú off-line, teda z iných modulov "Sklady, Mzdy, Majetok".
2. On-line účtovanie ID - priamy zápis interných dokladov do denníka. Okrem štandardných typov zápisov do denníka (bežný zápis, úhrada vydanej a prijatej faktúry), je predovšetkým pre interné rady dôležité tzv. vnútorné vyrovnanie.
Vnútorné vyrovnanie
Je určené k vyrovnávaniu (spárovaniu) interných predpisov, ku ktorým užívateľ priraďuje vnútorné variabilné symboly na stranu príslušného účtu.
Interné doklady je možné tlačiť hromadne, tzv. od....do.....