Nastavenie potrebné pre synchronizáciu s programom Premier sa nachádza v module "Nastavenie".
1) upresnenie exportov - tu sa vyplní počet dní spätne, za ktoré chcete doklady exportovať.
Príklad: pokiaľ tu bude vyplnené "3 dni" potom, ak bude faktúra vytvorená s dnešným dátumom, ponúkne sa k exportu až za 3 dni.
2) Kód exportu - tento kód aplikácia vygeneruje automaticky. Kód bude následne slúžiť pre nastavenie v programe Premier system (viď nižšie).
3) pridať do exportu zaznačia sa tie dokladové rady aplikácie, ktoré sa budú prenášať do programu
4) skratka pre Premier tu sa doplní skratka dokladovej rady v programe Premier system, do ktorej sa majú doklady importovať.
2. Nastavení v programu Premier
Poznámka: Pokiaľ niektoré z nižšie uvedených nastavení v programe nenájdete, program najskôr aktualizujte.
2.1 Nastavenie účtovnej jednotky
V zozname účtovných jednotiek si u jednotky, ktorú chcete nastaviť pre import dát zvoľte "upraviť". V editácii účtovnej jednotky musíte zvoliť:
- Povoliť PREMIER air - po stlačení tejto voľby Vás program vyzve k zadaniu bezpečnostného hesla. Heslo znie "AIR1".
- Unikátne ID pre synchronizáciu - tu sa vyplní jedinečný "kód exportu", ktorý bol vygenerovaný aplikáciou Premier Air v modulu "Nastavenie" (viď vyššie).
2.2 Nastavení dokladových řad
V programe je potrebné vytvoriť dokladové rady, do ktorých sa budú doklady importovať. Dokladové rady sa v programe vytvoria klasickým spôsobom viď kapitola "Dokladové rady".
Upozornenie: Pre správnu funkciu je nutné, aby dokladová rada mala rovnakú skratku v programe aj v aplikácii alebo nastaviť import na dokladové rady v programe.
2.2.1 Nastavenie rady vydaných faktúr pre import
Pre správne účtovanie odporúčame v programe Premier nastaviť asociáciu, na ktorú chceme, aby sa prenesené faktúry účtovali.
V nastavení dokladových rád vydaných faktúr teraz nájdete príznak "Doklady sa vytvárajú v Premier Air aplikáciách". Pokiaľ bude na danej dokladovej rade zaškrtnutá táto voľba, znamená to, že v programe Premier nemožno v takto označenej rade zapisovať nové faktúry. Je to z toho dôvodu, aby nedochádzalo ku kolízii s číslovaním.
"Import prebieha z rady (zadá sa len ak sa líši dokladová rada v Premier Air)" - túto voľbu využije užívateľ, ktorý má rozdielne dokladové skratky v aplikácii a v programe.
2.2.2 Nastavenie rady pokladne pre import
V nastavení dokladovej rady pokladne určené pre import nastavte taktiež účtovanie (viď nižšie).
V nastavení dokladových rád pokladní teraz nájdete príznak "Doklady sa vytvárajú v Premier Air aplikáciách". Pokiaľ bude na danej dokladovej rade zaškrtnutá táto voľba, znamená to, že v programe Premier nemožno v takto označenej rade zapisovať nové doklady. Je to z toho dôvodu, aby nedochádzalo ku kolízii s číslovaním.
"Import prebieha z rady (zadá sa len ak sa líši dokladová rada v Premier Air)" - túto voľbu využije užívateľ, ktorý má rozdielne dokladové skratky v aplikácii a v programe.
2.3 Nastavenie účtovania
Pre zjednodušenie práce účtovníčky, možno prednastaviť účtovanie, ktoré sa má do programu buď prenášať z aplikácie alebo, ktoré má byť dosadzované programom. Všetko je potrebné nastaviť podľa nižšie uvedených priorít účtovania.
Priorita účtovania:
- účtovanie vyplnené v aplikácii Premier Air - tj. nastavenie účtov u jednotlivých nadefinovaných položiek.
- nastavenie dokladovej rady v programe Premier - teda účty nastavené v dokladových radách (pokladne, vydané faktúry)
- globálne predvoľby programu Premier - v "Správca - Predvoľby globálne - Účtovníctvo - Účty pre pred plnenie"
2.4 Test importu
Po vykonaní nastavenia je potrebné urobiť test pripojenia. V hlavnom menu spusteného programu na hornej lište "Premier Air - Test pripojenia".
Po spustení tejto voľby program vykoná test pripojenia a napíše o tom užívateľovi správu.
3. Export/Import dát
Import rešpektuje uzamknuté obdobie. Importovať možno len do vytvorených dokladových rád.
Importovať dáta do programu možno len ručne. Import dát sa spúšťa na spustenom programe horná lišta programu "PremierAir - Import dát".
Následne program zobrazí dialógové okno pre upresnenie importu.
1) Obdobie - tu si užívateľ môže zvoliť obdobie, za ktoré chce dáta do programu importovať.
2) Predchádzajúce obdobie - v prípade opakovaného importu sa tu zobrazí predchádzajúce importované obdobie.
3) Načítať dáta - touto voľbou sa zobrazia dáta určené k nahratiu do systému. Dáta sa zobrazia s ohľadom na nastavenie v aplikácii Premier Air. Dáta možno zobraziť bez vyplnenia obdobia. Program v tejto fáze zobrazí počet záznamov určených k importu.
4) Uložiť do systému Premier - touto voľbou sa spustí import do programu. Po prebehnutí importu program napíše informačnú správu či import prebehol úspešne.
5) Ukončiť - zatvorí sa dialógové okno importu.
6) Nový import - stlačením tejto voľby možno spustiť nový import.
4. Importovaná data
4.1 Označení importovaných dokladov/partnerov
Doklady a partneri, ktorí boli takto do programu importovaní, budú označené príznakom.
Importované dáta odporúčame vždy skontrolovať!
Príznaky možno z importovaných dokladov odstrániť buď ručne po jednom alebo hromadne (z hlavnej obrazovky).
Navyše bude na všetkých naimportovaných dokladoch automaticky informácia, že doklad vystavil "PremierAir".
4.2 Importované faktúry
Ako už bolo povedané, naimportované faktúry budú v systéme prehľadne označené príznakmi. Systém možno nastaviť tak, že sa do aplikácie budú prenášať rovno aj účtovné predpisy u jednotlivých položiek faktúry. Tie ale musia byť nastavené u jednotlivých vzorov položiek viď. "Položky" a prípadne v dokladových radách v programe alebo v predvoľbách globálnych (viď. vyššie). Aj napriek tomu, že sa zápisy do systému nahrajú s účtami je potrebné faktúry po kontrole nechať zaúčtovať do programu Premier.
Zaúčtovanie faktúr sa potom vykonáva v "Denník" - zobraziť Všetky rady - Všetky dokladové rady - horná lišta Denník - Kontrola konzistencie - Kontrola vydaných faktúr - Nezaúčtované faktúry - Zaúčtovať.
Aplikace Premier Air umožňuje synchronizaci dat s programem Premier system. Data pořízená v aplikaci lze tedy importovat do systému Premier.
Synchronizace umožňuje nahrání pokladních dokladů, faktur, úhrad faktur i partnerů. Importovaná data budou v programu označeny příznakem.
Nastavení potřebné pro synchronizaci s programem Premier se nachází v modulu "Nastavení".
Ad1) upřesnění exportů - zde se vyplní počet dní zpětně, za které chcete doklady exportovat.
Př: Pokud zde bude vyplněno "3 dny" pak, bude-li faktura vytvořena s dnešním datem, nabídne se k exportu až za 3 dny.
Ad2) kód exportu - tento kód aplikace vygeneruje automaticky. Kód bude následně sloužit pro nastavení v programu Premier system (viz níže).
Ad3) přidat do exportu - zaznačí se ty dokladové řady aplikace, které se budou přenášet do programu.
Ad4) zkratka pro Premier - zde se doplní zkratka dokladové řady v programu Premier system, do které se mají doklady importovat.
Upozornění: Dokladová zkratka v aplikaci musí být buďto totožná jako v programu Premier nebo se musí nastavit upřesnění dokladové zkratky v dokladové řadě v programu!!!!
Poznámka: Pokud některé z níže uvedených nastavení v programu nenajdete, program nejdříve aktualizujte.
2.1 Nastavení účetní jednotky
V seznamu účetních jednotek si u jednotky, kterou chcete nastavit pro import dat zvolte "upravit". V editaci účetní jednotky musíte zvolit:
- Povolit PREMIER air - po stisknutí této volby Vás program vyzve k zadání bezpečnostního hesla. Heslo zní "AIR1".
- Unikátní ID pro synchronizaci - zde se vyplní jedinečný "kód exportu", který byl vygenerován aplikací Premir Air v modulu "Nastavení" (viz výše).
2.2 Nastavení dokladových řad
V programu Premier je zapotřebí vytvořit dokladové řady, do kterých se budou doklady importovat. Dokladové řady se v programu vytvoří klasických způsobem viz kapitola "Dokladové řady".
Upozornění: Pro správnou funkci je nezbytně nutné, aby dokladová řada měla stejnou zkratku v programu i v aplikaci nebo nastavit import na dokladové řadě v programu.
2.2.1 Nastavení řady vydaných faktury pro import
Pro správné účtování doporučujeme v programu Premier nastavit asociaci, na kterou chceme, aby se přenesené faktury účtovaly
V nastavení dokladových řad vydaných faktur nyní naleznete příznak "Doklady se pořizují v Premier Air aplikacích". Pokud bude na dané dokladové řadě zaškrtnuto tato volba, znamená to, že v programu Premier nelze v takto označené řadě zapisovat nové faktury. Je to z toho důvodu, aby nedocházelo ke kolizi s číslováním.
"Import probíhá z řady (zadá se pouze liší-li se dokladová řada v Premier Air)" - toto volbu využije uživatel, který má rozdílné dokladové zkratky v aplikaci a v programu.
2.2.2 Nastavení řady pokladny pro import
V nastavení dokladové řady pokladny určené pro import nastavte taktéž účtování (viz níže).
V nastavení dokladových řad pokladen nyní naleznete příznak "Doklady se pořizují v Premier Air aplikacích". Pokud bude na dané dokladové řadě zaškrtnuto tato volba, znamená to, že v programu Premier nelze v takto označené řadě zapisovat nové doklady. Je to z toho důvodu, aby nedocházelo ke kolizi s číslováním.
"Import probíhá z řady (zadá se pouze liší-li se dokladová řada v Premier Air)" - toto volbu využije uživatel, který má rozdílné dokladové zkratky v aplikaci a v programu.
2.3 Nastavení účtování
Pro zjednodušení práce účetní, lze přednastavit účtování, které se má do programu buďto přenášet z aplikace nebo, které má být dosazováno programem. Vše je zapotřebí nastavit dle níže uvedených priorit účtování.
Priorita účtování:
- účtování vyplněné v aplikaci Premier Air - tj. nastavení účtů u jednotlivých nadefinovaných položek.
- nastavení dokladové řady v programu Premier - tedy účty nastavené v dokladových řadách (pokladny, vydané faktury).
- globální předvolby program Premier - Ve "Správci - Předvolbách - Globálních - Účetnictví - Účty pro předplnění".
2.4 Test importu
Po provedení nastavení je zapotřebí provést test připojení. V hlavním menu spuštěného programu na horní liště "Premier Air - Test připojení".
Upozornění: Pokud se Vám na horní liště nezobrazí nabídka "PremierAir", pak jste neprovedli nastavení v seznamu účetních jednotek (viz bod 2.1).
Po spuštění této volby program provede test připojení a napíše o tom uživateli zprávu (možné chyby popsány zde).
Import respektuje uzamčené období. Importoval lze pouze do vytvořených dokladových řad.
Importovat data to programu lze pouze ručně. Import dat se spouští na spuštěném programu horní lišta programu "PremierAir - Import dat".
Následně program zobrazí dialogové okno pro upřesnění importu.
Ad1) Období - zde si uživatel může zvolit období, za které chce data do programu import.
Ad2) Předchozí období - v případě opakovaného importu se zde zobrazí přechozí importované období.
Ad3) Načíst data - touto volbou se zobrazí data určená k nahrání do systému. Data se zobrazí s ohledem na nastavení v aplikaci Premier Air. Data lze zobrazit také bez vyplnění období. Program v této fázi zobrazí počet záznamů určených k importu.
Ad4) Uložit do systému Premier - touto volbou se spustí import do programu. Po proběhnutí importu program napíše informační zprávu zda import proběhl úspěšně.
Ad5) Ukončit - zavře se dialogové okno importu.
Ad6) Nový import - stisknutím této volby lze spustit nový import.
4.1 Označení importovaných dokladů/partnerů
Doklady a partneři, kteří byly takto do programu importovány, budou označeny příznakem.
Importované data doporučujeme vždy zkontrolovat!
Příznaky lze z importovaných dokladů odstranit buďto ručně po jednom nebo hromadně (z hlavní obrazovky).
Navíc bude na všech naimportovaných dokladech automaticky informace, že doklad vystavil "PremierAir".
4.2 Importované faktury
Jak již bylo řečeno naimportované faktury budou v systému přehledně označeny příznaky. Systém lze nastavit tak, že se do aplikace budou přenášet rovnou i účetní předpisy u jednotlivých položek faktury. Ty ale musí být nastaveny u jednotlivých vzorů položek viz "Položky" a případně v dokladových řadách v programu nebo v předvolbách globální (viz výše). I přes to, že se zápisy do systému nahrají s účty je zapotřebí faktury po kontrole nechat zaúčtovat do programu Premier.
Upozornění: Naimportované faktury do programu Premier nebudou zaúčtovány pouze evidovány.
Zaúčtování faktur se pak se provádí v "Deník" - zobrazit "Všechny řady" - "Všechny dokladové řady" - horní lišta "Deník" - "Kontrola konzistence" - "Kontrola vydaných faktur" - "Nezaúčtované faktury" - "Zaúčtovat".
Faktura hotově (včetně příjmového pokladního dokladu) - pokud je v aplikaci vystavena faktura hrazená v hotovosti včetně příjmového pokladního dokladu, naimportují se tyto doklady do programu oba a i včetně vazby.
4.2.2 Faktura v cizí měně - pokud je v aplikaci vystavena faktura v cizí měně, pak i tato se přenese do programu (včetně kurzu).