Ako dostať dokument do PREMIERA?

Aplikáciu PREMIER Ai nájdete ako prvú voľbu pod tlačidlom "A" na hlavnej obrazovke programu.

Užívateľ má k dispozícii viac spôsobov, ako dostať dokument(y) do aplikácie PREMIER Ai:

• Automaticky:
  • synchronizovaním aplikácie PREMIER Ai s e-mailom(y)  - nastavenie synchronizácie s e-mailom je popísané tu.
  • automatickým načítaním z vopred zvolenej zložky - nastavenie východiskovej zložky je popísané tu.
• Ručne (ikony v hornej časti aplikácie PREMIER Ai):
  
  • Drag and drop
  • Vlepiť dokument(y) zo schránky
  • Otvoriť dokument(y) zo zložky
  • Vyfotiť dokument mobilným telefónom
  • Naskenovať dokument
    .... funkcie sú podrobne popísané nižšie v rýchlom vstupe.

Základné funkcie obrazovky PREMIER AI

Po spustení sa užívateľovi zobrazí nasledujúca obrazovka s aplikáciou PREMIER Ai, kde je vidieť 

• zoznam načítaných/vložených dokumentov, 
• náhľad na dokument, na ktorom aktuálne stojí kurzor
  ak tomu zodpovedajúce ďalšie tlačidlá/voľby a funkcie.

Pridanie dokumentov

Ako už bolo uvedené, dokumenty na vyťaženie sa sem dostanú buď automaticky synchronizáciou s e-mailami, načítaním z východiskovej zložky alebo ručne pomocou volieb "Pridať dokument" v ľavej hornej časti obrazovky. Jednotlivé typy ručného vloženia dokumentu sú podrobne popísané nižšie.

Vedľa volieb pre pridanie dokumentu je tlačidlo pre "Znovunačítanie z e-mailu/refresh"

Typy dokumentov

Nad zoznamom načítaných dokladov sa zobrazia informácie ohľadom druhu dokumentu, na ktorom aktuálne stojí kurzor. Možné typy:

• Objektový dokument čitateľný -  je možné priamo vyťažiť.
  
  
• Scan/fotka bez textu - ktorý je nutné následne previesť pomocou funkcie "Načítať pomocou OCR" na čitateľný dokument a až potom vyťažiť. Načítanie pomocou OCR je možné priamo odtiaľ alebo v obrazovke "Vyťažovanie" v ďalšom kroku.
  
  Akonáhle bude načítanie vykonané zobrazí sa informácia ohľadom čitateľnosti a rotácie dokumentu.
  
  Rovnako je možné pre prevod využiť hromadnú funkciu "Navrhnúť pre OCR prevod", ktorá je k dispozícii ako "Hromadná akcia". Kedy program sám prejde zoznam faktúr, označí tie, ktoré sa majú prevádzať, a prevod sa následne spustí voľbou "Načítať pomocou OCR".
  
  

Ďalšie ovládacie prvky

Pripojiť k väzbám dokladu - ak sa bude jednať o dokument, ktorý systém nerozpozná (napr. sa nebude jednať o doklad), je možné ho touto voľbou pripojiť do väzieb naprieč celým systémom. Po stlačení voľby stačí iba dohľadať kde sa má väzba na dokument vytvoriť .

Ukázať vyťaženie, akcie - táto voľba umožní vyťažovanie z jednej obrazovky viac tu.

Dohľadať - pre ľahké vyhľadávanie v aplikácii PREMIER Ai (podľa čísla dokladu, partnera, čiastky atď.)

Preposlať - možnosť preposlať dokument alebo odpovedať odosielateľovi. Je tu aj možnosť zaslania na technickú podporu.

Otvorené/Uzavreté/Všetky - možnosť ľahko meniť voľbu zobrazenia dokumentov v zozname podľa stavu. Vrátane možnosti definovať dátum "Od" pre uzavreté požiadavky.

Neprečítané - objavia sa iba, ak sú nejaké neprečítané záznamy (novo nahrané zo zložky/e-mailu). V zozname sú neprečítané záznamy tučne zvýraznené. Ide o interaktívny údaj, pokiaľ naň používateľ bude klikať, budú sa postupne neprečítané e-maily prechádzať.
Položky - aktuálny počet položiek v zozname.

Zoznam dokumentov

Dokumenty v zozname sú defaultne zoradené podľa dátumu a času nahrania. Ide o klasickú unigridovú tabuľku, ktoré sú naprieč celým programom, takže je možné využiť všetky jej funkcie ako filtre, radenie, vyhľadávanie či zmena pohľadu. Zoznam dokumentov v PREMIER AI obsahuje nasledujúce údaje:

Obálka - ak sa jedná o e-mail objaví sa v tomto stĺpci obálka. Kliknutím na obálku sa daný e-mail zobrazí.

Typ - obsahuje informáciu ohľadom typu dokumentov viď vyššie.

Druh - informácie už vyčítané z dokumentu ohľadom druhu dokladu.

VS, Číslo - variabilný symbol a prípadne v zátvorke číslo dokladu, ak sa líši od VS. Ide o už vyťažený údaj z dokumentu.

Partner - informácie o partnerovi z dokladu, Rovnako vyťažený údaj.

Mena - informace z vyťaženého dokumentu.

K úhrade - údaj z vyťaženého dokumentu.

Poznámka - priestor pre ľubovoľnú tu editovateľnú poznámku k dokumentu.

- podpora práce v tíme, možnosť priradiť dokument užívateľovi s následnou informáciou komu je Priradené.

- na mazanie po jednotlivom doklade z PREMIER Ai.

- vyťažovanie daného riadku.

- ak je doklad pripravený k priamemu zápisu, potom týmto tlačidlom je možné priamy zápis jednotlivo realizovať dvoma spôsobmi podľa statusu daného dokladu.

D. a Číslo dokladu - po zápise je tu informácia ohľadom dokladového radu a čísla dokladu, kde bol zápis vykonaný s možnosťou interaktívneho náhľadu alebo skoku na doklad pomocou tlačidla .

Status schvalovania - ak doklad spadá do schvaľovacieho procesu, aktivujú sa vždy príslušné funkcie a tu je k dispozícii údaj o aktuálnom statuse schvaľovania.

Vytvoril - informácia o tom, kto vytvoril záznam do PREMIER Ai.

Hromadné akcie

Voľbou hromadnej akcie sa do zoznamu aktivuje checkbox, vďaka ktorému je možné jednoducho vykonávať akcie hromadne.

Vybrať všetko - kedy sa v ďalšom kroku užívateľovi zobrazí upresňujúci dialóg:

Zrušiť označenie - voľba odstráni označenie u všetkých označených.

Navrhnúť pre OCR prevod - program sám prejde zoznam faktúr, označí tie, ktoré sa majú prevádzať, a prevod sa následne spustí voľbou "Načítať pomocou OCR" viď vyššie.

Vybrané položky:

• Odstrániť - hromadné odstránenie označených dokumentov.
  
• Prideliť - hromadné pridelenie označených dokumentov zvolenému užívateľovi.

Ďalšie akcie

Hromadne zapísať pripravené - automatický hromadný zápis dokladov so statusom "Pripravené na priamy zápis".

Vyťažiť/ zápis - touto voľbou sa vykoná vyťaženie dokumentu, na ktorom aktuálne stojí kurzor. Podrobnosti tu.

Náhľad na dokument

Nad dokumentom je informácia o umiestnení dokumentu a odosielateľ (e-mailová adresa), ak sú doklady načítané z e-mailu.
Pod dokumentom sú potom štandardné ovládacie prvky k dokumentu (listovanie, lupa atď.) vrátane možnostiť Otvoriť v aplikácii či Ukázať v priečinku.

Odosielateľ - ak sú doklady načítané z e-mailu, je tu uvedená e-mailová adresa odosielateľa.

Rýchly vstup

Ak chce užívateľ vložiť dokument bez využitia aplikácie PREMIER AI, má k dispozícii rýchle vstupy, pomocou ktorých sa dostane ihneď k vyťažovaniu vloženého dokladu.

Jak vložit dokumenty pomocí rychlého vstupu?

Užívateľ má k dispozícii viac spôsobov, ako dostať dokument(y) pomocou rýchleho vstupu a tieto sú k nájdeniu:

Vlepit dokument(y) ze schránky

Program nabízí více možností, jak vlepit dokument ze schránky k vytěžení do PREMIERA.

Z e-mailu

Prvním způsobem je načtení přímo z e-mailové schránky. V e-mailovém klientovi je nutné se postavit kurzorem na požadovaný e-mail resp. skupinu e-mailů a tyto zkopírovat do schránky buďto pomocí Ctrl + C nebo pravým tlačítkem myši a kopírovat.
Z bezpečnostních důvodů Windows nelze do PREMIER AI kopírovat celý e-mail při práci ze vzdálené plochy (PREMIER Outsorcing), pouze přílohu(y) z e-mailu.

Takto se do systému načte celý e-mail včetně všech příloh. Program sám rozpozná typy příloh (faktura, zálohový list, příloha,…). Faktury automaticky označí k importu.

Následně je nutné se přesunout do PREMIERA a myší najet na tlačítko "A" a následně zvolit volbu "Vlepit dokument(y) za schránky".

Takto se do systému načte celý e-mail včetně všech příloh.

Konkrétní příloha e-mailu

Pakliže chcete načíst pouze konkrétní fakturu z e-mailu, je nutné nakopírovat do schránky pouze danou přílohu. Do PREMIERA se následně dokument vlepí stejným způsobem jako viz. výše.
E-mailových příloh lze označit více najednou.

Více e-mailů

Obdobně je možné v e-mailovém klientu nakopírovat do schránky více e-mailů a následně přes tlačítko "A" vlepit do PREMIERA.

Kopírování souboru

Dokument lze do PREMIERA načíst kopírováním dokumentu resp. dokumentů přímo z jejich umístění/místa uložení (disk, flash atd.).

Načtení v PREMIERU se provede opět přes tlačítko "A" a "Vlepit dokument(y) za schránky".

Stejnými způsoby lze vložit dokument(y)ze schránky přímo v aplikaci PREMIER AI.

Drag and drop

Dokument je možné vlepit do PREMIERA také metodou "Drag and drop" tj. "táhni a pusť". Načtení dokumentu tímto způsobem spočívá v tom, že se myší "chytne" externí dokument, "natáhne se" do vyznačeného místa v PREMIERU, tedy tlačítko "A" a zde se myš pustí. 

Přetáhnout lze dokument přímo z e-mailu resp. celý e-mail anebo přímo z konkrétního umístění.

Z bezpečnostních důvodů Windows nelze využít metodu "drag and drop" u přístupu z terminálu.

Stejným způsob lze vložit dokument pomocí Drag and drop přímo v aplikaci PREMIER AI,

Otevřít dokument(y) ze složky

Touto volbou se dokument(y) načítají ze složky, tedy jsou někde uloženy a programu se ukáže cesta k nim.

Označit je možné jeden či více dokumentů a následně "Otevřít".

Stejným způsob lze načíst dokument ze složky (jiné než nastavení pro importu) přímo v aplikaci PREMIER AI,

Vyfotit dokument mobilním telefonem

Připravujeme.

Naskenovat dokument

Touto volbou lze přímo skenovat dokumenty do PREMIERA k načtení údajů.

Skenování lze rovněž spustit přímo v aplikaci PREMIER AI,

Po spuštění volby je v levé části obrazovky možnost dalšího nastavení před samotným skenováním.

Pakliže je k PC připojen nějaký skener či více skenerů je k dispozici "Výběr skeneru".

Nastavit lze také:

• výstupní adresář,
• rozlišení,
• typ obrázku,
• komprese,
• formát skenovaného dokumentu - výchozí formát lze nastavit ve "Správci - Předvolby - Globální - Volby pro síť/tisk/export/import - Předvolby pro tisk/skener". Defaultně je nastaveno pdf, což doporučujeme pro vícestránkové faktury a následné rozpoznávání.

Samotné skenování se spustí volbou "Skenovat".

Pakliže se má skenovat více stran použije se volba "Skenovat další stranu".

Pokud je již sken kompletní, k načtení se připraví volbou "Uložit a dokončit".