Modul "Objednávky - vystavené“ je určen pro vystavování objednávek na dodavatele, tedy pro zásobování. Tyto objednávky lze vystavovat s využitím skladových karet, tzn. do položek se dosazují jednotlivé skladové karty z databáze, tedy objednávky materiálu/zboží nebo pouze textové objednávky, tzn. pouhým textovým vyplněním jednotlivých položek.
Upozornění
Tento typ objednávek ( s pouhým textovým vyplněním položek) nelze pak automaticky realizovat.
Modul nabízí uživateli tyto základní funkce:
- pořízení objednávek s rozdělením na více dokladových řad,
- pořízení objednávky na základě již pořízené poptávky (částečná realizace poptávky) – automatické překlopení dat,
- realizace nákupu (příjemky) na základě vystavené objednávky – automatické překlopení položek z objednávky do příjemky,
- možnost realizace více objednávek najednou – automatické hlídání částečné realizace jednotlivých objednávek při hromadné realizaci,
- sledování částeční realizace u jednotlivých položek („co zbývá dodat“),
- automatizované překlopení objednávky odběratele na objednávku dodavatele,
- automatické objednávání dle nedostatků zásob – s ohledem na vstupní kritéria,
- využít vystavené objednávky jako pořízení a tisk kupní smlouvy (využití neomezeného textu na formuláři),
- informační bublina o detailní realizaci objednávky na jednotlivé položky a zobrazení všech příjemek vázající se k příslušné objednávce.
Tímto modulem získává uživatel analýzy a přehledy o:
- stavu objednaných zásob,
- stavu částečných realizací dodávek,
- stavu zásob na skladu s ohledem na stav objednaných (nedodaných) zásob
Na této stránce najdete:
Dokladové řady objednávek vystavených
Dokladové řady objednávek se nastavují klasickým způsobem jako jiné dokladové řady více zde.
Řadu objednávek lze svázat se skladem.
Rozdílem oproti ostatním dokladovým řadám je ve zvolení typu dokladové řady. Jsou zde k dispozici 2 druhy dokladových řad objednávek:
- objednávka služeb - tj, objednávka bez vazby na sklad, pokud tato volba nebude zaškrtnuta jedná se o klasickou objednávkovou řadu s vazbou na sklad.
- dokladová řada rámcových smluv - slouží pouze pro evidenci, tento typ dokumentů nevstupuje do žádných přehledů.
Typy objednávek vystavených
Objednávka zboží
Jde o klasický způsob objednávání skladových položek pomocí skladových.
Objednávka služeb
Tento způsob umožňuje uživateli vytvořit objednávku služeb bez vazby na skladové karty. Tento typ objednávky nelze překlopit do příjemky, ale lze z něj rovnou vytvořit přijatou fakturu. Do objednávky služeb lze rovněž vkládat výkony.
Údaje vystavené objednávky
Hlavička vystavené objednávky
Formulář vystavené objednávky obsahuje klasické údaje jako jsou:
Dodavatel - napojeno na adresář partnerů, vepsáním údaje do pole zkratka bude systém automaticky vyhledávat v databázi dodavatelů, pomocí "?" lze partnera do adresáře přidat nebo provádět změny u partnera.
Jiná adresa dodání - vyplní se, pokud se liší od sídla společnosti. U obou údajů (příjemce, místo určení) je zde k dispozici číselník, kde si může uživatel nadefinovat textové vzory. Pokud bude adresa vyplněna v nastavení skladu, pak se po vytvoření objednávky na daná sklad adresa automaticky předvyplní (viz Seznam skladů).
Dodat přímo odběrateli - lze vybrat přímo z adresáře partnerů odběratele, kterému má být zboží přímo dodáno.
Způsob dopravy - číselník pro nadefinování možných způsobů dodání, poté se pouze z číselníku vybírá.
Datum #1 - #2 - uživatelsky definovatelné datumové údaje. Definice se provádí ve "Správci - Předvolby - Globální - Sklad - Uživatelské popisky ve skladových dokladech".
Doklad v cizí měně - pro vytvoření objednávky v cizí měně (viz níže).
Splněno - do tohoto pole lze ručně označit tzv. realizaci objednávky, která není automaticky propojena se skladem. Využití se najde např. u služeb nebo u částečně nesplněných objednávek, kde zbývající dodávku již nebude třeba uskutečňovat. Zaškrtnutím pole „Splněno“ se tedy již nebude tato objednávka objevovat v přehledech.
Číslo rámcové smlouvy - prostor pro vyplní čísla smlouvy.
Zakázka, Středisko - pokud se objednávka vztahuje k dané zakázce nebo středisku, vyplní se zde. Je zde k dispozici našeptávač.
Datum vystavení/Požadování termín dodávky
Popis - prostor pro libovolný popis.
Poznámka - prostor pro libovolnou poznámku.
Další popis #1 - #8 - uživatelský definovatelné textové údaje. Definice se provádí na stejném místě jako u údaje Datum #1 - #4
Zadavatel - vyplní se pokud se liší od vystavitele.
Vystavil - údaj se přebírá z předvoleb uživatelských.
Další popis #1 - #8 - uživatelský definovatelné textové údaje.Definice se provádí na stejném místě jako u údaje Datum #1 - #4
Zadavatel - vyplní se pokud se liší od vystavitele.
Vystavil - údaj se přebírá z předvoleb uživatelských.
Informační bublina - v pravém horním rohu se nachází informace o celkové procentuální realizaci objednávky. "Šipka“ umožňuje detailní pohled na realizaci objednávky.
Položky dokladu
Položky vystavené objednávky jsou téměř totožné jako objednávky odběratele.
V informační bublině v pravém horním rohu má uživatel informace o aktuálním množství skladem. V případě, že je používáno rozčlenění, pak pomocí "..." lze zobrazit strukturu aktuálního množství dle rozčlenění.
Cena položky - dosazuje se poslední známá cena. Pokud má uživatel s dodavatelem smluvní cenu (buďto v místní a nebo v cizí měně), lze tuto cenu nastavit v crossreferencích na skladové kartě. Po zadání partnera a příslušné skladové karty se cena doplní automaticky.
Tip
Pokud je v crossreferencích zadáno označení položky u dodavatele, je možné vytisknout objednávku dodavateli s tímto označením.
Po zadání položky do objednávky má rovněž uživatel k dispozici "Vývoj prodejních cen" (ve vztahu k odběrateli nebo všech prodejních cen) a "Vývoj nákupních cen".
Další funkce položek
Přidat z poptávky - umožňuje dodatečně přidat do objednávky položky z vybrané poptávky/žádanky.
Tlačítko Přidat z objednávky odběratele umožňuje zadat do položek objednávky dodavatele, položky na základě objednávek dodavatele.
Postup pro vytvoření
Postup pro pořízení vystavené objednávky pro skladové karty je analogický s postupem pořízení přijaté objednávky. Při pořízení vystavené objednávky "F3 - Nová" se nabízí několik variant:
1 Ručně – klasický způsob
Klasický způsob pořízení objednávky pomocí standardních ovládacích prvků, tedy v případě, že se uživatel rozhodne individuálně objednat požadované položky, bez nutnosti využít automatického návrháře objednaného zboží.
2 Na základě poptávky u dodavatele
Automatizovaným překlopením údajů z poptávky do objednávky, čímž dochází k automatické realizaci vybrané poptávky. Tento způsob pořízení je identický např. se způsobem pořízení výdejky na základě příjemky aj. dokladů, tedy překlápění údajů z dokladu na doklad. V prvním kroku zadáme dodavatele, v druhém vybere z nabídky poptávek konkrétního dodavatele tu, na základě které chceme vytvořit Vystavenou objednávku a v poslední kroku program navrhne objednávku přesně podle poptávky. Seznam všech otevřených poptávek je k dispozici - klávesa "F8".
3 Na základě nedostatků zásob
Tato varianta tvorby objednávky u dodavatelů nabízí automatický návrhář objednávky zboží s ohledem na zvolené parametry pro objednání. Parametry pro inteligentní návrh je např. údaj o min. množství zásoby, aktuálním stavu na skladě, otevřených objednávkách od odběratelů nebo otevřených objednávek u dodavatelů ad. údaje, které je potřeba zohlednit (viz. obrázek níže).
Z obrázku vyplývá, že v počátku si uživatel určí na co všechno má systém brát ohled při objednávání položek, tedy výběr:
- skladu,
- sortimentu,
- skladové karty (dle inventárního čísla případně dle identifikátoru),
- dodavatele - konkrétního dodavatele není nutné vybírat ihned, tuto možnost program nabídne v dalším kroku.
Zohledňovat v návrhu objednávky lze:
- otevřené objednávky odběratele či konkrétní objednávku nebo ve vazbě na vybraného odběratele,
- výrobní soupisky,
- otevřené objednávky u dodavatelů,
- otevřené požadavky z řízení výroby,
- přebytky z jiných skladů.
Množství jednotlivých položek, které se má objednat se má navrhnout s ohledem na:
- ignorovat údaj o minimálním stavu,
- doplněni do minima,
- doplnění do maxima,
- doplnění do maxima, pouze je-li pod minimem,
- doplnit do ideálního množství, pouze je-li pod minimem.
V případě objednávání do maxima (minima, ideálního množství) je nutné mít příslušnou hodnotu nastavenou na skladové kartě.
Tip
Navrhnout minimální, ideální a maximální množství skladových karet Vám pomůže "Návrhář minimálního množství".
Další krok – v tomto kroku program učiní konkrétní návrh objednávky jednotlivých položek dle vstupních parametrů, přičemž kromě množství ceny a zboží navrhne taky dodavatele:
- kteří již příslušnou komoditu dodávali,
- kteří jsou uvedeni v crossreferencích u skladové karty, bez ohledu na to, zda byla u nich již tato položka nakoupena. U těchto dodavatelů je nákupní cena čerpána z příslušných crossreferencích.
O tom, jakým způsobem byl dodavatel navržen, program informuje ve sloupci C/L (viz. legenda v dolní části obrázku). Pokud je položka duplicitní (více dodavatelů) je druhá a další položka v návrhu odlišena šedou barvou.
Nyní je možné vytvořit objednávky pro více dodavatelů současně. Informaci o tom, kterým dodavatelům se bude objednávka tvořit je vidět v horní částí "Vybraní dodavatelé". Pokud jich bude více, program následně po "Dokončit" vytvoří tyto objednávky současně.
Objednané množství a cena – lze přepsat přímo v příslušném sloupci. Sloupec ceny a množství jsou jako jediné editační, tzn. lze jeho hodnotu změnit bez jakékoliv funkční klávesy. Nejnižší cena je nyní barevně zvýrazněna modrou barvou.
Množství u dodavatele - program nyní pracuje s touto hodnotou, která ale případně musí být vyplněna na skladové kartě v crossreferencích. Údaj "Množství u dodavatele" z crossreferencí je možné online propojit s dodavatelem přes API konektor. Program pak hlídá a barevně označí (zeleně) pakliže požadované množství, které se má objednat, je možné objednat s ohledem na množství daného zboží u dodavatele.
Výběr položek pro objednání – pro výběr položek z nabídnutého seznamu má uživatel více variant.
- Ruční výběr – kliknutím na příslušnou položku ve sloupci "Objednat“.
- Hromadný výběr položek – tlačítka v dolní části.
Vytvoření objednávky – nabídkou "dokončit“ se program vytvoří objednávku, kterou může dále uživatele libovolně upravit dle potřeby.
4 Na základě konkrétní objednávky odběratel
Tento způsob nabízí automatizované doplnění zásob dle stavů na skladě s ohledem na nutnost splnění všech položek na vybrané objednávce. U tohoto způsobu jde hlavně o doplnění zásob, aby byla možné vykrýt konkrétní objednávku odběratele.
5 Na základě konkrétní výrobní soupisky
Tento způsob nabízí automatizované doplnění zásob dle stavů na skladě s ohledem na výrobní soupisky.
6 Striktní kopie položek z objednávky odběratele
Tento způsob je založen na striktním objednání všech položek, které jsou na vybrané přijaté objednávce, bez ohledu na stav na skladě. Postup pořízení je stejný jako např. u výdejky na základě objednávky. Využívají především firmy, které naskladňují podle objednávek, tzn. nenakupují na „sklad“. Objednávku lze vytvořit také načtením z off-line čtečky čárových kódů.
Objednávky se dají vyhledat rovněž podle "konečného příjemce".
Pomocí "F8" lze zobrazit seznam z něhož je možné provést výběr z otevřených objednávek. Pokud se má vytvořit hromadná objednávka musí se zde "povolit hromadné vyskladnění".
Informace
Po uložení vystavené objednávky program vyzve k možnosti doplnění adresy z objednávky do příjemce ve vystavené objednávky. Toto lze využít pokud je dodávka adresována přímo tomuto příjemci.
7 Striktní kopie položek z výrobní soupisky
Tento způsob je založen na striktním objednání všech položek dle výrobní soupisy, bez ohledu na stav na skladě.
Postup pořízení je stejný jako např. u výdejky na základě objednávky. Pro více výrobků současně, je třeba hromadné zadávání zde povolit.
Pomocí tlačítka "F8 - Výběr z otevřených soupisek" lze zobrazit seznam všech soupisek otevřených a následně výběr upřesnit.
8 Striktní kopie z více vybraných objednávek odběratelů
Při tomto způsobu se provádí výběr z již vytvořených objednávek odběratelů a jinak je postup stejný jako při jedné objednávce. V prvním kroku se zvolí období a následně se vybere z vytvořených objednávek.
9 Na základě poptávek/žádanek
Nejdříve vybereme období, ze kterého budeme poptávky vybírat a pak vybíráme konkrétní poptávky z nabídky. Pokud víme číslo konkrétní poptávky, lze jej zadat ihned v prvním kroku.
A Na základě požadavků z řízení výroby
B Na základě procesů zakázky
V prvním kroku vybereme podle klíčového slova nebo partnera požadovanou zakázku. V dalším kroku vybereme výkony/materiál, který chceme aby byly zahrnuty v objednávce.
C Na základě výdejky
Nejdříve vybereme období, ze kterého budeme výdejky vybírat a pak v dalším kroku vybíráme konkrétní výdejku z nabídky.
Pokud víme číslo konkrétní výdejky lze jej zadat ihned v prvním kroku.
Objednávka v cizí měně
Pro vytvoření objednávky v cizí měně je nejdříve nutné mít pro sklad nastaveny: Povolit cizí měny "Správce – Předvolby - Globální – Sklad" . V této nabídce se vyplní kódy měn, které budou v obchodní činnosti využívány.
V druhé fázi je možné zvolit dvě varianty pro objednávku v cizí měně:
- Automatické vystavení – tzn., že se k příslušnému partnerovi vyplní do karty předvolená měna, přičemž program sám automaticky vyzve doplnění měny na objednávku, po dosazení partnera.
- Ručním způsobem - stačí v hlavičce objednávky zvolit nabídku "doklad v cizí měně", přičemž takto bude objednávka identifikována a pořízena v cizí měně.
Pomocné funkce při tvorbě vystavené objednávky
Přehled otevřených poptávek
V horním menu "objednávky" má uživatel k dispozici "přehled otevřených poptávek". V přehledu lze sledovat požadovaný termín a stav potvrzení poptávky.
Přehled otevřených objednávek
Rovněž je v horním menu "objednávky" k dispozici přehled otevřených objednávek u dodavatelů s termínem plnění a stavem realizace.
