Definice člena

Záložka "Osobní údaje"

Výběr ze seznamu zaměstnanců - touto volbou program umožňuje automatické vyplnění údajů načtením ze seznamu zaměstnanců.

Platnost do - pro ukončení/zrušení člena stačí vyplnit datum do kdy platí.

Členem je - zde je nutné vybrat, zda se jedná o:

• osobu s přístupem do PREMERU - volbou ">" jej vyberete ze seznamu uživatelů,
• zaměstnanec bez přístupu do systému - aktivováním volby se zobrazí seznam zaměstnanců z personalistiky
• jiná osoba bez přístupu do systému - u této varianty je nutné vyplnit e-mail, protože tato osoba dostává pouze informační e-maily.

Záložka "Skupiny"

Zde se zatrhne do které skupiny člen patří. 

Toto lze řešit i opačně, tedy u skupin přiřadit jednotlivé členy.

Záložka "Delegování pravomocí"

V době dovolených/nepřítomnosti doporučujeme používat funkci "delegování pravomocí“, kde jednoduše uživatel nastaví dobu své nepřítomnosti a zvolí své zástupce. Čímž deleguje své hierarchie jinému uživateli.

Může delegovat i svá přístupová práva.

Uživatel si může sám nastavit zastoupení v modulu "Správce - E-agent/Workflow – osobní nastavení a delegování pravomocí“. Pokud tam nemá přístup, může toto nastavit zodpovědná osoba v sekci „Skupiny a členové“. Nepoužívá-li se ve firmě WorkFlow (elektronické schvalování dokladů), stačí nastavit údaje.

Tímto nastavením dojde u delegovaného uživatele k prolnutí jeho práv s právy zastoupené osoby včetně některých povolení z omezujících předvoleb.

Záložka "Upozorňování"

Zde se pro každého člena může nastavit způsob a frekvence upozorňování.

Definice skupin

• Skupin může být neomezené množství.
• Počet členů ve skupině je neomezený.
• Jeden člen pak může mýt přiřazeno 32 různých skupin. 
• Členem může být jak osoba s přístupem do systému, tak i bez přístupu (obdrží informační e-maily).
• U osob s přístupem do systému je nutné zadat pod jakým jménem se přihlašuje. Automaticky po přihlášení se bude vědět o jakého člena se jedná.

Schvalovací hierarchie se definují dle potřeb firmy a to ke každému modulu popř. dokladové řadě zvlášť.

Definice nové hierarchie

Hierarchií může být definováno neomezené množství ke každému modulu.

Definovat jí lze k modulům v nabídce, případně ji lze vtáhnout ke konkrétní dokladové řadě.

Způsob určení statusu o dokončení dokladu:

• Ručně -  bude nutné každý doklad před odesláním ke schválení tlačítkem ještě "Dokončit".
• Automaticky po vyplnění povinných údajů - doklad se po dokončení může ihned odeslat ke schválení.

Po schválení informovat skupinu - jakmile bude doklad v této hierarchii schválen bude informována skupina zde zvolená. Mimo zadavatele, ten je informován automaticky.

Dále je lze členit podle použitého střediska nebo zakázky.

Např. když nám určité zakázkové číslo reprezentuje „režijní náklady“, automaticky se k němu přiřadí schvalovací hierarchie určená pro schvalování režií. 

Úrovně schvalovatelů

K hierarchii se následně definují úrovně a skupiny schvalovatelů (pravá část obrazovky definicí hierarchií),

Nová úroveň nebo skupina v hierarchii

• úroveň - podle potřeby se definují úrovně a doklad musí projít všemi úrovněmi než je schválen,
• limitní částky - částky od do 
• skupina schvalovatelé - tedy kdo bude v dané úrovni schvalovat,
• způsoby zasílání notifikací- notifikace včetně přílohy v PDF,
• minimální počet schvalovatelů - pokud je ve skupině více schvalovatelů, zde se vyplní minimální počet nutný ke schválení,

K významné možností nastavení úrovní je „paralelní schvalování“, kde na jedné úrovni je více schvalovatelů a do další úrovně (nebo konečnému schválení) doklad postupuje až po schválení určeným minimálním počtem schvalovatelů. Toto je vhodné, když je potřeba urychlit schvalovací proces a nečeká se v „řadě“ na jednotlivé schválení.

V definici úrovni schválení lze dále nastavit i skupinu, která má být pouze informována o schvalovacím řízení. Těm dojde informační e-mail, doklad mohou prohlížet, ale bez možností jakýchkoliv zásahů.

Pro automatické zasílání e-mailů je nutné nastavit buď SMTP adresu v globálních předvolbách, nebo aktivovat funkci rozesílání přímo na SQL serveru (pouze u verze PREMIER Enterprise). Nutné je i nastavit adresu „universálního“ odesílatele, např. workflow@mojefirma.cz.

U prvního způsobu, tedy nastavení SMTP adresy (v globálních předvolbách – obecné – volby pro síť/export,… - E-agent), se budou automaticky „na pozadí úloh PC“ odesílat e-maily. Stačí, aby pak byl alespoň jeden uživatel přihlášen v internetové síti. V případě absence připojení se rozešlou e-maily později. Nikdy nedojde k jejich ztrátě.

Dále je možné nastavit odkud čerpat časové údaje při schvalování, hlídání termínů, atd. U verze Enterprise je možné nastavení „čerpat ze serveru“. To ošetřuje např. špatně nastavené systémové datum klientské stanice, popř. řeší přesné časy schvalování z různých časových pásem.

Globální předvolby

V globálních předvolbách – dodavatelé – lze předvolit:

Je-li použit schvalovací proces (workflow), zaúčtovat fakturu do deníku až po konečném schválení - tedy faktura bude zaúčtována až po konečném schválení.

Pokud však dojde ke schválení v době kdy bude uzavřena účetní perioda (zpravidla po přiznání k DPH), změní se datum uskutečnění účetního případu na nejbližší možnou otevřenou periodu. V notifikačním e-mailu pak bude zřetelně uvedeno, že došlo k posunu data zaúčtování faktury.

WF: U procesu schvalování přijaté faktury povolit překročit hodnotu objednávky o %

Možnost vrácení dokladu k přepracování /revizi dokladu má pouze schvalovatel - bez této volby mohou vracet doklad k revizi všichni uživatelé, kteří mohou provádět změny na dokladu.