Zamykání měsíčních period
Aby nedopatřením nedocházelo k zápisu nebo změnám položek v již uzavřených měsících, slouží pro zabezpečení modul "Správce - Zamykání period".
Měsíční periody lze v tomto modulu zamknout, popř. znovu odemknout.
Zamknutí periody způsobí, že data nacházející se v mezích těchto period lze pouze číst. Nelze je mazat, opravovat ba ani přidávat nové záznamy s datem spadajícím do uzamčených period. Zamknutí periody lze specifikovat na jednotlivé moduly, tzn., že lze nezávisle na sobě zamknout periodu v modulu účetnictví, odběratelé, dodavatelé, ostatní evidence, sklad.
Upozornění
Mzdy se uzamykají přímo ve mzdovém modulu, více zde.
Zamčení měsíce se provádí pomocí klasické klávesy "F3 - Nová" a označením modulů, které mají být uzamčeny.
Pokud potřebujete zamknou všechny moduly najednou lze využít funkce "Označit vše". Naopak zrušení označených modulů "Zrušit vše". Po uložení "F2 - Uložit" se měsíc dle nastavení uzamkne.
Zámek lze editovat pomocí funkce "F4 - Změnit".
Měsíční zámek se odemkne (zruší) prostým jeho smazáním.
Rovněž je možné využít zamykání dat pomoci "Alternativního zamykání – k určenému datu“. Zde se uzavře vše, co bylo do Vámi zvoleného data zaúčtováno a pořízeno v programu. Výhodou oproti měsíčnímu zamykání je možnost uzamknutí dat ke kterémukoliv dni v roce. Datum lze libovolně měnit (posouvat tam či zpět) pomoci tlačítka upravit, nebo jej lze úplně zrušit za pomocí téhož tlačítka a smazání data v kolonce "Uzamknout data do …“.
Uživatel má volbu mezi "Běžným zamknutím dat“ nebo "Totálním zámkem“.
Doporučení
Periody doporučujeme zamykat!!!
Pomocí volby "Přehled změn" lze u jednotlivých zámků sledovat kdo a kdy zámek změnil.
Zamykání period z titulu DPH
Novinkou je, že lze zamykat periody pouze z titulu DPH. V takto uzamčené periodě lze provádět veškeré změny na dokladech, které nebudou mít vliv na záznamní povinnost DPH. Do takto zamčených period lze pořizovat i nové doklady. Doklad ale nesmí mít vliv na DPH, popř. musí bát zadáno odlišné datum pro DPH v neuzamčené periodě.
Při pokusu o zápis do takto uzamčeného období, bude uživatel upozorněn.
Výhodou je snížení chybovosti a možnost dělat účetní operace i po přiznání k DPH. Např. při uzávěrkách, zápis interních dokladů, účtování majetku, změny zakázek, středisek, rozdělení na časové rozlišení ad.
Individuální zámky
Kromě uzamykání měsíčních period je možné také individuální zamknutí přímo na dokladu. Na libovolném dokladu lze kliknout pravým tlačítkem myši a menu zvolit "Zamknout/Odemknout"
Doklad může změnit jen uživatel, který má v omezujících předvolbách povoleno zasahovat do uzamčených period (kromě totálního zámku).
Tento způsob zamykání dokladů je zcela nezávislý na časovém zamykání dokladů. Pokud si tedy uživatel zamkne doklad individuálně, tak ho nemůže editovat pokud je doklad zamčený v rámci časové periody.
Individuální zámek je další úroveň zamykání dokladů. Nabízí se tak možnost zamykat doklady bez nutnosti spolupráce např. mezi hlavním účetním, který má obvykle na starosti časové zamykání dokladů.
