V této kapitole je popsán vazební systém (celková provázanost) programu PREMIER, kterým jsou jednotlivé moduly provázány. Vazby se v programu dělí na:
- Interní - vazby, které se vytvářejí mezi jednotlivými moduly programu, úzce souvisí s párováním položek.
- Externí - vazby na externí dokumenty v jiných formátech.
Upozornění
Vazby lze vytvářen až po uložení dokladu (resp. karty, partnera, zakázky, atd.).
Na této stránce najdete:
Interní vazby
Téměř ze všech evidenčních knih programu PREMIER lze vytvořit odkaz (nebo více odkazů) na jiné evidenční knihy. Díky této možnosti si uživatel může propojit veškeré záznamy z různých účetních knih, které spolu nějak souvisejí.
Doklady jsou provázány systémem interních vazeb, které urychlují interaktivní pohyb mezi navazujícími doklad tvoří tak kompaktní a interaktivní centrum informací.
Za pomocí vazby se lze rovněž ihned interaktivně přepnout do odkazované knihy k danému zápisu pomocí dvojitého kliknutí myši nebo klávesy "Enter“.
Vazby se obecně člení podle jejich účelu na:
- informační (nemají vliv na správnost vedení účetnictví),
- informační o úhradě faktury nebo jiných závazků či pohledávek - tyto mají vliv na správnost vedení účetnictví.
Vytvoření interní vazby
Vazby vznikají:
- automaticky - např. v případě úhrady faktury, realizaci objednávky, fakturace výdejky apod.
- ručně - pomocí tlačítka "Nová" k jakémukoliv dokladu či položce číselníku (partner, zakázka, skladová karty atd.).
Pokud se nevytvoří automatická vazba a uživatel ji bude chtít následně vytvořit ručně, pak je nezbytně nutné zvolit správný typ vazby, na který se program zeptá!!
Příklad: Uživatel potřebuje z banky přijatou platbu na vydanou fakturu - zde je nutné vytvořit typ vazby "úhrada faktury".
Zde platí pravidlo, že vazba plní svůj účel pouze v případě, že na vydané faktuře i na zápisu v deníku o její úhradě, je stejný účet včetně stejné analytiky.
Okno vazeb
Pomocí tlačítka "šipky v žlutém rámečku" lze přepnout do režimu "List", což usnadní prací a spoustu klikání.
Okno vazeb je rozděleno na části
- horní část zobrazuje všechny vazby k danému záznamu
- v dolní části jde vidět exportované dokumenty a externí vazby
- v pravé části obrazovky je k dispozici náhled na vybraný dokument, na kterém stojíte kurzorem. Podle typu formátu je pak umožněna další práce s dokumentem.
Volbou "Zobrazit exporty a přílohy přidružených dokladu" se zobrazí doklady/přílohy celého obchodního případu, toto je z důvodu rychlosti zobrazení defaultně vypnuto.
Externí vazby
Externí vazby umožňují propojení na externí dokumenty v libovolných formátech.
Vložení vazby externí
Od verze X7 lze mimo klasické externí dokumenty připojit vazbou také e-mail. Z dokladu, na který je nutné vytvořit nebo navázat již existující dokument, se po stisku klávesy F12 zobrazí dialog "Vazby“.
Zde jsou tři způsoby jak externí dokumenty připojit:
- klávesou "Nová - F3" nabídne vytvoření nové vazby z následující nabídky.
- Skenovat dokument - funkce automatického propojení se skenerem, což nabízí uživateli komfortně a rychle příslušný soubor naskenovat a ihned uložit do předvoleného adresáře informačního software PREMIER system.
- Vložit odkaz na existující – lze vytvořit odkaz na jakýkoliv typ dokumentu (jpg, doc, pdf, atd.).
- Vložit hyperlink - další možností je odkaz na webové stránky (hypertextový odkaz), kde se příslušný dokument nebo informace vztahující se k příslušnému dokladu, partnerovi či zakázce váže.
Další způsob připojení vazby je pomocí:
- Ctrl+C a Ctrl+V - jednoduše stačí soubor příp. e-mail zkopírovat do schránky pomocí kláves Ctrl+C a následně v okně vazeb stisknout Ctrl+V. Program se pouze následně zeptá, jestli má vytvořit odkaz na soubor a zda-li jej má uložit do centrálního úložiště dokumentů. Po potvrzení se externí dokument připojí.
Stejným způsobem se dají připojit do vazeb i e-mail či skupina označených e-mailů. Stačí e-mail (či více) v Outlooku označit stisknout Ctrl+C a Ctrl+V
Upozornění
Tip