Exporty zostáv a dokladov
Exporty zostáv a dokladov (tlačových formulárov) do formátov xls, pdf, doc, html
Program svojimi nadštandardnými funkciami umožňuje väčšinu výstupov exportovať do iného formátu, vo väčšine prípadov nájde využitie u užívateľov predovšetkým export do Excelu, kde možno vykonávať akékoľvek zmeny bez rizika narušenia dát. V ponuke tlače sa nachádza ikona Export, ktorú zvolíme kliknutím myši.
Postup pre xls (dátový export)
V poli výstupný súbor sa definuje cesta, kde bude vytvorený súbor uložený. Umiestnenie je možné nastaviť v "Predvoľbách globálnych alebo užívateľských". Ďalej zvolíme Formát, do ktorého sa zostava uloží. V dolnej časti sa ponúkajú položky zostavy. Každé slovo predstavuje určitý parameter databáze (stĺpec). Tlačidlami Pridať, Odstrániť, Pridať všetko a Odstrániť všetko vyberáme položky, ktoré chceme exportovať do súboru.
Pokiaľ chceme požadovaný export poslať e-mailom, zaškrtneme voľbu "Odoslať kópiu na e-mail" a napíšeme e-mailovú adresu. Užívateľ má možnosť odoslať e-mail aj príjemcovi v kópii alebo v skrytej kópii. Odosielanie do kópie alebo skrytej kópie možno trvalo predvoliť v "Správca - Predvoľby Užívateľské - Voľby pre sieť/tlač/export".
Po kliknutí na tlačidlo OK sa súbor vytvorí a súčasne sa otvorí nová poštová správa, v ktorej už bude pripojená príloha s exportovaným súborom. Môžeme ešte doplniť text správy a dať "Odoslať".
Postup pre pdf, doc a html
Exportovať možno všetky tlačové formuláre a to do HTML, PDF alebo DOC súboru.
Funkcie pre ich generovanie sa nachádzajú v ponuke tlače, podobne ako funkcie pre export do MS Excel. V poli "Výstupný súbor" sa nachádza cieľová cesta, kde sa uloží vytvorený súbor. Kliknutím na potrebný formát výstupného súboru a tlačidlo OK/stlačením klávesy Enter sa formulár automaticky vytvorí a otvorí sa. Každý exportovaný formulár možno rovno odoslať e-mailom.
Rozosielanie exportovaných dokladov hromadne
Funkcia "Rozoslať" je nástroj, ktorý umožňuje hromadne rozosielať doklady všetkým svojím partnerom naraz. Rozoslať nie je možné jeden doklad, ale vždy v rozmedzí čísla napr. faktúr a dátumu.
Pokiaľ budú napr. faktúry, v rozmedzí od čísla 10 do 18 a dátum v rozmedzí nejakého obdobia je možné použiť tlačidlo "Rozoslať". Zobrazí sa zoznam vybraných dokladov, a pokiaľ u partnerov sú definované e-mailové adresy, bude IS PREMIER rozosielať tieto doklady na tieto adresy. Pokiaľ nie sú definované žiadne e-mailové adresy, možno ich definovať pri rozosielaní dokladov.
Pokiaľ sú už e-maily definované je možné doklady rozoslať - potvrdiť výber tlačidlom OK (F2).
Tlač a export dokladov vrátane externých príloh
Od verzie X6.3 je možno tlačiť a exportovať doklady vrátane externých príloh vo formáte pdf, doc, docx, xsl, xslx, ktoré sú k dokladu pripojené väzbou. Požadované prílohy je teda nutné mať k dokladu pripojené väzbou.
Prednastavenie spôsobu predávania dokladov
Na karte partnera v adresáre partnerov možno
prednastaviť spôsob predávania jednotlivých typov
dokladov a to tlač dokladu, poslanie e-mailom alebo export do EDI formátu. Toto sa nastavuje v adresári u vybraného partnera v záložke Individuálne - Viazané zostavy/Predanie.
Pri tlači/exporte takto nastavených dokladov potom program PREMIER zvýrazní predvolený spôsob predania.
Funkciu možno využiť aj pri hromadných akciách ako je hromadné rozoslanie alebo hromadný výber pre tlač. V dialógu je vyznačený taktiež spôsob predávania dokladov. Tu je možno napr. využívať smartfiltre pre hromadné označenie pre tlač alebo export.
