Účet sa vytvára pomocou štandardných tlačidiel "F3", "F4" atď. Vloženie sa uskutočňuje výberom z kompletnej účtovej osnovy, ktorá je na pozadí, tzn. že užívateľovi stačí napísať do prvého poľa syntetický účet a program automaticky doplní príslušný účet s názvom a riadkom v súvahe alebo vo výkaze ziskov a strát. Tento názov možno ľubovoľne dopĺňať či kompletne nahradiť (prepísať) vlastným názvom účtu. Analytické členenie účtu si užívateľ určí sám, a to jednomiestne až štvormiestne - podľa vlastného uváženia a potrieb. Do ďalších účtovných období možno osnovu jednoducho kopírovať.
Pozor!
V prípade používania analytických účtov, u účtov s viac ako jednou analytikou odporúčame nepoužívať analytiku rovnú 0,00,000 alebo 0000. Táto "nulová" analytika je v zostavách programu určená pre daný (súčtový) syntetický účet.
2.Hromadné vloženie
Program ponúka funkciu hromadného vloženia účtovej osnovy, a to podľa viacerých kritérií (viď. obrázok nižšie). Program podľa príslušného kritéria vyberie z osnovy príslušné účty a ponúkne ich s analytikou xxx.100.
Doteraz z dôvodu najčastejšieho nastavenia u klientov ponúkame ako základnú trojmiestnu analytiku, v programe však môžete používať aj štvromiestnu.
Pred vložením má užívateľ ešte možnosť vybrať požadované účty hviezdičkovou metódou a potvrdí založenie účtovej osnovy. Užívateľ potom už len prípadne upraví texty syntetických a analytických účtov, prípadne doplní ďalšie účty alebo zmaže nepotrebné účty.
Kritériá pre automatické založenie ponúka varianty podľa typu firmy, kde sú vybrané najpravdepodobnejšie účty, ktoré firma tohto typu používa. Firmy, ktoré vlastnia v rámci svojej licencie nadstavbu Multilicencie a vedú v programe viac účtovných jednotiek, môžu založiť účtovú osnovu skopírovaním z ľubovoľnej inej účtovnej jednotky vedenej v tomto programe.
Údaje účtu účtovej osnovy
Cudzí výraz 1,2,3 - slúži k zadaniu účtu v cudzom jazyku. Program umožňuje tlačiť výkazy, v ktorých figurujú priamo názvy účtov v príslušnom cudzom jazyku - obratová súvaha, účet 710, hlavná kniha.
Účet neovplyvňujúci základ dane - možnosť označenia účtu - na účte 710 program zobrazí výsledok hospodárenia bez nedaňových účtov
Sledovanie saldokonta - voľby pre nastavenia účtu vo vzťahu k saldokontu.
Zákazka, Stredisko - nastavenie voľby pri nákladovom účtovníctve.
Umiestnenie vo výkaze "Priame Cash-flow" - možnosť určenia riadku, do ktorého má príslušný účet vstupovať pri zostavení priameho cash-flow v module Controlling.
Zmeniť číslo riadku - ku každému súvahovému účtu systém navrhne číslo riadku v súvahe; pri výsledkových účtoch číslo riadku vo výkaze ziskov a strát. V týchto riadkoch sa potom budú vyskytovať zostatky príslušných účtov. V niektorých prípadoch si užívateľ musí číslo riadku v súvahe/výkaze zmeniť. Napr. k účtu 314 - Poskytnuté zálohy softvér navrhuje číslo riadku zo súvahy 043 - Pohľadávky z obchodného styku. Ak sa však použije napr. analytický účet 314.100 ako poskytnuté zálohy na materiál, je nutné zmeniť číslo riadku súvahy na 035 - Poskytnuté zálohy na zásoby. Je to jeden z mála účtov, ktorý môže byť na rôznych riadkoch v súvahe.
Ďalšie voľby (pre odborníkov):
- Zrkadlové účty cudzích účtovných sústav - pre automatický prenos údajov do cudzích výkazov.
- Toto je účet pozastávok - tu
- Nezahŕňať do účtovania nedokončenej výroby - použije sa len pri nákladových účtoch.
- Pri ručnom vytváraní interných dokladov doplniť číslo dokladu do variabilného symbolu - touto voľbou sa zaistí v interných dokladoch prenos poradového čísla dokladu do vnútorného variabilného symbolu.
- Pri ručnom vytváraní interných dokladov doplniť do variabilného symbolu požadovaný údaj - touto voľbou sa zaistí v interných dokladoch, že sa tu vyplnený údaj prenesie do vnútorného variabilného symbolu.
- Neponúkať nikde tento účet, použije sa len k premenovaniu syntetického účtu vo výkazoch - užívateľ si môže nadefinovať syntetický účet, ale systém na ňom nedovolí účtovať. Slúži hlavne pri filtrovaní alebo pri zobrazení hlavnej knihy stromovo.
- Identifikátory - pre roztriedenie účtov (funguje rovnako ako v adresári partnerov alebo v skladových kartách).
- Spojovací účet (pre vnútorné a individuálne účely)
Pravidlá účtovnej osnovy
Pre každé účtovné obdobie je možné zadať novú účtovú osnovu. Samozrejme je možné využiť kopírovanie účtovej osnovy z minulého roka - toto však funguje len smerom do budúcnosti, tzn. že napr. nie je možné skopírovať účtovú osnovu z roku 2016 do roku 2015, hoci je to niekedy treba pri počiatočnom prechode na softvér PREMIER, ak užívateľ zabudne vytvoriť niektoré doklady do minulého (t.j. predchádzajúceho) roka.
Syntetické účty - je potrebné zdôrazniť, že nie je nutné k analytickým účtom definovať syntetické účty pre účely sledovania súčtu všetkých analytických účtov, tzn. že nie je treba, dokonca nie je žiaduce k účtom 501100, 501200, 501300 založiť účet 501000. Program si vo výkazoch sumarizuje všetko sám podľa začiatočných syntetických účtov, viď "Hlavná kniha".
Užívateľ si môže meniť a zadávať názvy účtov podľa vlastného uváženia. Dajú sa zadať v dvoch ďalších jazykoch, čo ocenia firmy so zahraničnou účasťou, pretože obratová súvaha sa dá vytlačiť aj v cudzom jazyku.
Hromadná zmena účtu v už vytvorených údajoch
V niektorých prípadoch musíme nahradiť nesprávne používaný účet v účtovníctve (v danom účtovnom období) za účet správny - to predstavuje často veľké množstvo opráv a ručne by to trvalo veľmi dlho. Program toto umožňuje prostredníctvom voľby "Hromadná zmena účtu v údajoch pre účtovný rok", ktorá sa nachádza pod tlačidlom "Hromadné zmeny v dátach", kde nahradíme jeden účet (nesprávny) iným účtom (správnym).
Účty pre nákladové účtovníctvo (zákazky, strediská, doplnkové analýzy)
Pre správnosť vedenia nákladového účtovníctva si užívateľ môže (najmä pri výsledkových účtoch) zadať podmienku pre zadanie zákazkového čísla alebo strediska. Program potom stráži účtovanie na tieto účty, tzn. že pokiaľ sa u daného účtu zaškrtne voľba "Musí byť", program neumožní účtovať na tento účet (uložiť doklad), pokiaľ u neho nie je zadaná zákazka, resp. stredisko. Rovnako je možná kombinácia týchto kritérií podľa ponúkaných možností (viď. obrázok). To má za následok používanie zákaziek (stredísk) len pri vybraných účtovných zápisoch (účtoch) podľa požiadaviek užívateľa.
Nastavenie účtov pre účtovníctvo - "typy párovania"
Pri tvorbe účtov sa na ľavej strane obrazovky nachádza nastavenie účtov vo vzťahu k sledovaniu saldokonta. Tieto prednastavenia program automaticky ponúka pri tvorbe účtov podľa štandardov, ale pokiaľ je potrebné, užívateľ si ich môže zmeniť podľa vlastných požiadaviek.
Typy sledovania saldokonta:
Nesledovať - klasický, napr. obratový účet (účty ÚT 5 a 6, účty 221,211), neobsahuje žiadnu funkciu.
Ručné párovanie - takto označený účet sa zaraďuje do prehľadu otvorených položiek, kde program umožňuje párovanie medzi položkami tohto účtu k docieleniu zobrazenia štruktúry konečného zostatku tohto účtu. Sú to predovšetkým zálohové účty 324.xxx, 314.xxx, či účty pre vnútorné vyrovnanie 261, 395 atď. Možno ich párovať prostredníctvom modulu "Otvorené položky". Tento nástroj slúži k rýchlej a jednoduchej inventarizácii účtov, avšak má (ak sa uskutočňuje pravidelne pri uzávierke každého mesiaca či kvartálu) veľký význam pre kontrolu správnosti účtovníctva.
Automatický účet - pohľadávky - u tohto účtu program umožňuje sledovať kontinuitu medzi evidenciou pohľadávok a denníkom, tzn. že u takto vytvoreného účtu musí byť vždy k príslušnej úhrade priradená faktúra - automatická väzba = úhrada VF. Program tento účet zaraďuje do kontrolnej zostavy "Kontrola konzistencie VF".
Automatický účet - záväzky - analogický systém ako pri pohľadávkach, automatická väzba označená (PF).
Pozor!
Tieto účty s automatickými väzbami (VF) a (PF) sa používajú len v knihách vydaných, resp. prijatých faktúr. Nesmie sa vytvárať pohľadávka / záväzok v účtovnom denníku priamo (z dôvodu straty kontrolných mechanizmov programu)!!!!!!!!!
Automatický účet - príjem/nákup zásob - ide o účty, u ktorých je treba sledovať kontinuitu medzi príjemkou a dokladom obstarania (prijatou faktúrou). Príjemky je nutné spojiť s dokladmi v účtovníctve (PF, výdavkový pokladničný doklad a pod.) väzbou "Vyfakturované dodávky". Tieto účty program automaticky zaraďuje do kontrolných zostáv otvorených položiek účtov obstarania, kde sa užívateľovi ponúka jednoduchá kontrola rozdielov medzi týmito dokladmi. V tomto prípade sa jedná najmä o účty 111.xxx, 131.xxx a týka sa to tých účtovných jednotiek, ktoré účtujú o zásobách spôsobom "A".
Pozor!
Okrem účtov s nastaveným ručným párovaním sa ostatné účty párovať RUČNE nesmú !!!
Kopírovanie účtovej osnovy (pri prechode na nové účtovné obdobie)
Pri tvorbe účtovej osnovy pre nové účtovné obdobie možno použiť nadefinovanú účtovú osnovu z obdobia predchádzajúceho. Jednotlivé účty sa potom môžu ďalej upravovať a účtovú osnovu možno rozšíriť aj o nové účty.
Kopírovanie z minulého obdobia sa uskutoční nasledovným spôsobom: V module účtová osnova zvolíme v hornej ponuky výber "Osnova - Kopírovať osnovu z minulého roku" alebo kliknutím na tlačidlo "Hromadné založenie - Kópia účtov z minulého roka". Pre potvrdenie tohto úkonu musí užívateľ ešte zadať kľúčové slovo "kopírovat".
