Plány & prognózy

Pokiaľ účtovná jednotka chce používať plány a prognózy, popr. len plány, je veľmi pravdepodobné, že bez nadstavby Controlling by jej snaha nepriniesla očakávané výsledky a informácie. Preto odporúčame si v tomto prípade nadstavbu Controlling zakúpiť.

Spravidla sa plánujú náklady a výnosy, avšak je možné v podstate plánovať aj salda súvahových účtov za jednotlivé plánované obdobia.

Účtovná jednotka si musí v prvom rade určiť, ako detailne chce plánovanie vykonávať a to ako z hľadiska účtovníctva, tak časových intervalov. Tzn., ak chce plánovať len syntetické účty alebo aj jednotlivé analytické účty a či zvolený interval porovnávania plánovania so skutočnými výsledkami bude v rámci mesiacov (bolo by možné aj kratšie intervaly, ale asi by to bolo náročné a neobvyklé, avšak aj toto je možné), kvartálov, polrokov alebo len celého účtovného obdobia.

Ďalšie dôležité rozhodnutie pred začiatkom plánovania je, či sa bude plánovanie členiť aj s ohľadom na strediska či zákazky.

Je nutné si uvedomiť, že čím detailnejšie členenie plánovacích údajov, tým väčšie množstvo zadaných riadkov bude musieť účtovná jednotka do programu vložiť (zapísať do denníka).

Rozdiel medzi plánom a prognózou

Prognóza je v našom systému poňatá ako akýsi prvotný plánovací mechanizmus, ktorý účtovná jednotka zostavuje napr. ešte pred ukončením predchádzajúceho účtovného obdobia. Je to akýsi odborný odhad výnosov a nákladov v období budúcom.

Plán je potom už upresnený a vedením schválený plánovací mechanizmus, kde už môžu byť zahrnuté čerstvejšie informácie ohľadom trhu, stavu finančných prostriedkov a zásob podľa fyzickej inventúry, stav technického vybavenia jednotky (opravy, nutnosť investícií do obnovy strojového parku firmy apod.) či zmena v personálnom obsadení účtovnej jednotky. Tieto informácie v dobe zostavovania Prognózy jednotka ešte nemala k dispozícii, a preto v prognóze nie sú obsiahnuté, alebo sú tu spravidla veľmi nepresne odhadnuté.

Pokiaľ účtovná jednotka nechce využívať PROGNÓZY, môže pracovať len s jednostupňovým plánovacím procesom a bude teda využívať len PLÁNY.

Užívateľ má už preddefinované niektoré dokladové rady. Samozrejmosťou je, že si užívateľ môže tieto prednastavené dokladové rady upraviť alebo ich nadefinovať viac podľa individuálnej potreby.

Definícia dokladových rád sa robí "Účtovníctvo - Nastavenie, osnova, denníky - Dokladové rady".

PLÁNY A PROGNÓZY - Zápis do denníku

Zápisy do denníku u rady PLÁNOV A PROGNÓZ môže prebiehať ručne, kopírovaním plánov a prognóz z predchádzajúcich účtovných období alebo importom z excelovských tabuliek.

Ručné zadávanie jednotlivých údajov PLÁNOV A PROGNÓZ

Zápis sa vykonáva rovnako ako zápisy do denníku v iných radách, napr. v interných dokladoch. Podstatný rozdiel je v tom, že u radov plánov a prognóz nie je potrebné zadávať protiúčet plánovaných obratov.

Pozor!

Všetky zápisy do radov plánov a prognóz sa neobjavia v účtovníctve účtovnej jednotky, teda ani v denníku, hlavnej knihe ani v iných "oficiálnych" účtovných knihách. Majú vyčlenené svoje účtovné knihy plánov a prognóz, ktoré stoja samostatne mimo riadne účtovníctvo danej účtovnej jednotky.

Pri zápise sa pre lepšiu neskoršiu orientáciu odporúča do popisu zadať zápis, ktorý určí obdobie, za ktoré je plánované (napr. január 2016, I.kvartál 2016 apod).

Dátum pri zápise odporúčame zadať tak, aby bol pre jednotlivé zápisy daného časového intervalu rovnaký, tzn. pre plánovanie januárových nákladov a výnosov použijeme u všetkých zápisov jednotný dátum 1.1.2016 u všetkých zápisov (alebo 31.1.).

Kopírovanie údajov PLÁNOV A PROGNÓZ z minulých účtovných období

Kopírovanie prebieha pomocou tlačidla "Kopírovať/importovať", ktoré je umiestnené v spodnej časti obrazovky dokladovej rady Plánov a prognóz (viď obrázok).

Vyberieme prvú voľbu a zvolíme obdobie, z ktorého chceme plán kopírovať. Potom ešte môžete pomocou zaškrtávacej (hviezdičkovej) metódy vyselektovať položky, ktoré chcete skopírovať a ktoré naopak nie a potvrdiť tlačidlom "OK".

Import dát z excelovskej tabuľky do rady Plánov a Prognóz

Kopírovanie prebieha pomocou tlačidla "Kopírovať / importovať", ktoré je umiestnené v spodnej časti obrazovky dokladovej rady Plánov a prognóz, rovnako ako u predchádzajúceho prípadu. Tu však vyberieme druhú voľbu.

V otvorenom okne pre import pomocou tlačidla "Vybrať" nalistujeme súbor s uloženou excelovskou tabuľkou, ktorú sme si pre import pripravili.

Potom v spodnej časti okna (v nažlto zafarbených riadkoch) pridelíme daným políčkam jednotlivé stĺpce tabuľky, v ktorých sú správne pripravené hodnoty. (Numerické do numerických údajov a textové do popisných údajov).

Potom potvrdíme heslom "Import". (viď obrázok).

Ako si pripravíme dáta (tabuľku) pre Import

Tabuľku si najlepšie pripravíme tak, že si vyexportujeme v Controllingu napr. výsledovku po mesiacoch a následne si v nich upravíme dáta plánu jednotlivých mesiacoch a účtov pre import. Najlepšie je dáta rozdeliť na dve polovice popr. tabuľky. Prvá polovica sú nákladové účty triedy 5, ktoré naimportujeme do stĺpca MD a výnosové účty triedy 6 potom do stĺpca Dal. Na obrázku viď vyššie je nastavenie riadkov pre import nákladov a tabuľka, z ktorej sa hodnoty budú importovať.

Ak chcete mať všetko v jednej tabuľke, potom je riešenie nasledovné. Všetky čiastky a účty naimportujte do druhej varianty s riadkom Dal, avšak nákladové čiastky musia byť v tabuľke s mínusovými hodnotami. Alebo naopak, všetky hodnoty ako vzorová varianta (do riadku MD) viď vyššie, avšak pre výnosové účty by čiastky mali zápornú hodnotu.

Porovnávanie PLÁNOV a PROGNÓZ v Controllingu

Výsledné skutočné hodnoty a hodnoty plánované v module Plánov a Prognóz porovnáte najlepšie v Controllingu pomocou zostavy "Porovnanie s plánom a prognózou".

Porovnávať môžete vybraný mesiac, alebo výsledky nárastom, napr. za obdobie 1.1. - 30.4., teda hospodárenie za prvé štyri mesiace účtovného obdobia.

Porovnávanie Plánov a Prognóz v Zákazkách

Pokiaľ sme plánovali detailne aj na zákazky, potom môžeme plány jednotlivých zákaziek porovnávať so skutočnosťou priamo na zákazke v záložke "Prehľady" v tabuľke, ktoré sa skrýva pod tlačidlom "Finančný plán vrátane vyhodnotenia".

Je tu však nutné, aby sme si v tejto tabuľke nastavili voľbu zdroja plánu na postrednú hodnotu "Z plánov z deníka".

Prehľady

Hlavnú knihu, súvahu, výkaz zisku a strát, obratovú súvahu a prehľady z modulu Controlling ide zobraziť zo zdrojových dát v pláne. Zdrojové dáta ide na dáta z plánu prepnúť vždy pri voľbe obdobia pred spustením prehľadu.

Obsah stránky

6 Plány & prognózy