PREMIER system umožňuje užívateľovi vytvárať viac dokladových radov pre prijaté faktúry (napr. tuzemské, zahraničné). Pri vstupe do príslušnej dokladovej rady prijatých faktúr sa užívateľovi ponúkajú len faktúry príslušného dokladového radu. Pokiaľ je nutné zobrazenie všetkých faktúr v jednom z dokladových radov prijatých faktúr, musí sa v "Správca -Predvoľby obmedzujúce -Dodávatelia" povoliť zobrazenie všetkých dokladových radov v module "Prijaté faktúry".
V definícii dokladových radov prijatých a vystavených faktúr možno nastaviť pevné číslo symbolizujúce číselný rad dokladov - Štrukturálne číslovanie faktúr. Každý dokladový rad možno rozlíšiť tzv. pevným číslom, pričom vzostupné číslovanie bude vykonávané pre každú číselnú radu samostatne. Napr. faktúry za služby budú mať samostatnú dokladovú radu PFS. V nastavení dokladových radov sa určí pevné číslo (a) ".....1....." aj pozícia, ktorú je potom možné kombinovať napr. s rokom. Ďalší rad faktúr, napr. za prenájom označíme ako PFP s pevným číslom ".......6....". Automatické číslovanie potom bude vyzerať nasledovne: PFS 200810001 ad., u PFP 2860001 alebo PFS 60001 atď. Prvé dve predčíslia symbolizujúce rok je nutné zapísať na prvej faktúre v rámci účtovného obdobia do pola čísla faktúry vedľa dokladovej skratky "natvrdo", tzn. vnútiť systému 1. číslo v účtovnom období.
Pozor!
V nastavení každého dokladového radu je možnosť priradenia príslušného saldokontného účtu (321...). Tento účet sa bude automaticky vypĺňať na každú prijatú faktúru vytvorenú v príslušnom dokladovom rade v prípade, že bude v "Správca-Predvoľby - Globálne-Účtovníctvo" zaškrtnutá voľba "Odberateľský/Dodávateľský účet nastavený v dokladových radách má najvyššiu prioritu".
Hromadné vystavovanie faktúr
Faktúry možno vystavovať tiež prostredníctvom modulu "Šablóny". Tento modul umožňuje hromadné vystavovanie faktúr podľa preddefinovaných šablón, ktoré automaticky menia variabilné symboly pri každom vytvorení nových faktúr. Toto možno využiť napr. u firiem, ktoré účtujú pravidelne rovnaké nájomné, či naopak u záväzkov (prijatých faktúr) umožňuje vytvárať interné faktúry podľa zmlúv apod. ďalej viď "Šablóny".
Navrhovanie faktúr do príkazu k úhrade
Pre navrhovanie prijatých faktúr do príkazu na úhradu musí byť na faktúre zaškrtnuté pole Auditované. Bez tohto zaškrtnutia budú faktúry zaúčtované, ale k platbe sa do príkazu na úhradu sa ponúkať nebudú. Automatické zašktnutie tohoto poľa sa povoluje v "Správca - Predvoľby Globálne - Dodávatelia" voľbou Automaticky auditovať PF (uvolniť k platbe).
Účtovanie prijatých faktúr
PREMIER systém umožňuje vytvorené prijaté faktúry ihneď zaúčtovať, tzn. automaticky preniesť do účtovného denníku, resp. dokladového radu. Podmienkou automatizovaného zaúčtovania faktúry je zadanie príslušného účtu (predkontácie) u každej položky faktúry na strane MD, ale tiež na strane Dal (záv.účet). Takto vytvorená faktúra automaticky vstúpi do denníku a je zaúčtovaná. Pokiaľ sa účtovný predpis nezadá, program pri ukladaní hlási, že táto faktúra nebude zaúčtovaná, ale iba evidovaná. Táto faktúra potom zostáva len v operatívnej evidencii bez toho, aby bola prenesená do denníku, tzn., že objem záväzkov je o čiastku tejto faktúry vyšší než zostatok na príslušnom saldokontom účte 321...v účtovníctve. Tieto rozdiely môžu vzniknúť z viacerých dôvodov, preto pre sledovanie týchto rozdielov slúži funkcia "Kontrola konzistencie", ktorá užívateľovi ponúkne všetky nezrovnalosti v saldokonte faktúr (teda aj kontinuitu). Táto funkcia sa nachádza v záložke "Účtovníctvo-Daňová kancelária-DPH- kontrola konzistencie VF, PF" alebo v "Účtovníctvo-Denník- horné menu Denník-Kontrola konzistencie VF, PF".
Nezaúčtované faktúry možno neskôr zmeniť klávesou F4/tlačidlo "Zmeniť" a zaúčtovať tým spôsobom, že k nim bude dodatočne doplnená predkontácia napr. hlavným účtovníkom.
Pre navrhovanie prijatých faktúr do príkazu k úhrade musí byť na faktúre zaškrtnuté pole Auditované. Bez tohoto zaškrtnutia budú faktúry zaúčtované, ale k platbe sa do príkazu k úhrade ponúkať nebudú. Automatické zaškrtnutie tohoto pola sa povoľuje v Správca-Predvoľby Globálne - Dodávatelia voľbou Automaticky auditovať PF (uvoľniť k platbe).
Nahrávanie prijatých faktúr
Nahrávanie, úpravy a mazanie prebieha pomocou klasických tlačidiel ako v iných moduloch PREMIER systému - Nová, Kópia, Zmeniť, Vymazať, ktoré sa nachádzajú vľavo dolu.
Dodávateľ - sa volí pomocou skratky. Ak nemáme dodávateľa v adresári partnerov, môže ho užívateľ pridať aj takto priamo cez faktúru.
IČ DPH overiť - táto funkcia je prepojená s daňovou správou a slúži na priame zistenie, či je daná firma plátcom DPH alebo nie.
Č.PF dodávateľa - vyplňuje sa iba vtedy, keď sa líši od variabilného symbolu na faktúre.
Zákazka, stredisko - číselník zákaziek a stredísk sa vyvolá stlačením "*" kde sa potom vyberá konkrétna zákazka/stredisko.
Dodací list - užívateľ do tejto kolónky uvedie číslo dodacieho listu, vyplnenie však nie je povinné.
Forma úhrady - po stlačení otáznika sa otvorí ponuka - z ktorej je možné si vybrať - prevodný príkaz, hotovosť, inkaso, zápočet).
Auditované - toto políčko sa odporúča mať zaškrtnuté, aby sa faktúry ponúkali aj do príkazu na úhradu. Možno nastaviť aj v "Správca - Predvoľby globálne - Dodávatelia".
Popis, prílohy, poznámka - dajú sa ľubovolne vypĺňať podľa potrieb užívateľov. Všetky tri polia majú možnosť vyplniť si číselník, z ktorého sa potom už bude len jednoducho vyberať, aby sa nemuseli texty, ktoré sa opakujú stále vypisovať.
Číselníky vypisujeme priamo vo faktúre, alebo tam kde potrebujeme alebo sa dajú naplniť cez "Správca - Ostatné číselníky - Konkrétny číselník".
Popis pri prijatých faktúr sa potom ťahá do rôznych prehľadov, kde potom ľahko vidíme čoho sa ktorá faktúra týka. Väčšinou to býva stručný popis - čo je obsahom faktúry.
Prijaté dobropisy - č.pôvodného dokladu
Ak užívateľ nahráva prijatý dobropis, je nutné aby vošiel do položiek faktúry, a tam po rozkliknutí vpravo hore vpísal "č.pôvodného dokladu (u dobropisov)" - znamená to, že sa tam napíše číslo pôvodnej faktúry alebo dokladu, ku ktorému obchodný partner vystavil dobropis. Taktiež v položkách faktúry dobropisu musí byť uvedený správny kód DPH, a to 23 - pre dobropis z EÚ, alebo 04 - dobropis z tuzemska.
Číslo pôvodného dokladu sa vypĺňa najmä kvôli kontrolnému výkazu.
Tlač
S vytvorením každej prijatej faktúry sa na pozadí automaticky vytvára likvidačný list k prijatej faktúre. Tento formulár poskytuje všetky informácie k prijatej faktúre vrátane jej predkontácie (pokiaľ zaškrtneme voľbu "Tlačiť s účtovným predpisom"). Ďalej poskytuje užívateľovi možnosť zapísať ručne ďalšie informácie, viažuce sa k prijatej faktúre (napr. o dodanom množstve, či dodávka zodpovedá objednávke apod.). Likvidačný list sa po zápise faktúry vytlačí a pripojí k faktúre.
Tlačovú zostavu likvidačného listu možno užívateľsky upraviť v "Správca - Predvoľby globálne - Tlačové zostavy". V ponuke "Tlačová zostava likvidačného listu" možno okrem štandardného formátu ďalej upraviť dva užívateľské formuláre pre likvidačný list. Tento formát sa jednoducho zvolí pri tlači likvidačného listu v ponuke "Zostava".
Tlačiť možno tiež zoznam zaúčtovaných (s účtovacím predpisom) alebo nezaúčtovaných faktúr pre zvolené obdobie alebo rozsah od...do čísla faktúry.
