Program PREMIER systém umožňuje užívateľovi vytvárať viac dokladových rád pre vydané faktúry (napr. tuzemské, zahraničné). Pri vstupe do príslušnej dokladovej rady vydaných faktúr sa užívateľovi ponúkajú len faktúry príslušnej dokladovej rady. Ak je potrebné zobraziť všetky faktúry zo všetkých dokladových rád vydaných faktúr, je nutné túto funkciu povoliť v "Správca - Predvoľby-Obmedzujúce - Odberatelia" zaškrtnutím okienka "Zobrazovať všetky dokladové rady naraz v module "Vydané faktúry/Zálohové listy".
Pri definovaní dokladových rád prijatých a vydaných faktúr možno nastaviť pevné číslo symbolizujúce číselnú radu dokladov - štrukturálne číslovanie faktúr. Každú dokladovú radu možno rozlíšiť tzv. pevným číslom, pričom vzostupné číslovanie bude uskutočňované pre každú číselnú radu samostatne.
Napr. zahraničné faktúry budú mať samostatnú dokladovú radu VFZ. V nastavení dokladových rád sa určí pevné číslo (a) "...1102....." i pozícia, ktorú je možno kombinovať napr. s rokom. Ďalšiu radu faktúr napr. vystavené faktúry za predaj tovaru označíme VFP s pevnými číslami "...1209.....". Automatické číslovanie potom bude vyzerať nasledovne: VFZ 203110200001, VFP 204120900001 atď. Prvé predčíslia symbolizujúce rok je nutné zapísať pri čísle prvej faktúry v rámci účtovného obdobia "natvrdo", tzn. vnútiť systému 1. číslo v účtovnom období.
POZOR! V nastavení každej dokladovej rady je možnosť priradenia príslušného saldokontného účtu (311...). Tento účet sa bude automaticky vypĺňať na každú vydanú faktúru vytvorenú v príslušnej dokladovej rade a má prednosť pred účtom nastaveným v "Správca- Predvoľby- Globálne-Účtovníctvo", avšak musí v týchto predvoľbách byť zaškrtnutá voľba "Odberateľský/Dodávateľský účet nastavený v dokladových radách má najvyššiu prioritu".
Hromadné vystavovanie faktúr
Faktúry možno vystavovať tiež prostredníctvom modulu "Šablóny". Tento modul umožňuje hromadné vystavovanie faktúr podľa preddefinovaných šablón, ktoré automaticky menia variabilné symboly pri každom vytvorení nových faktúr. Toto možno využiť napr. u firiem, ktoré účtujú pravidelne rovnaké nájomné, či naopak u záväzkov (prijatých faktúr) umožňuje vytvárať interné faktúry podľa zmlúv apod.
Než sa začnú vydávať daňové doklady
Pomocou ponuky v module "Správca - Predvoľby-Globálne/Užívateľské" nastavuje užívateľ nižšie uvedené hodnoty a parametre pre prácu v module "Vydané faktúry". V záložke "Odberatelia" sa definujú údaje spojené priamo s fakturáciou (Splatnosť, Zaokrúhľovanie, Úrok z omeškania). Toto nastavenie je spoločné pre všetkých odberateľov, pokiaľ nemá odberateľ priamo v karte zadané iné (viď. Adresár partnerov).
Predvyplnenie vydanej faktúry - ponuka umožňuje predvyplniť štandardné textové pole faktúry (Hlavička, Päta, Spôsob dopravy, Doklad vystavil). Úvodný text je možné definovať v dĺžke až 480 znakov. Pokiaľ je založených viacero bankových účtov, zápisom do dokladovej skratky (viď. Dokladové rady) sa do faktúry bude automaticky ponúkať účet (väčšiu prioritu má účet nastavený pri jednotlivých radách vydaných faktúr a najvyššiu potom nastavený účet v karte partnera v adresári partnerov), ktorého skratka je v tomto nastavení vyplnená. Všetky tieto údaje sa automaticky preberú do faktúry pri jej vytvorení, samozrejme s možnosťou zmien pri tvorbe dokladu.
Logo na faktúre - do vydaných faktúr možno umiestniť logo do záhlavia faktúry, pätu i firemnú pečiatku (s podpisom) vo formáte *.bmp, *.wmf, *.cdr, *.pcx. Pomocou štandardnej kombinácie kláves pre kopírovanie vo Windows "Ctrl+C" (kopírovanie) a "Ctrl+V" (vloženie) možno preniesť obrázok či logo z inej aplikácie Windows. Najskôr je nutné kliknúť myšou na uvedené miesto a potom vložiť obrázok. Exportovať (do pdf, doc alebo html) možno len vektorové obrázky (typ .wmf a .cdr).
Zľavy - v module "Vydané faktúry" má užívateľ možnosť poskytovania zliav odberateľom. V tejto ponuke možno predvoliť spôsob účtovania a výšku zľavy (%), samozrejme s možnosťou aktuálnej zmeny na faktúre.
Spôsob automatického účtovania zliav možno nastaviť tromi spôsobmi:
1. Program navrhne účtovný predpis zľavy podľa najväčších položiek faktúry, tzn. že prevezme ich účtovný predpis.
2. Program navrhne účtovný predpis podľa prvej položky
3. Užívateľ si pre zľavu nastaví svoj individuálny účtovný predpis.
Zľava sa tvorí v editačnom okne tvorby položky kombináciou tlačidiel "Ctrl+S".
Účtovanie vydaných faktúr
PREMIER system umožňuje vytvorené vydané faktúry ihneď zaúčtovať, tzn. automaticky preniesť do účtovného denníka, resp. dokladovej rady. Podmienkou automatizovaného zaúčtovania faktúry je zadanie príslušného účtu (predkontácia) u každej položky faktúry na strane DAL, ale tiež je nutné mať vyplnený účet na strane MD (pohľ.účet). Takto vytvorená faktúra automaticky vstúpi do denníka a je zaúčtovaná.
Pokiaľ sa čo len u jednej položky nezadá účtovný predpis, program pri ukladaní hlási, že táto faktúra nebude zaúčtovaná, ale len evidovaná. Táto faktúra potom zostáva len v operatívnej evidencii, bez toho, aby bola prenesená do denníku, tzv. že objem pohľadávok (v knihe pohľadávok) je o čiastku tejto faktúry vyšší než zostatok na príslušnom saldokontnom účte 311... v účtovníctve. Tieto rozdiely môžu vzniknúť z viacero dôvodov, preto pre sledovanie týchto rozdielov slúži fukncia "Kontrola konzistencie", ktorá užívateľovi ponúkne všetky nezrovnalosti v saldokonte faktúr (teda aj kontinuitu). Táto funkcia sa nachádza v záložke "Daňová kancelária - DPH-kontrola konzistencia VF, PF", alebo v Účtovníctvo - Denník - horné menu Denník-kontrola konzistencie VF, PF".
Nezaúčtované faktúry možno neskôr zmeniť (F4) a zaúčtovať tým spôsobom, že im bude dodatočne doplnená predkontácia napr. hlavným účtovníkom.
Informačné okná - vedľa Vydaných faktúr
Pri vytváraní všetkých prvotných dokladov (faktúra, objednávka, výdajka) sa užívateľovi ponúka informačné okno s detailnými informáciami o odberateľovi/dodávateľovi a zákazke. Typ údajov si môže každý užívateľ voliť sám v module "Správca Predvoľby Globálne/užívateľské - Odberatelia/Dodávatelia/Zákazky. Užívateľ tak má k dispozícii komfortný a prehľadný prístup k podrobným informáciám pri pohľade na jednu obrazovku bez nutnosti klikania.
- Položky je možné zobraziť v spôsobe zobrazenia zoznam, pomocou voľby "Položky v zozname". Tu sa zvolí, či chce zobraziť rozpísané položky dokladu vrátane zaúčtovania, informácií, koľko ostáva k úhrade v čiastkach bez DPH a rovnako zobraziť väzby k faktúre. Všetko možno kombinovať. Takto získava užívateľ dokonalý prehľad v sústave faktúr o všetkých položkách, ktoré sú vo faktúre. Systém sa pri tlači automaticky prispôsobí počtu položiek na faktúre. Všetky položky faktúry sú zobrazené v rozšírenom poli, ktoré možno výškovo nastaviť a v jednotlivých poliach listovať kurzorom.
Výber dokladovej rady "Vydaných faktúr"
Vstupom do modulu sa objaví výber z dokladových rád vydaných faktúr (v prípade, že je definovaných viac ako jedna dokladová rada). Zvolením danej rady vydaných faktúr sa bude pri vytváraní novej faktúry automatizovane ponúkať číselná rada variabilného symbolu podľa štrukturálneho nastavenia v module "Účtovníctvo- Nastavenie-osnova, denníky- Dokladové rady".
Súčasne s výberom dokladovej rady faktúr možno zvoliť spôsob zobrazovania faktúr. Voľbou "Doklad" sa zobrazí posledná faktúra v rade, voľbou "Zoznam" sa zobrazí zoznam faktúr s kurzorom na poslednú faktúru v rade. Spôsob zobrazenia možno prednastaviť pre každého užívateľa zvlášť v "Správca-Predvoľby - Užívateľské- Pracovná plocha,uľahčenie, vzdialené pripojenie". V tomto nastavovaní možno tiež predvoliť U výberu obdobia ponúkať voľbu: <všetky roky>. Cez túto voľbu budete samozrejme ďalej vytvárať faktúry do účtovného obdobia podľa Predvolieb Užívateľských ale súčasne si môžete prehliadať/tlačiť faktúry z iných rokov. Bez nastavenia tejto voľby, tj. u výberu obdobia sa nebude ponúkať voľba: <všetky roky>, potom budete môcť pracovať len s rokom nastaveným v Predvoľbách Užívateľských. Toto je podmienené tým, že nebude zaškrtnutá voľba "Zobrazovať všetky dokladové rady naraz v module Vydané faktúry/Záloh.listy" v "Správca-Predvoľby - Obmedzujúce -Odberatelia".
Pokiaľ má užívateľ definovaných viac ako jednu dokladovú radu, bude sa mu automaticky zobrazovať len jedna dokladová rada, teda predovšetkým pri zobrazení zoznamu faktúr. Pokiaľ bude potreba zobrazovať viac dokladových rád, je nutné túto voľbu povoliť v "Správca- Predvoľby obmedzujúce - Zobrazovať všetky dokladové rady naraz".
Postup pri vytváraní "Vydaných faktúr"
Pridaním novej faktúry (F3) sa ponúkajú tieto varianty pre vytvorenie novej faktúry:
1. RUČNE
1.krok: Stisk klávesy "Nová" (F3)
2.krok: Výber bankového účtu (kliknutím na ikonu otáznika), na ktorý má byť faktúra uhradená, pokiaľ užívateľ vedie viac ako jeden bankový účet. Automatické dosadenie príslušného bankového účtu sa nastaví v "Predvoľby- Globálne/Užívateľské-Odberatelia/Prevyplnenie faktúry a ..." alebo v "Účtovníctvo- Nastavenie,osnova, denníky - Dokladové rady" vo voľbe "predvolený bankový účet pre fakturáciu a príkazy na úhradu" (táto voľba sa týka každého užívateľa zvlášť).
3.krok: Zmena DIČ. Pokiaľ je účtovná jednotka plátcom DPH v iných štátoch EÚ, nastaví si tieto DIČ v "Správca - Predvoľby Globálne - Pridelenie DIČ v iných krajinách EÚ" alebo ho možno pridať do zoznamu DIČ z iných krajín EÚ priamo vo faktúre. Výberom iného DIČ sa v tlači faktúry rekapitulácia DPH zobrazí v mene zadanej vo faktúre.
4.krok: Výber odberateľa sa urobí zadaním akéhokoľvek znaku zo skratky, názvu alebo zákazníckeho kódu požadovaného partnera do poľa skratka, a program fulltextovo vyhľadá (podľa výskytu týchto znakov v zozname) príslušného partnera. Pokiaľ ide o nového odberateľa, je možné ho pridať do databázy kliknutím na ikonu otáznika, kde sa ponúkne funkcia vytvorenia nového partnera, prípadne je možné údaje už vytvoreného klienta zmeniť.
