PREMIER system umožňuje užívateľovi vytvárať viac dokladových radov pre prijaté faktúry (napr. tuzemské, zahraničné). Pri vstupe do príslušnej dokladovej rady prijatých faktúr sa užívateľovi ponúkajú len faktúry príslušného dokladového radu. Pokiaľ je nutné zobrazenie všetkých faktúr v jednom z dokladových radov prijatých faktúr, musí sa v "Správca -Predvoľby obmedzujúce -Dodávatelia" povoliť zobrazenie všetkých dokladových radov v module "Prijaté faktúry".
V definícii dokladových radov prijatých a vystavených faktúr možno nastaviť pevné číslo symbolizujúce číselný rad dokladov - Štrukturálne číslovanie faktúr. Každý dokladový rad možno rozlíšiť tzv. pevným číslom, pričom vzostupné číslovanie bude vykonávané pre každú číselnú radu samostatne. Napr. faktúry za služby budú mať samostatnú dokladovú radu PFS. V nastavení dokladových radov sa určí pevné číslo (a) ".....1....." aj pozícia, ktorú je potom možné kombinovať napr. s rokom. Ďalší rad faktúr, napr. za prenájom označíme ako PFP s pevným číslom ".......6....". Automatické číslovanie potom bude vyzerať nasledovne: PFS 200810001 ad., u PFP 2860001 alebo PFS 60001 atď. Prvé dve predčíslia symbolizujúce rok je nutné zapísať na prvej faktúre v rámci účtovného obdobia do pola čísla faktúry vedľa dokladovej skratky "natvrdo", tzn. vnútiť systému 1. číslo v účtovnom období.
Pozor!
V nastavení každého dokladového radu je možnosť priradenia príslušného saldokontného účtu (321...). Tento účet sa bude automaticky vypĺňať na každú prijatú faktúru vytvorenú v príslušnom dokladovom rade v prípade, že bude v "Správca-Predvoľby - Globálne-Účtovníctvo" zaškrtnutá voľba "Odberateľský/Dodávateľský účet nastavený v dokladových radách má najvyššiu prioritu".
Hromadné vystavovanie faktúr
Faktúry možno vystavovať tiež prostredníctvom modulu "Šablóny". Tento modul umožňuje hromadné vystavovanie faktúr podľa preddefinovaných šablón, ktoré automaticky menia variabilné symboly pri každom vytvorení nových faktúr. Toto možno využiť napr. u firiem, ktoré účtujú pravidelne rovnaké nájomné, či naopak u záväzkov (prijatých faktúr) umožňuje vytvárať interné faktúry podľa zmlúv apod. ďalej viď "Šablóny".
Navrhovanie faktúr do príkazu k úhrade
Pre navrhovanie prijatých faktúr do príkazu na úhradu musí byť na faktúre zaškrtnuté pole Auditované. Bez tohto zaškrtnutia budú faktúry zaúčtované, ale k platbe sa do príkazu na úhradu sa ponúkať nebudú. Automatické zašktnutie tohoto poľa sa povoluje v "Správca - Predvoľby Globálne - Dodávatelia" voľbou Automaticky auditovať PF (uvolniť k platbe).
Prijaté dobropisy - č.pôvodného dokladu
Ak užívateľ nahráva prijatý dobropis, je nutné aby vošiel do položiek faktúry, a tam po rozkliknutí vpravo hore vpísal "č.pôvodného dokladu (u dobropisov)" - znamená to, že sa tam napíše číslo pôvodnej faktúry alebo dokladu, ku ktorému obchodný partner vystavil dobropis. Taktiež v položkách faktúry dobropisu musí byť uvedený správny kód DPH, a to 23 - pre dobropis z EÚ, alebo 04 - dobropis z tuzemska.
Číslo pôvodného dokladu sa vypĺňa najmä kvôli kontrolnému výkazu.
Tlač
S vytvorením každej prijatej faktúry sa na pozadí automaticky vytvára likvidačný list k prijatej faktúre. Tento formulár poskytuje všetky informácie k prijatej faktúre vrátane jej predkontácie (pokiaľ zaškrtneme voľbu "Tlačiť s účtovným predpisom"). Ďalej poskytuje užívateľovi možnosť zapísať ručne ďalšie informácie, viažuce sa k prijatej faktúre (napr. o dodanom množstve, či dodávka zodpovedá objednávke apod.). Likvidačný list sa po zápise faktúry vytlačí a pripojí k faktúre.
Tlačovú zostavu likvidačného listu možno užívateľsky upraviť v "Správca - Predvoľby globálne - Tlačové zostavy". V ponuke "Tlačová zostava likvidačného listu" možno okrem štandardného formátu ďalej upraviť dva užívateľské formuláre pre likvidačný list. Tento formát sa jednoducho zvolí pri tlači likvidačného listu v ponuke "Zostava".
Tlačiť možno tiež zoznam zaúčtovaných (s účtovacím predpisom) alebo nezaúčtovaných faktúr pre zvolené obdobie alebo rozsah od...do čísla faktúry.
