5.krok: Vyplnenie ďalších údajov hornej časti faktúry. Výber strediska a zákazky sa robia (podobne ako u odberateľa) zo zoznamu, zoznam všetkých zákaziek, tj. i ukončených, sa zobrazí po zadaní "*" a stlačením klávesy "Enter". Ďalej môže užívateľ označiť, ku ktorej objednávke či dodaciemu listu sa faktúra viaže (len informatívne).
V poli "Dátum uskutočnenia zdaniteľného plnenia", "Dátum pre priznanie DPH" (využitie napr.u dobropisov, kde dátum pre DPH potvrdzuje odberateľ) a "Dátum vystavenia" sa ponúka aktuálny dátum, ktorý je možné ľubovoľne meniť. Program automaticky stráži rozdiel medzi dátumom vystavenia a dátumom uskutočnenia väčší ako 14 dní.
Výber "Forma úhrady" sa rovnako robí kliknutím myši na ikonu otáznika. Pokiaľ zvolíme úhradu v hotovosti, v momente uloženia faktúry sa program opýta, či má vytvoriť pokladničný doklad. Pokiaľ pokladničný doklad vytvoríme, vytvorí sa tým automaticky aj väzba na tento doklad. Vyplnení ďalších políčok je nepovinné a možno ich vyplniť podľa potrieb užívateľa.
Status faktúry (napr. splátkový kalendár, pohľadávka v konkurze, splatná v tovare, pohľadávka u súdu...). Statusy možno definovať v číselníku. Podľa statusu možno filtrovať všetky prehľady pohľadávok (tlačidlo ďalšie upresnenie). Využitie nad správou pohľadávok je široké, napríklad možno lepšie plánovať cash flow, automaticky navrhovať opravné položky atď.
6.krok: Prepnutie do dolnej časti faktúry (F6).
a) vytvorenie položiek faktúry (F3). V pozícii Text môže byť textové označenie položky. Klávesou (F9) možno aktivovať "Textové vzory", ktoré slúžia k urýchleniu práce (pri prvom vstupe prostredníctvom klávesy <F6> do položiek sa aktivuje okno s textovými vzormi automaticky). V tejto ponuke je možné predom nadefinovať vzory najčastejšie používaných položiek faktúry so všetkými potrebnými údajmi (text, merná jednotka, cena za mernú jednotku, kód DPH, účet pre predkontáciu). Výberom tejto položky sa urýchli práca pri vytváraní faktúry.
b) Ak je účtovná jednotka plátcom DPH, môže zadávať ceny dvomi spôsobmi, a to zadaním ceny do položky "Čiastka bez DPH" alebo do položky "Čiastka s DPH". V obidvoch prípadoch sa DPH automaticky rozpočíta, avšak v prvom prípade klasickým dopočítaním daného % zo základu dane (tzn.zhora), v druhom prípade podľa patričného koeficientu (tzn.zdola). Výber kódu DPH sa robí kliknutím myši na šípku v pravej strane položky "Kód DPH".
c) V položkách je vhodné rovnako zapísať účtovný predpis pre stranu DAL. Výber účtu sa robí buď zadaním aspoň prvého čísla účtu (napr. 6 a Enter - objaví sa zoznam všetkých účtov začínajúcich číslom 6) alebo časti popisu účtu (napr. tržby - zobrazí sa zoznam účtov obsahujúcich slovo tržby). Zadanie účtu je podmienka pre automatizované zaúčtovanie faktúry do denníku. Nie je však povinná, jej nesplnenie môže pri zápise platieb do denníka spomaľovať a komplikovať prácu.
d) Po pridaní položiek faktúry možno v dolnej časti zapísať vyúčtovanie zálohy (s kladným znamienkom a účtovným predpisom), čím sa automaticky spočíta skutočná cena k úhrade. Zálohu možno automatizovanie priradiť klávesou F9/tlačidlom "Preveriť zálohy <F9>".
e) K položkám faktúry možno kombináciou kláves Ctrl + S priradiť zľavu. Pokiaľ sa z niektorej z položiek nemá zľava počítať, zaškrtne sa pri vytváraní tejto položky voľba "Nezahŕňať do výpočtu súhrnnej zľavy".
f) Pokiaľ je faktúra v zahraničnej mene, klikne sa myšou na pole "Faktúra v cudzej mene", a urobí sa výber z kurzového lístka alebo sa napíše aktuálny kurz. Pokiaľ je faktúra v cudzej mene a je určená tuzemskému odberateľovi, na faktúre sa okrem celkovej čiastky v cudzej mene objaví rozpočet DPH v tuzemskej mene.
g) Hlavička, Doplňujúci text, Päta faktúry - užívateľ si tu môže do faktúry ľubovoľne dosadzovať text podľa potreby. K dispozícii je tu možnosť definovania číselníku textu (ikona otázniku) kde má užívateľ možnosť si najčastejšie používané doprovodné texty uložiť do číselníku a pohodlne z neho pri vytváraní vyberať. Doplňujúci text sa automaticky umiestňuje do stredovej časti faktúry - pod poslednú položku a pätu. Nie je tak potrebné robiť náročné úpravy užívateľských formulárov.
7.krok: Prepnutie späť do hornej časti faktúry (F6) a uloženie dokladu (F2).
Položková časť faktúry - drobné rady
- Možnosť nastavenia akýchkoľvek údajov v zozname položiek, tzn. nastavenia užívateľských pohľadov.
- Možnosť presúvania stĺpcov, horizontálny posuv, dynamické farby (nastavené v skladových kartách).
- Možnosť ľubovoľne meniť poradie riadkov jednotlivých položiek dokladov pomocou zelených šípiek hore a dole pod stĺpcom
- Možnosť súčasného sledovania hlavičky a položiek dokladu bez nutnosti klikania na klávesu F6, tzv. ukotvenie položiek (prístupné pri rozlíšení 1024x768 a vyššom; aktivuje sa kliknutím na "pripináčik").
- Rýchle zobrazovanie detailov bez nutnosti editácie (šípka ">")...
- Na požiadavky užívateľov bolo pridané tlačidlo "Kópia <Shift + F3> (pridať s kópiou) aj do položiek dokladu.
Zúčtovanie zaplatenej zálohy ku konečnej faktúre
Po vytvorení položiek možno klávesou F9/tlačidlom "Preveriť zálohy <F9>" preveriť zálohy v rámci zadaného partnera. Program navrhne všetky zaplatené zálohy v rámci zadaného partnera, pričom pokiaľ je týchto záloh viac, pomocou hviezdičkovej metódy (rovnako ako u príkazov na úhradu) sa vyberú tie, ktoré budú zúčtované na tejto danej konečnej faktúre. Program ponúka ako bežné zálohy, tak zálohy, u ktorých bola odpočítaná DPH (tzv. daňové zálohy), tie však nie sú spočítané do políčka vedľa tlačidla "Preveriť zálohy <F9>", ale do položiek s mínusovou hodnotou základu dane aj čiastky dane (DPH)..
Úhrada faktúry na už existujúcu platbu (skôr vytvorenú)
Pri bežnej práci nastanú prípady, keď sa vytvorí platba/úhrada (banka či pokladňa) skôr ako samotná faktúra. Faktúra sa vytvorí neskôr a otázkou je, ako urobiť spárovanie týchto účtovných prípadov, aby došlo k uhradeniu faktúry a tým pádom k vyrovnaniu na saldokontnom účte.
V tomto prípade je nevyhnutné, aby užívateľ už na účtovnom doklade o platbe/úhrade predvyplnil partnera. Program potom pri vytvorení faktúry (VF, PF) na príslušného partnera automaticky ponúkne ihneď po uložení danej faktúry dotaz o otvorených položkách (tzv. nevypárovaných priamych zápisov v denníku) a ponúkne tvorbu automatického vypárovania (uskutočnenie úhrady) faktúry. Pre toto sledovanie musí byť v "Správca - Predvoľby- Globálne-Odberatelia" zvolené zaškrtnutie "Preverovať nespárované zápisy pri ukladaní faktúry". Všetky tieto rozdiely medzi denníkom a evidenciou faktúr je možné sledovať v module "Daňová kancelária- Priznanie DPH/Kontrola konzistencie VF/PF".
POZOR! Pokiaľ Vám program pri ukladaní faktúry neponúkne otvorené položky, býva to najčastejšie spôsobené tým, že máte vo faktúre zadaný iný saldokontný účet, ako v priamom zápise v denníku.
Zaokrúhľovanie čiastky
U čiastky k zaokrúhleniu možno vo vydaných faktúrach vybrať z dvoch možností. Prvá možnosť je, že sa čiastka priúčtuje k prvej položke na faktúre.
Použitím druhej možnosti sa zaúčtuje ako ďalšia položka s účtom predvoleným v "Správca - Predvoľby globálne - Účtovníctvo - Zaokrúhľovanie". V tomto prípade je potreba zaškrtnúť v "Správca- Predvoľby -Globálne- Dodávatelia" voľbu "Zaokrúhlenú čiastku zaúčtovať ako ďalšiu položku".
Zľavy
Zľava sa zadáva v editačnom okne vytvárania položky faktúry. Kombináciou kláves Ctrl + S sa ponúknu pre vytvorenie zľavy tri voľby:
- Percentuálna zo súčtu všetkých položiek - urobí zľavu pre všetky položky. Rozpočíta tiež DPH podľa sadzieb.
- Percentuálna na základe aktuálnej položky - urobí zľavu na tú položku, na ktorej sa nachádza kurzor.
- Pevná čiastka - užívateľ urobí zľavu na základe ním vypočítanej pevnej čiastky.
Spôsob účtovania zľavy možno predvoliť v "Správca- Predvoľby- Globálne - Odberatelia - Zľavy".
2) VYTVORENIE NA ZÁKLADE VÝDAJKY/DL
Týmto spôsobom sa faktúra vytvorí automatickým dotiahnutím údajov z výdajky do faktúry. Tento spôsob užívateľ použije v prípade, že behom vytvárania výdajky nevyužil voľbu automatizovaného vytvorenia vydanej faktúry k výdajke (viď Doklady vytvorené z výdajky).
Po stlačení klávesy F3 zvolíme ponuku "Na základe výdajky/DL".
Faktúru možno vystaviť takýmto spôsobom aj hromadne - na základe viacerých výdajok/dodacích listov. Potom sa na faktúre pri každej položke zobrazuje číslo dodacieho listu/výdajky.
V ďalšom kroku je nutné zadať odberateľa, na ktorého bola výdajka vytvorená alebo urobiť výber výdajky klávesou F8, čím sa zobrazí kompletný zoznam nevyfakturovaných dodávok (výdajov zo skladu, ktoré neboli vyfakturované). V ďalšom kroku sa upresní výber výdajky či viac výdajok, pokiaľ je u odberateľa vytvorených viacero výdajok. Faktúru je teda možné vystaviť na základe viacerých dodacích listov = výdajok (označenie sa urobí podobne ako u príkazov na úhradu znakom *).
V ďalšej fáze je možné zadať menu, pokiaľ sa doklad vystavuje v cudzej mene, a prípadnú zmenu kódu DPH, čo nájde uplatnenie predovšetkým u exportných firiem, kde je treba automaticky vystavovať faktúry do zahraničia s iným kódom, resp. nulovou sadzbou DPH. Voľbou "OK" program dotiahne údaje z výdajok/výdajky, kde môže užívateľ robiť prípadné zmeny cez klávesu "F4" v jednotlivých položkách (viď tvorba faktúry ručne). Je treba ešte poznamenať, že pokiaľ sa vytvára faktúra na základe viac dodacích listov, program vo faktúre automaticky priradí ku každej položke príslušné číslo dodacieho listu, na základe ktorého bola vytvorená vo faktúre.
3) NA ZÁKLADE ZÁKAZKY
Týmto spôsobom sa ponúknu nevyfakturované práce na zákazke (viď práce na zákazke v module Zákazky).
4) VYTVORENIE NA ZÁKLADE ŠABLÓNY
Tento spôsob vytvorenia faktúry umožňuje hromadné vystavovanie faktúr v spojení s modulom "Šablóny". V prípade vytvorenia jednej faktúry na základe konkrétnej šablóny sa v prvom kroku zadá názov alebo číslo šablóny, ale pokiaľ sa vystavuje hromadne (viac faktúr naraz), je nutné povoliť hromadnú fakturáciu (ponuka v aktuálnom okne) a stlačiť klávesu "Enter".
V prvom prípade sa okamžite ponúkne 2.krok pre zadanie dátumu vystavenia, uskutočnenia a dátumu splatnosti a následne sa vytvorí faktúra, ktorú je možné pred uložením upraviť.
V druhom prípade sa rozbalí ponuka všetkých šablón, z ktorých je možné vybrať konkrétne šablóny (skupinu), pre ktorú budú faktúry vystavované, a to pomocou hviezdičkovej metódy. Potvrdením výberu sa ponúkne okno pre dáta faktúry a potvrdenie "OK" sa vytvorí a uloží skupina faktúr podľa výberu šablón.
K tlači sa potom hneď ponúkne rozsah všetkých faktúr, ktoré boli v danej chvíli na základe šablón vytvorené.
5) VYTVORIŤ OPRAVNÝ DOKLAD (DOBROPIS) NA ZÁKLADE FAKTÚRY
Načítaním príslušnej faktúry možno automaticky vytvoriť dobropis k príslušnej faktúre.
6) NA ZÁKLADE OBJEDNÁVKY SLUŽIEB ALEBO PREDPLATNÉHO
Ide o automatické vytváranie faktúry na základe objednávok služieb. Pre túto možnosť musí byť v dokladovej rade vystavených objednávok zaškrtnutá voľba Objednávka služieb. Po vybraní tohto spôsobu vytvorenia môžete objednávku vyhľadať zadaním partnera alebo kliknutím na Výber z otvorených objednávok a vybrať si požadovanú objednávku.
7) NA ZÁKLADE ZÁLOHOVÉHO LISTU
Ide o prípad, kedy klient zaplatí zálohovú faktúru a užívateľ chce k tejto ZF automaticky vystaviť finálnu faktúru. Program potom sám načíta všetky údaje zo ZF a cez klávesu F9 potom načíta zálohu pre automatické spárovanie. Využíva sa predovšetkým v prípadoch, kedy je zálohová faktúra identická s finálnou faktúrou.
8 ) POSTÚPIŤ POHĽADÁVKU
Program umožňuje automaticky vytvoriť postúpenie pohľadávky.
Postup
- Do poľa "%" nominálna hodnota postúpenia pohľadávky" zadáme percento pohľadávky, ktoré postupujeme na postupníka. Samozrejme možno toto percento upravovať individuálne.
- Pokiaľ sa má na postupníka vytvoriť len jedna nová pohľadávka, zaškrtneme "Postúpiť ako jednu pohľadávku".
- V poli "Dokl.rada pre vyskl.pohľadávok" vyberieme pomocou tlačidla"...." dokladovú radu, do ktorej sa postupované pohľadávky odúčtujú (napr. dokladová rada interných dokladov POH - postúpené pohľadávky), a do poľa "Pohľad.účet" doplníme zúčtovací účet.
- V základnom období volíme obdobie pre výber pohľadávok podľa dátumu vystavenia.
- Odberateľa zadávame v prípade postúpenia pohľadávok len tohoto konkrétneho odberateľa. V prípade postupovania pohľadávok viacero odberateľov Odberateľa nevypĺňame.
- V Postupníkovi zadávame partnera, ktorý naše pohľadávky odkupuje.
- Tlačidlom "Uložiť nastavenie" sa ukladá nasledujúce: % nominálnej hodnoty, dokl.rada pre vyskladnenie, pohľadávkový účet, postupník.
- Tlačidlom "Vytvor postúpenie" sa dostávame k výberu konkrétnych faktúr.
- Tlačidlo "Označiť všetko" a Odznačiť všetko" vyberú/zrušia všetkých partnerov pre postúpenie. Klikaním na šípku u konkrétnych partnerov si vyberieme požadovaných partnerov pre postúpenie. Šípkou pod Výberom sa dostaneme do výberu konkrétnych faktúr s možnosťou zmeny čiastky postúpenia. Tlačidlom OK potvrdíme výber faktúr.
- Už len stačí kliknúť na Postúpiť, zadať dátum účtovania a postúpenie je vytvorené.
Faktúra v cudzej mene
Pokiaľ sa vystavujú faktúry v cudzej mene, je nutné pri zadávaní položiek (F6 položky dokladu) zvoliť myšou voľbu "Faktúra v cudzej mene". Program ponúkne výber z kurzového lístku, kde je možné pridať alebo zmeniť kurz cudzej meny, alebo je možné len zvoliť menu a v ďalšom kroku napísať kurz (v prípade používania aktuálneho kurzu).
Pokiaľ je faktúra vystavená v cudzej mene a je určená tuzemskému odberateľovi, na faktúre sa okrem celkovej čiastky v cudzej mene objaví rozpočet DPH v tuzemskej mene (pokiaľ je užívateľ plátca DPH).
U spôsobov vytvárania faktúry "Na základe výdajky" sa tiež automaticky ponúkne voľba pre určenie kurzu.
! Kurzové zisky aj straty sa účtujú automatizovane na účet zadaný v "Správca-Predvoľby Globálne- Účtovníctvo"!
Pre precenenie stavu pohľadávok v cudzej mene napr. k dátumu 31.12. slúži modul "Precenenie pohľadávok", kde možno urobiť jednoduché hromadné precenenie všetkých pohľadávok, vrátane zaúčtovania následne vzniknutého interného dokladu. Prehľad o stave pohľadávok v cudzej mene možno nájsť v module "Prehľad pohľadávok".
Podpora plátcovstva DPH v iných štátoch EÚ
- možnosť vloženia iného DIČ do faktúry
- Tlač faktúry s rekapituláciou DPH v danej zahraničnej mene
- Výpočet podkladu pre zahraničné priznanie k DPH
- Faktúra môže byť v inej mene než je mena štátu DIČ.
Definícia EÚ DIČ - možno zadať priamo na faktúre, popr. v Predvoľbách - Globálnych. Potrebné kódy DPH vrátane sadzby si užívateľ definuje sám tiež v Predvoľbách - Globálnych. Ak firma používa užívateľskú zostavu faktúry, je nutné si zo štandarného vzoru prekopírovať údaj v poli DIČ a rekapituláciu DPH, ktorá je v mene pôvodu DIČ.
Postup
Varianta A: Fakturuje sa v rovnakej mene, ako je mena danej krajiny (podľa DIČ)
- zvolí sa DIČ pridelené iným štátom
- Vytvorí sa faktúra bežným spôsobom v mene štátu, kde sme plátci DPH. Napr. ak sme plátci DPH v Poľsku, tak je základnou menou PLN.
Varianta B: Fakturuje sa v odlišnej mene než je mena danej krajiny
- Zvolí sa DIČ pridelení iným štátom
- Vytvorí sa faktúra bežným spôsobom v miestnej mene alebo inej cudzej mene.
- Je nutné zadať kurz zeme DIČ k fakturovanej mene
Pokiaľ je zadané iné DIČ ako tuzemské, automaticky je rekapitulácia DPH na faktúre v mene faktúry (napr. namiesto EUR v PLN). Zadaním zahraničného DIČ sa rovnako docieli vytvorenie automatického podkladu pre priznanie k DPH v inej krajine.
Vystavený dobropis - číslo pôvodného dokladu
Pri vystavenom dobropise (oprava vystavenej faktúry) - je nutné zadávať číslo pôvodného dokladu - ku ktorému bol dobropis vystavený. Ten užívatelia môžu nájsť tak, že rozkliknú jednotlivé položky faktúry - a potom v pravom hornom rohu. Tu sa vpíše číslo pôvodného dokladu a tiež je dôležité dať správny kód DPH - napr. 43 - kód pre vystavené dobropisy tuzemské.
Tlač faktúr
Možno tlačiť jednu alebo viac faktúr naraz a to pomocou intervalu od - do č.faktúry alebo ľubovolné čísla faktúr podľa ručného výberu. Tlač má mnoho variant, ktoré sa zaškrtnutím danej voľby nastaví a zvolí, podľa požiadaviek užívateľa.
Musí byť však aj správne zvolený interval dátumov vystavenia. Ak máme navolené čísla faktúr od - do, ktoré chceme tlačiť a napr. dátum vystavenia máme od 1.1. do 1.1. a faktúry tam nespadajú, tak sa nevytlačia.
Po zaškrtnutí voľby "Faktúra bude odoslaná na dodaciu adresu, ak je odlišná od základnej fakturačnej" sa dodacia adresa vytlačí do pola určeného pre okienkovú obálku. Toto zaškrtnutie sa dá prednastaviť v "Predvoľby -Globálne- Odberatelia" voľbou "Automaticky odoslať na odlišnú korešpondenčnú adresu". Podmienkou pre túto tlač je výber inej dodacej adresy než fakturačnej pri tvorbe faktúry.
Pomocník pre tlač faktúr
Tento modul slúži pre zadanie podmienok, za ktorých sa vytlačí požadovaná tlačová zostava faktúry. Podmienok pre tlač môže byť samozrejme viac.
- Názov tlače - tu sa zadá popis tlače
- Časť "AK" - tu sa zadávajú podmienky pre tlač (napr. popis Predaj zo skladu, mena faktúry EUR, konkrétny odberateľ).
- Časť "POTOM" - tu sa zadáva čo sa bude za vyššie uvedených podmienok tlačiť (napr. faktúra v cudzom jazyku alebo iná upravená tlačová zostava, počet kópií).
