Povolení vytěžování účtenek
PREMIER Ai vytěžuje i účtenky. Pakliže chcete vytěžovat účtenky, je nutné tuto funkcionalitu povolit ve "Správci - Předvolbách - Globální - Dodavatelé - Ai - účtenky".
Nastavení
Složka pro import
Pokud budete vytěžovat účtenky, doporučujeme nastavit samostatnou složku pro jejich import. Pro usnadnění je k dispozici tlačítko "Vytvořit \dokument\scXX\imp\UC", kdy program automaticky vytvoří a nastaví složku pro import účtenek v námi doporučeném umístění.
E-mailová schránka
Připravujeme...
U nastavení e-schránky je možné rozlišit jestli slouží pro příjem PF, VF nebo účtenek tudíž je možné mít pro účely třídění dokladu samostatné e-maily.
Úložiště a přejmenování vytěžených účtenek
Úložiště a přejmenování vytěžených a zaúčtovaných dokladů je společné s ostatními doklady a řídí se tedy nastavením "Ve Správci - Předvolby - Globální - Dodavatelé - PREMIER Ai".
Máte-li zapnutou funkci pro automatické třídění dokladů dle let/modulů/dokladových řad, ujistěte se, zda máte toto zapnuto i pro odběratele a tedy vydané faktury.
Další nastavení
Výchozí dokladová řada pro vytěžování účtenek se nastavení ve "Správci - Předvolby - Globální - Dodavatelé - Ai - účtenky".
Identifikace účtenek
Vzhledem k tomu, že účtenky jsou téměř ze 100% skeny, tak systém nepozná po vložení, že se jedná o účtenku.
Že se jedná o účtenku se systém snaží vyhodnotit až po OCR převodu, výsledek vyhodnocení odpovídá kvalitě skenu.
Pokud se vloží sken účtenky do přednastavené složky, tak je program označí jako neidentifikovanou účtenku druh "XU".
Pokud vkládání skenu účtenky provádíte ručně pomocí některé z možností, přepněte se nejdříve do záložky účtenky. Tím systém opět účtenky označí jako "XU".
Pakliže se účtenky dostanou do nesprávní záložky, lze je jednoduše změnou v Ovládacím panelu nebo změnou cílového modulu přesunout do správné záložky.
Pro přesun více účtenek slouží Hromadná akce - Změnit druh, kdy se ze seznamu označí požadované účtenky a přesunou.
Vytěžené údaje a zapsání účtenky
Vzhledem ke kvalitě skenů a variabilitě účtenek nemusí být vytěžování údajů na tak vysoké úrovni jako u jiných typů dokladů.
Povinné údaje
U dokladu do 10 000 Kč je povinným údajem pro vytvoření účtenky pouze datum, částka a zaúčtování.
U dokladu nad 10 000 Kč je povinný i dodavatel a číslo dokladu.
Nástroje pro rychlé a efektivní zapsání účtenky
V případě, že vytěžení nebude kompletní, připravili jsme pro Vás nástroje pro snadné zapsání účtenky.
Pokud si na hlavní obrazovce programu uživatel vyplní účetní datum, tak se aktivuje tlačítko s tímto datem, pomocí něhož je možné na jedno kliknutí vyplnit tímto datem datum uskutečnění.
Pakliže se jedná o doklad hrazený platební kartou, stačí zaškrtnout volbu "Kartou, šekem" a automaticky se přenese celá částka k úhradě do potřebného pole.
V dané jednotce si uživatel pro urychlení vyplnění položek může definovat "Tlačítka rychlých voleb".
U vytěžování účtenek se nepracuje s historií ani šablonami, proto doporučujeme využití tlačítek rychlých voleb.
Tlačítka si uživatel vytvoří v definici textových vzorů, kdy u stávajících textových vzorů nebo u nově založených zatrhne volbu "Tlačítko pro rychlou volbu", vyplní pojmenování tlačítka a zvolí si barvu.
Pokud se nevyplní pojmenování převezeme se text z textového vzoru.
Pomocí tlačítek lze vytvořit i více položek dokladu.
Vytvoření dokladu s editací
Při tvorbě dokladu lze využít i volby "Vytvořit doklad s editací", kdy se přímo přes obrazovku Ai aktivuje volba pro klasické zadání pokladního dokladu a doklad lze zadat standartně jako v pokladně.
