Připravujeme...
| Tip |
|---|
Vzhledem k tomu, že nastavení schvalovacího procesu může být velmi variabilní a závisí na specifických potřebách každé společnosti, doporučujeme si objednat konzultaci, během které probereme detaily a navrhneme optimální variantu pro Vás. Konzultaci si můžete snadno objednat prostřednictvím následujícího kontaktního formuláře. |
Definice schvalovací hierarchie
V modulu faktur - proces schvalování se zahájí až po vytvoření přijaté faktury a probíhá klasickým způsobem.
V modulu PREMIER Ai - tedy ještě před zapsáním a zaúčtováním faktury. U této varianty je nutné nastavit, kdy (ve které fázi schvalovacího procesu) bude možné doklad zapsat a zaúčtovat:
- kdykoliv - tento způsob umožní zapsání a zaúčtování dokladu z PREMIER Ai do přijatých faktur v kterékoliv fázi schvalovacího procesu (před schválením, v průběhu schvalování i po schválení). Pokud schvalovací proces nebude dokončen, bude pokračovat po zapsání a zaúčtování dokladu v přijaté faktuře.
- po schválení min 1. úrovně - u této varianty systém umožní zaúčtovat doklad až po schválení minimálně 1. úrovně. Pokud je schvalování víceúrovňové, doklad z Ai půjde zapsat a zaúčtovat po schválení první úrovně, zbytek schvalovacího procesu může proběhnout až po vytvoření přijaté faktury.
- po celkovém schválení - aby mohl být doklad zapsán a zaúčtován, musí celý schvalovací proces proběhnout v PREMIER Ai. Do té doby systém neumožní doklad zaúčtovatvytvořit.
Schvalování v PREMIER Ai
Schvalovací proces v PREMIER Ai se aktivuje pouze tehdy, pokud je cílová dokladová řada nastavena pro schvalování.(popř. zakázka / středisko) odpovídá podmínce pro schvalování.
| Varování |
|---|
Doklad nepůjde odeslat do schvalování, pokud nebudou vyplněny povinné údaje nebo pokud nebude v pořádku některá z kontrol, např.:
|
Pokud je v definici schvalovací hierarchie nastaveno automatické dokončení, tak pokud uživatel doklad označí jako "Připraveno k přímému zápisu", proběhne automatické dokončení dokladu a doklad bude nachystán k odeslání do schválení. Naopak pokud uživatel dá ručně "Dokončit" automaticky se doklad označí k přímému zápisu.
Schvalovací proces pak probíhá klasickým způsobem.
V průběhu schvalovacího procesu, který probíhá v PREMIER Ai je doklad v Ai uzamčen proti změnám.
Odemknout doklad (tlačítko "Dočasně odemknout") a provádět na něm tak změny může pouze ten uživatel, které který má ve "Správci - Předvolby - Omezující- Dodavatelé" povoleno zasahovat do dokladů ve schvalování a dle nastavení rozsahu (pouze vybrané údaje nebo včetně změny částky).
Schválení dokladu, který ještě není zapsán a zaúčtován, může proběhnout přímo v aplikaci PREMIER Ai nebo přímo z hlavní obrazovky z osobní složky pomocí Hromadného schválení nebo Skok na doklad nebo či Otevřít.
Schvalovateli si tak otevře obrazovka pro prohlížení dokumentu, kde vidí náhled na dokument včetně vyplněních
schvalovaný dokument včetně vyplněných údajů a zde má možnost doklad Schválit nebo Vrátit.
| Informace |
|---|
V této obrazovce může editovat údaje pouze ten, kdo má toto povoleno v omezujících předvolbách. |
Vytvoření a zaúčtování dokladu
Podle nastavení v definici hierarchie schvalování, systém umožní po nebo během schvalování zapsat a zaúčtovat doklad pouze Přímým zápisem (Vytvořit doklad F2) nebo pomocí volby Hromadně zapsat připravené.
| Informace |
|---|
| Vytvoření dokladu s editací není umožněno z důvodu možného provádění změn na již schváleném dokladu. |
| Tip |
|---|
Do vytvořené přijaté faktury se vždy přenáší kompletní schvalovací proces a je možné tedy sledovat celou jeho historii. |
