Faktúry / Pohľadávky

Modul "Vydané faktúry" umožňuje vytváranie odberateľských faktúr. Tento modul je prepojený s ďalšími subsystémami programu PREMIER system. Predovšetkým je prepojený s modulom "Sklad", kde sa na základe výdajok zo skladu automaticky tvoria vydané faktúry.

Rovnako má úzku väzbu s modulom "Účtovníctvo", nakoľko ihneď po vytvorení faktúry dochádza k jej automatickému prenosu (on-line účtovanie) do modulu "Účtovníctvo - Denník" (za určitých podmienok).

Do vydanej faktúry sa premieta celý rad vstupných údajov, ktoré možno nastaviť v module "Správca - Predvoľby-Globálne/Užívateľské - Odberatelia".

Uskutočňovanie zmien v už vytvorených faktúrach

Pri uskutočňovaní zmien sa užívateľ nemusí obávať akéhokoľvek narušenia údajov, program všetko automaticky opraví tam, kde je to nutné. Samozrejme treba dávať pozor, či nie je už odovzdané priznanie k DPH, aby tým pádom nevznikol rozdiel na faktúrach, ktoré spadajú do tohto obdobia.

Pokiaľ užívateľ niektorú faktúru vymaže, zostáva miesto variabilného symbolu zmazanej faktúry prázdne - to je potom možné pri tvorbe novej faktúry ručne obsadiť. Pokiaľ chce užívateľ faktúru stornovať a zároveň chce faktúru zachovať v evidencii, najlepším spôsobom je zmazať položky faktúry a zmeny uložiť alebo tieto položky vynulovať (priradiť im nulovú cenu).

Pokiaľ sa na faktúre uskutočňuje akákoľvek zmena, program preverí všetky pridružené doklady o úhrade (pokladničný doklad, banka, zápočet) k tejto faktúre a ponúkne ich aktualizáciu. Platí to vrátane zmeny saldokontného účtu. Ak je zmazaná faktúra v hotovosti, systém upozorní na nutnosť zmazať doklad o zaplatení ručne a nedovolí faktúru vymazať. V prípade, že je vymazaná väzba na úhradu, pri vykonaní následnej kontroly konzistencie systém upozorní na nesúlad medzi hlavnou knihou a denníkom.

Dokladové rady a ich číslovanie

Program PREMIER systém umožňuje užívateľovi vytvárať viac dokladových rád pre vydané faktúry (napr. tuzemské, zahraničné). Pri vstupe do príslušnej dokladovej rady vydaných faktúr sa užívateľovi ponúkajú len faktúry príslušnej dokladovej rady. Ak je potrebné zobraziť všetky faktúry zo všetkých dokladových rád vydaných faktúr, je nutné túto funkciu povoliť v "Správca - Predvoľby - Obmedzujúce - Odberatelia". Zaškrtnutím okienka "Zobrazovať všetky dokladové rady naraz v module "Vydané faktúry/Zálohové listy".

Image Modified

Pri definovaní dokladových rád prijatých a vydaných faktúr možno nastaviť pevné číslo symbolizujúce číselnú radu dokladov - štrukturálne číslovanie faktúr. Každú dokladovú radu možno rozlíšiť tzv. pevným číslom, pričom vzostupné číslovanie bude uskutočňované pre každú číselnú radu samostatne.

Napr. zahraničné faktúry budú mať samostatnú dokladovú radu VFZ. V nastavení dokladových rád sa určí pevné číslo (a) "...1102....." i pozícia, ktorú je možno kombinovať napr. s rokom. Ďalšiu radu faktúr napr. vystavené faktúry za predaj tovaru označíme VFP s pevnými číslami "...1209.....". Automatické číslovanie potom bude vyzerať nasledovne: VFZ 203110200001, VFP 204120900001 atď. Prvé predčíslia symbolizujúce rok je nutné zapísať pri čísle prvej faktúry v rámci účtovného obdobia "natvrdo", tzn. vnútiť systému 1. číslo v účtovnom období.

Image Modified

Varování

Pozor! V nastavení každej dokladovej rady je možnosť priradenia príslušného saldokontného účtu (311...). Tento účet sa bude automaticky vypĺňať na každú vydanú faktúru vytvorenú v príslušnej dokladovej rade a má prednosť pred účtom nastaveným v "Správca- Predvoľby- Globálne-Účtovníctvo", avšak musí v týchto predvoľbách byť zaškrtnutá voľba "Odberateľský/Dodávateľský účet nastavený v dokladových radách má najvyššiu prioritu".

Hromadné vystavovanie faktúr

---

Faktúry možno vystavovať tiež prostredníctvom modulu "Šablóny". Tento modul umožňuje hromadné vystavovanie faktúr podľa preddefinovaných šablón, ktoré automaticky menia variabilné symboly pri každom vytvorení nových faktúr. Toto možno využiť napr. u firiem, ktoré účtujú pravidelne rovnaké nájomné, či naopak u záväzkov (prijatých faktúr) umožňuje vytvárať interné faktúry podľa zmlúv apod.

Vystavený dobropis - číslo pôvodného dokladu

---

Pri vystavenom dobropise (oprava vystavenej faktúry) - je nutné zadávať číslo pôvodného dokladu - ku ktorému bol dobropis vystavený. Ten užívatelia môžu nájsť tak, že rozkliknú jednotlivé položky faktúry - a potom v pravom hornom rohu. Tu sa vpíše číslo pôvodného dokladu a tiež je dôležité dať správny kód DPH - napr. 43 - kód pre vystavené dobropisy tuzemské.

 

Image Modified

Tlač faktúr

Možno tlačiť jednu alebo viac faktúr naraz a to pomocou intervalu od - do č.faktúry alebo ľubovolné čísla faktúr podľa ručného výberu. Tlač má mnoho variant, ktoré sa zaškrtnutím danej voľby nastaví a zvolí, podľa požiadaviek užívateľa.

Musí byť však aj správne zvolený interval dátumov vystavenia. Ak máme navolené čísla faktúr od - do, ktoré chceme tlačiť a napr. dátum vystavenia máme od 1.1. do 1.1. a faktúry tam nespadajú, tak sa nevytlačia. 

Image Removed

Po zaškrtnutí voľby "Faktúra bude odoslaná na dodaciu adresu, ak je odlišná od základnej fakturačnej" sa dodacia adresa vytlačí do pola určeného pre okienkovú obálku. Toto zaškrtnutie sa dá prednastaviť v "Predvoľby -Globálne- Odberatelia" voľbou "Automaticky odoslať na odlišnú korešpondenčnú adresu". Podmienkou pre túto tlač je výber inej dodacej adresy než fakturačnej pri tvorbe faktúry.

Pomocník pre tlač faktúr

Tento modul slúži pre zadanie podmienok, za ktorých sa vytlačí požadovaná tlačová zostava faktúry. Podmienok pre tlač môže byť samozrejme viac.

1. Názov tlače - tu sa zadá popis tlače
2. Časť "AK" - tu sa zadávajú podmienky pre tlač (napr. popis Predaj zo skladu, mena faktúry EUR, konkrétny odberateľ).
3. Časť "POTOM"  - tu sa zadáva čo sa bude za vyššie uvedených podmienok tlačiť (napr. faktúra v cudzom jazyku alebo iná upravená tlačová zostava, počet kópií). 

Image Removed