Doplnění nastavení v číselníku pracovních pozic
Pro využití managementu aktivit pro sledování pracovnělékařských prohlídek je vhodné doplnit si dodatečně nastavení jednotlivých pracovních pozic, kde si přiřadíte příslušnou kategorii rizika a v rámci této kategorie upřesníte rizikové faktory, které se s výkonem této pracovní pozice vážou - tyto informace již PREMIER následně uvádění v žádankách na pracovnělékařské prohlídky generovaných z managementu aktivit - je popsáno níže.
Způsoby přidělení aktivit zaměstnancům
Přiřazení aktivity jednomu zaměstnanci
Jednomu zaměstnanci můžete přiřadit školení nebo zdravotní prohlídku pomocí ikonky "aktivity" v personalistice
zvolíte novou položku a vyberete ze seznamu přednastavenou aktivitu - v příkladu výše je to pracovnělékařská prohlídka pro danou kategorii, kterou chcete zaměstnanci přiřadit:
a dále doplníte všechny ostatní údaje: 
po uložení bude záznam u tohoto zaměstnance vypadat takto:
Tento způsob pořízení je vhodný např. při nástupu zaměstnance do zaměstnání, kdy mu takto zapíšete všechna školení, která v rámci nástupu absolvoval, včetně lékařské prohlídky atd.
Ukončení sledování prohlídek u 1. kategorie rizika
Pokud již dále nechcete sledovat pracovnělékařské prohlídky u první kategorie rizika, můžete postupovat takto:
V managementu aktivit pak najdete uložené záznamy všech zaměstnanců:
Pomocí třídění pak můžete pracovat pouze např. se zdravotními prohlídkami, kde si je můžete setřídit podle blížícího se konce platnosti a následně s nimi dále pracovat:
Management Aktivit - novinky od roku 2019
Dřívější název Management znalostí byl změněn na Management aktivit. V rámci modernizace této části programu je nyní možné efektivněji pracovat se skupinami zaměstnanců, kteří se hromadně účastní určitých aktivit - školení BOZP a PO, profesní školení, lékařské prohlídky apod.. Rozšířením možností zápisů plánu i realizace jedné aktivity celé skupině zaměstnanců dojde k urychlení práce.
Změnu ocení zejména uživatelé, kteří potřebují sledovat tyto údaje pro větší počet zaměstnanců, kde následně mohou pracovat s různými filtry a takto si dále urychlovat práci. Další novinkou je možnost barevného označení blížícího se konce platnosti dané aktivity, K většímu pohodlí práce přispěje určitě i možnost spravování dob sledování konkrétních aktivit v průběhu trvání pracovního poměru. Při nástupu nového zaměstnance je nově možno již dopředu nastavit všechny aktivity, které u tohoto zaměstnance bude nutno sledovat. Tyto se v Managementu aktivit zobrazí jako neplatné, takže bude nutné je u zaměstnance nově naplánovat nebo zapsat datum realizace.
Pro názornost uvádíme příklady využití nových funkcí v Managementu aktivit.
Ve firmě bude dne 8.12.2018 probíhat školení řidičů, kterého se zúčastní vybraní zaměstnanci. Nastavení plánu školení řidičů skupině zaměstnanců:
Následně je pak u této naplánované společné aktivity možno zapsat její realizaci - přičemž je možné z této realizace vyloučit ty zaměstnance, kteří se jí nezúčastnili:
O realizované aktivitě lze vytisknout kartu - protokol o realizaci:
Nově je přidáno tlačítko "Aktivity", jehož pomocí je možno prověřit u každého zaměstnance, které aktivity má přidělené. Zároveň je zde možno i zjistit, které aktivity (školení, prohlídky) byly u daného zaměstnance realizovány v minulosti a v současné době se již nesledují).
V rámci tohoto přehledu je také možno ukončit sledování jednotlivých aktivit - např. v tomto případě již zaměstnankyně nebude pracovat v nočních směnách, proto již nebude zapotřebí realizovat každoročně lékařskou prohlídku. Při takto zaznamenaném ukončení se již řádek této aktivity (v tomto případě lékařské prohlídky) nebude zobrazovat v seznamu všech aktivit, avšak z hlediska archivace zůstane přístupný.
Při nástupu nového zaměstnance do pracovního poměru je možné přímo v personalistice u tohoto zaměstnance předem nastavit všechny aktivity, které bude potřeba sledovat - ty se v Managementu aktivit zobrazí jako "neplatné", tudíž bude zřejmé, že tuto aktivitu bude pro zaměstnance nutné naplánovat nebo zapsat její realizaci, pokud už nastala.
Příklad: Při zápisu nástupu do pracovního poměru zaměstnance Radka Aktivního pomocí tlačítka Aktivity v personalistice nastavíte všechna školení a prohlídky, které tento zaměstnanec bude muset v souvislosti s nástupem absolvovat a u nichž bude nutno dále sledovat jejich platnost.
Novinkou je také možnost přednastavit si barevné zvýraznění blížícího se konce platnosti aktivity, což bude vhodné zejména u sledování pracovnělékařských prohlídek, na které lze zaměstnance odeslat již 90 dnů před uplynutím doby jejich platnosti.
