Pokud účetní jednotka chce používat plány a prognózy, popř. pouze plány, je velmi pravděpodobné, že bez nadstavby Controlling, by její snaha nepřinesla očekávané výsledky a informace. Proto doporučujeme si v tomto případě nadstavbu Controlling zakoupit. Více o této nástavbě se dozvíte zde.
Zpravidla se plánují náklady a výnosy, avšak je možno v podstatě plánovat i salda rozvahových účtů za jednotlivá plánovaná období.
Účetní jednotka si musí v první řadě určit, jak detailně chce plánování provádět a to jak z hlediska účetnictví, tak časových intervalů. Tzn., zdali chce plánovat pouze syntetické účty nebo i jednotlivé analytické účty a zdali zvolený interval srovnávání plánování se skutečnými výsledky bude v rámci měsíců (bylo by možné i kratší intervaly, ale asi by to bylo náročné a neobvyklé, nicméně i toto je možné), kvartálů, pololetí nebo pouze celého účetního období.
Další důležité rozhodnutí před začátkem plánování je, zdali se bude plánování členit i s ohledem na střediska či zakázky.
Je nutné si uvědomit, že čím detailnější členění plánovacích údajů, tím větší množství zadaných řádků bude muset účetní jednotka do programu vložit (zapsat do deníku).
| Panel | |
|---|---|
Na této stránce najdete:
|
Rozdíl mezi plánem a prognózou
Prognóza je v našem systému pojata jako jakýsi prvotní plánovací mechanizmus, který účetní jednotka sestavuje např. ještě před ukončením předcházejícího účetního období. Je to jakýsi odborný odhad výnosů a nákladů v období budoucím. Plán je pak již upřesněný a vedením schválený plánovací mechanismus, kde už mohou být zahrnuté čerstvější informace ohledně trhu, stavu finančních prostředků a zásob dle fyzické inventury, stav technického vybavení jednotky (opravy, nutnost investic do obnovy strojového parku firmy apod.) či změna v personálním obsazení účetní jednotky. Tyto informace v době sestavování Prognózy jednotka ještě neměla k dispozici, a proto v prognóze nejsou obsaženy, nebo jsou zde zpravidla velmi nepřesně odhadnuty.
| Informace | ||
|---|---|---|
| ||
Pokud účetní jednotka nechce využívat PROGNÓZY, může pracovat pouze s jednostupňovým plánovacím procesem a bude tedy využívat pouze PLÁNY. |
Uživatel má již předdefinované některé dokladové řady. Samozřejmostí je, že si uživatel může tyto přednastavené dokladové řady upravit nebo jich nedefinovat více dle individuální potřeby.
Definice dokladových řad se provádí v "Účetnictví - Osnova, dokladové řady - Dokladové řady"
Plány a prognózy – Zápis do deníku
Zápisy do deníku u řady PLÁNŮ A PROGNÓZ může probíhat ručně, kopírováním PLÁNŮ A PROGNÓZ z předchozích účetních období nebo importem z excelových tabulek.
Ruční zadávání jednotlivých údajů PLÁNŮ A PROGNÓZ:
Zápis se provádí stejně jako zápisy do deníku v jiných řadách, např. v interních dokladech. Podstatný rozdíl je v tom, že u řad PLÁNŮ A PROGNÓZ není potřeba zadávat protiúčet plánovaných obratů.
| Varování | ||
|---|---|---|
| ||
| Veškeré zápisy do řad PLÁNŮ A PROGNÓZ se neobjeví v účetnictví účetní jednotky, tedy ani v deníku, hlavní knize ani v jiných „oficiálních“ účetních knihách. Mají vyčleněné své účetní knihy PLÁNŮ A PROGNÓZ, které stojí samostatně mimo řádné účetnictví dané účetní jednotky. |
Při zápisu se pro lepší pozdější orientaci doporučuje do popisu zadat zápis, který určí období, za které je plánováno (např. leden 2016, 1.kvartál 2016 apod.)
Datum při zápisu doporučujeme zadat tak, aby byl pro jednotlivé zápisy daného časového intervalu stejný, tzn. pro plánování lednových nákladů a výnosů použijeme u všech zápisů jednotný datum 1.1.2016 u všech zápisů (nebo 31.1.).
Kopírování z minulých let
Kopírování probíhá pomocí tlačítka “Kopírovat / importovat“, které je umístěno ve spodní části obrazovky dokladové řady PLÁNŮ A PROGNÓZ. (viz obr.)
Vybereme vrchní volbu a zvolíme období, ze kterého chceme plán kopírovat. Pak ještě můžete pomoci zaškrtávací (hvězdičkové) metody vyselektovat položky, které chcete zkopírovat a které naopak ne a potvrdíme tlačítkem „OK“.
Import dat z excelové tabulky do řady PLÁNŮ A PROGNÓZ
Kopírování probíhá pomocí tlačítka “Kopírovat / importovat“, které je umístěno ve spodní části obrazovky dokladové řady PLÁNŮ A PROGNÓZ, stejně jako u předchozího případu. Zde však vybereme druhou volbu.
V otevřeném okně pro import pomoci tlačítka „Vybrat“ nalistujeme soubor s uloženou excelovou tabulkou, kterou jsme si pro import připravili.
Pak ve spodní části okna (ve žlutě zbarvených řádcích) přidělíme daným políčkům jednotlivé sloupce tabulky, ve kterých jsou správně připravené hodnoty. (Numerické do numerických údajů a textové do popisných údajů.)
Poté potvrdíme heslem "Import“. (viz obr.)
Jak si připravíme data (tabulku) pro Import
- Tabulku si nejlépe připravíme tak, že si vyexportujeme v Controllingu např. výsledovku po měsících a následně si v nich upravíme data plánu jednotlivých měsíců a účtů pro import. Nejlépe je data rozdělit na dvě poloviny popř. tabulky. První polovina jsou nákladové účty třídy 5., které importujeme do sloupce MD a výnosové účty tř. 6. pak do sloupce Dal. Na obrázku viz výše je nastavení řádků pro import nákladů a tabulka, z níž se hodnoty budou importovat. (Náš vzorový příklad importu je pro hodnoty za duben, tzn. ze sloupce „E“.)
- Pokud chcete mít vše v jedné tabulce, pak je řešení následovné. Všechny částky a účty naimportujte do druhé varianty s řádkem Dal, avšak nákladové částky musí být v tabulce s mínusovými hodnotami. Nebo naopak, všechny hodnoty jako vzorová varianta (do řádku MD) viz výše, avšak pro výnosové účty by částky měly zápornou hodnotu.
Srovnávání PLÁNŮ A PROGNÓZ v Controllingu
Výsledné skutečné hodnoty a hodnoty plánované v modulu PLÁNŮ A PROGNÓZ srovnáte nejlépe v Controllingu pomoci sestavy "Srovnání s plánem a prognózou“.
Srovnávat můžete vybraný měsíc, nebo výsledky nárůstem, např. za období 1.1. – 30.4., tedy hospodaření za první čtyři měsíce účetního období.
Srovnávání PLÁNŮ A PROGNÓZ v Zakázkách
Pokud jsme plánovali detailně i na zakázky, pak můžeme plány jednotlivých zakázek porovnávat se skutečností přímo na zakázce v záložce "Přehledy“ v tabulce, které se skrývá pod tlačítkem "Finanční plán a vyhodnocení“.
Zde je však nutné, abychom si v této tabulce nastavili volbu zdroje plánu na prostřední hodnotu "Z plánů z deníků“. Více zde.
Přehledy
Hlavní knihu, rozvahu, výkaz zisku a ztrát, obratovou předvahu a přehledy z modulu Controlling lze zobrazit ze zdrojových dat v plánu. Zdrojové data lze na data z plánu přepnout vždy při volbě období před spuštěním přehledu.
