Povolení vytěžování vydaných faktur

Automatická identifikace vydaných faktur

Systém je nastaven tak, aby automaticky rozpoznal, že se jedná o vydanou fakturu, zařadil ji do správné sekce/záložky (VF nebo PF) a nabídl k tomu adekvátní funkce.

K tomuto účelu pracuje s unikátními výrazy (Správce - Předvolby - Globální - Odběratelé - PREMIER Ai), pomocí kterých fakturu identifikuje. 
Jako základní unikátní výraz se bere spisová značka společnosti, který která se automaticky přebírá z Globálních předvoleb - Obecné. Pakliže na vydané faktuře je uvedena spisová značka v jiném formátu (zkráceně, bez mezer) nebo pokud pracujete se skeny, kde nemusí být dobrá čitelnost, zadejte část v tomto zkráceném tvaru spisovou značku v nastavení do pole "Část spisové značky do nastavení".

Pro případy, kdy se na vydané faktuře nevyskytuje spisová značka vůbec, je možno pro identifikaci zadat unikátní výraz např. www stránky, e-mail, bankovní spojení ad), který je vždy uveden na vydané faktuře. Unikátní výrazy můžete zadat dva, pro druhý výraz je možné využít pole pro část "Část spisové značky".

Složka pro import 

Pokud máte nastavenou složku pro import přijatých faktur, není třeba nastavení měnit, můžete mít společnou složku pro import.

Pakliže chcete mít oddělenou složku pro import vydaných faktur, můžete ji nastavit ve "Správci - Předvolby - Globální - Odběratelé - PREMIER Ai ." Pro složku platí stejná pravidla jako u přijatých faktur (jedinečná pro účetní jednotku a musí být v místě, kde má k přístup program a všichni, kdo budou pracovat v Ai).

Faktury, které se vloží do složky pro import vydaných jsou automaticky detekovány jako vydané faktury.

E-mailová schránka

Připravujeme...

Stejně tak bude možné mít jedinečnou e-mailovou schránku pro příjem vydaných faktur, ale není to nutné.

Úložiště a přejmenování vytěžených vydaných faktur

Úložiště  Úložiště a přejmenování vytěžených a zaúčtovaných dokladů je společné s přijatými fakturami a řídí se tedy nastavením "Ve Správci - Předvolby - Globální - Dodavatelé - PREMIER Ai".

Máte-li zapnout zapnutou funkci pro automatické třídění dokladů dle let/modulů/dokladových řad, ujistěte se, zda máte toto zapnuto i pro odběratelé odběratele a tedy vydané faktury.

Další nastavení 

Výchozí dokladové řady pro vytěžování vydaných faktur a zálohových listů lze obdobně, jako u přijatých faktur, nastavit v globálních předvolbách.

V dokladové řadě vydaných faktur lze rovněž nastavit, aby se daná řada nenabízela pro vytěžování.

Zde lze rovněž nastavit, že číslo vytěžené z faktury se má přenášet do vnitřního čísla VF v programu PREMIER - toto se použije tehdy, pokud chcete zachovat pořadí faktur s klientem. Pokud budou v originální čísle písmena, tak ty se do vnitřního čísla přenášet nebudou (pouze do pole číslo VF originálu liší-li se).

Automaticky přidělovat dokladovou řadu dle prefixu z definice dokladový řad - pokud jsou v dokladových řadách VF nastaveny prefixy a program vytěží fakturu s číslem s tímto prefixem, automaticky vybere odpovídající dokladovou řadu.

Po vložení vydané faktury jakýmkoliv způsobem se systém snaží identifikovat, zda se jedná o přijatou nebo vydanou fakturu. Podle výsledku doklad zařadí do odpovídající sekce/záložky. U skenů či obrázků je dokument identifikován a zařazen až po OCR převodu.

Čísla u jednotlivých záložek značí počet otevřených dokladů.

Podle toho, se kterým typem dokladů chcete pracovat se přepnete do odpovídající záložky.

Pokud systém chybně identifikuje doklad, je možné kdykoliv jej manuálně přesunout do správné agendy sekce/záložky pomocí změny cílového modulu pro zaúčtování.

Samotný systém vytěžování a zaúčtování je obdobný jako u přijatých faktur s tím rozdílem v tom, že u vytěžování vydaných faktur lze využít pouze historii a šablony.