V této kapitole je popsán vazební systém (celková provázanost) programu PREMIER, kterým jsou jednotlivé moduly provázány. Vazby se v programu dělí na:
- Interní - vazby, které se vytvářejí mezi jednotlivými moduly programu, úzce souvisí s párováním položek a kontrolními mechanismy programu,
- Externí - vazby na externí dokumenty v jiných různých formátech.
| Varování | ||
|---|---|---|
| ||
Vazby lze vytvářen až po uložení dokladu (resp. karty, partnera, zakázky, atd.) napříč celým systémem. |
| Panel | |
|---|---|
Na této stránce najdete:
|
Okno vazeb
Vazby k záznamu se nachází vždy v levé horní částí ikona "sponky". Pokud je připojena nějaká vazba, jde vidět pod sponkou žlutý papírek.
Kliknutím na sponku se zobrazí vazby k dokladu. Vazby lze zobrazit také zrychlenou klávesou "F12".
Pomocí tlačítka "šipky v žlutém rámečku" lze přepnout do režimu "List", což usnadní prací a spoustu klikání.
Okno vazeb je rozděleno na části
- horní část zobrazuje všechny vazby k danému záznamu,
- v dolní části jde vidět exportované dokumenty a externí vazby,
- v pravé části obrazovky je k dispozici náhled na vybraný dokument, na kterém stojíte kurzorem. Podle typu formátu je pak umožněna další práce s dokumentem.
Volbou "Zobrazit exporty a přílohy přidružených dokladu" se zobrazí doklady/přílohy celého obchodního případu, toto je z důvodu rychlosti zobrazení defaultně vypnuto.
Interní vazby
Téměř ze všech evidenčních knih programu PREMIER lze vytvořit odkaz (nebo více odkazů) na jiné evidenční knihy. Díky této možnosti si uživatel může propojit veškeré záznamy z různých účetních knih, které spolu nějak souvisejí.
Doklady jsou provázány systémem interních vazeb, které urychlují interaktivní pohyb mezi navazujícími doklad tvoří tak kompaktní a interaktivní centrum informací.
Za pomocí vazby se lze rovněž ihned interaktivně přepnout do odkazované knihy k danému zápisu pomocí dvojitého kliknutí myši nebo klávesy "Enter“.
| Tip |
|---|
| Seznam vazeb k dokladu lze rovněž spustit funkční klávesou "F12". |
Vazby se obecně člení podle jejich účelu na:
- informační (nemají vliv na správnost vedení účetnictví),
- informační o úhradě faktury nebo jiných závazků či pohledávek - tyto mají vliv na správnost vedení účetnictví.
Vytvoření interní vazby
Vazby vznikají:
- automaticky - např. v případě úhrady faktury, realizaci objednávky, fakturace výdejky apod.
- ručně - pomocí tlačítka "Nová" v okně vazeb k jakémukoliv dokladu či položce číselníku (partner, zakázka, skladová karty atd.).
| Varování |
|---|
Pokud se nevytvoří automatická vazba a uživatel ji bude chtít následně vytvořit ručně, pak je nezbytně nutné zvolit správný typ vazby, na který se program zeptá!! Příklad: Uživatel potřebuje z banky přijatou platbu na vydanou fakturu - zde je nutné vytvořit typ vazby "úhrada faktury". Zde platí pravidlo, že vazba plní svůj účel pouze v případě, že na vydané faktuře i na zápisu v deníku o její úhradě, je stejný účet včetně stejné analytiky. |
Externí vazby
Externí vazby umožňují propojení na externí dokumenty v libovolných formátech. Od verze X7 lze mimo klasické externí dokumenty připojit vazbou také e-mail.
Vložení vazby externí
Jsou tři způsoby jak je možné externí dokumenty připojit:Způsoby vytvoření vazby na externí dokument.
- klávesou "Nová - F3" nabídne vytvoření nové vazby z následující nabídky.
- Skenovat dokument - funkce automatického propojení se skenerem, což nabízí uživateli komfortně a rychle příslušný soubor naskenovat a ihned uložit do předvoleného adresáře informačního software PREMIER system.
- Vložit odkaz na existující – lze vytvořit odkaz na jakýkoliv typ dokumentu (jpg, doc, pdf, atd.).
- Vložit hyperlink - další možností je odkaz na webové stránky (hypertextový odkaz), kde se příslušný dokument nebo informace vztahující se k příslušnému dokladu, partnerovi či zakázce váže.
Další způsob připojení vazby je pomocí:
- Ctrl+C a Ctrl+V - jednoduše stačí soubor resp. více souborů zkopírovat do schránky pomocí kláves Ctrl+C a následně v okně vazeb stisknout Ctrl+V. Program se pouze zeptá, jestli má vytvořit odkaz na soubor a zda-li jej má uložit do centrálního úložiště dokumentů. Po potvrzení se externí dokument připojí.
- Otevřít v aplikaci - tato volba umožní otevření daného dokumentu přímo v aplikaci Windows
- Ukázat ve složce - zobrazí dokument přímo ze složky, kde byl uložen.
Stejným způsobem se dají připojit do vazeb i e-mail či skupina označených e-mailů. Stačí e-mail (či více) v Outlooku označit stisknout Ctrl+C a Ctrl+V. Opět je nutné pouze potvrdit připojení.
- Otevřít v aplikaci - tato volba umožní otevření daného e-mailu přímo v Outlooku.
- Ukázat ve složce - zobrazí e-mail přímo ze složky.
Posledním způsobem připojení externí vazby je:
- Metoda "drag and drop" - tj. táhni a pusť. Připojení souboru tímto způsobem spočívá v tom, že se myší "chytne" externí dokument, "natáhne se" do vyznačeného místa v okně vazeb a zde se myš pustí.
Opět jde stejným způsobem připojit vaznou i e-mail či skupina e-mailů.
| Varování | ||
|---|---|---|
| ||
| V případě přesunu adresáře na jiný disk, nebo při přejmenování disku, zůstane cesta i vazba k tomuto dokumentu zachována. |
Nově od verze X8 se po najetí myši příp. kliknutím do vybraného pole, aktivují další volby pro připojení externích dokumentů.
- Vlepit dokument(y) ze schránky - stačí pouze kopírovat požadovaný dokumenty (resp. dokumenty) případně e-mail(y).
Otevřít dokument(y) ze složky - touto volbou se dokument(y) načítají ze složky, tedy jsou někde uloženy a programu se ukáže cesta k nim.
- Vyfotit dokument mobilním telefonem - připravujeme.
Naskenovat dokument - touto volbou lze přímo skenovat dokumenty do PREMIERA k připojení do vazeb.
Stejně tak lze pro připojení dokumentů do vazeb využít nový modul PREMIER AI.
| Tip | ||
|---|---|---|
| ||
| Nově od verze X6.3 lze externí přílohy ve formátu pdf, doc, docx, xsl, xslx, které jsou k dokladu připojeny vazbou, vytisknout či exportovat spolu s dokladem. Více zde. |