Nastavení číselníků
Nejprve je zapotřebí nastavit si všechny potřebné číselníky.
Roztřiďte si oblasti, které budete potřebovat sledovat a v rámci těchto oblastí si pak vytvoříte podčíselníky jednotlivých akcí - školení, prohlídek atd.
Příklad pro nastavení číselníků:
Způsoby přidělení školení /zdravotních prohlídek/ zaměstnancům
Přiřazení školení - prohlídky jednomu zaměstnanci
Jednomu zaměstnanci můžete přiřadit školení nebo zdravotní prohlídku pomocí ikonky "školení" v personalistice
zvolíte novou položku a vyberete ze seznamu přednastavenou akci, kterou chcete zaměstnanci přiřadit:
a dále doplníte všechny ostatní údaje:
do poznámky si můžete zapsat další informace a poskytovatele školení /lékařské prohlídky/ můžete vybrat z adresáře partnerů.
po uložení bude záznam vypadat takto:
Tento způsob pořízení je vhodný např. při nástupu zaměstnance do zaměstnání, kdy mu takto zapíšete všechna školení, která v rámci nástupu absolvoval, včetně lékařské prohlídky atd.
Přiřazení školení hromadně více zaměstnancům
Pokud vaši zaměstnanci absolvovali hromadně např. školení BOZP, bude snazší pořídit tento záznam přímo v Managementu aktivit, kde budete postupovat takto:
tj. vyberete druh školení, zadáte den, kdy školení proběhlo a tlačítkem "Návrh ze všech" se přepnete do seznamu zaměstnanců, ze kterých vyberete ty, kteří se školení zúčastnili
zobrazí se vám, že se školení týká více zaměstnanců, zvolíte poskytovatele a uložíte:
Takto se vám školení zapíše u všech vybraných zaměstnanců:
Jak pracovat dále v Managementu aktivit
S takto uloženým seznamem můžete dále pracovat tak, že si
a) seznam seřadíte ve sloupci Plán sestupně - uvidíte, kdo ze zaměstnanců má absolvovat konkrétní akci v nejbližší době
b) vyfiltrujete si ve sloupci "Skupina" např. jenom zdravotní prohlídky, kde si zkontrolujete, kdo má absolvovat zdravotní prohlídku v nejbližší době /podle bodu a)/
Používáním třídění a filtrů v jednotlivých sloupcích můžete získat libovolné přehledy o jednotlivých skupinách školení /prohlídek/ nebo jednotlivých zaměstnancích.
Management Aktivit od roku 2019
Dřívější název Management znalostí byl změněn na Management aktivit. V rámci modernizace této části programu je nyní možné efektivněji pracovat se skupinami zaměstnanců, kteří se hromadně účastní určitých aktivit - školení BOZP a PO, profesní školení, lékařské prohlídky apod.. Rozšířením možností zápisů plánu i realizace jedné aktivity celé skupině zaměstnanců dojde k urychlení práce.
Změnu ocení zejména uživatelé, kteří potřebují sledovat tyto údaje pro větší počet zaměstnanců, kde následně mohou pracovat s různými filtry a takto si dále urychlovat práci. Další novinkou je možnost barevného označení blížícího se konce platnosti dané aktivity, K většímu pohodlí práce přispěje určitě i možnost spravování dob sledování konkrétních aktivit v průběhu trvání pracovního poměru. Při nástupu nového zaměstnance je nově možno již dopředu nastavit všechny aktivity, které u tohoto zaměstnance bude nutno sledovat. Tyto se v Managementu aktivit zobrazí jako neplatné, takže bude nutné je u zaměstnance nově naplánovat nebo zapsat datum realizace.
Pro názornost uvádíme příklady využití nových funkcí v Managementu aktivit.
Ve firmě bude dne 8.12.2018 probíhat školení řidičů, kterého se zúčastní vybraní zaměstnanci. Nastavení plánu školení řidičů skupině zaměstnanců:
Následně je pak u této naplánované společné aktivity možno zapsat její realizaci - přičemž je možné z této realizace vyloučit ty zaměstnance, kteří se jí nezúčastnili:
O realizované aktivitě lze vytisknout kartu - protokol o realizaci:
Nově je přidáno tlačítko "Aktivity", jehož pomocí je možno prověřit u každého zaměstnance, které aktivity má přidělené. Zároveň je zde možno i zjistit, které aktivity (školení, prohlídky) byly u daného zaměstnance realizovány v minulosti a v současné době se již nesledují).
V rámci tohoto přehledu je také možno ukončit sledování jednotlivých aktivit - např. v tomto případě již zaměstnankyně nebude pracovat v nočních směnách, proto již nebude zapotřebí realizovat každoročně lékařskou prohlídku. Při takto zaznamenaném ukončení se již řádek této aktivity (v tomto případě lékařské prohlídky) nebude zobrazovat v seznamu všech aktivit, avšak z hlediska archivace zůstane přístupný.
Při nástupu nového zaměstnance do pracovního poměru je možné přímo v personalistice u tohoto zaměstnance předem nastavit všechny aktivity, které bude potřeba sledovat - ty se v Managementu aktivit zobrazí jako "neplatné", tudíž bude zřejmé, že tuto aktivitu bude pro zaměstnance nutné naplánovat nebo zapsat její realizaci, pokud už nastala.
Příklad: Při zápisu nástupu do pracovního poměru zaměstnance Radka Aktivního pomocí tlačítka Aktivity v personalistice nastavíte všechna školení a prohlídky, které tento zaměstnanec bude muset v souvislosti s nástupem absolvovat a u nichž bude nutno dále sledovat jejich platnost.
Novinkou je také možnost přednastavit si barevné zvýraznění blížícího se konce platnosti aktivity, což bude vhodné zejména u sledování pracovnělékařských prohlídek, na které lze zaměstnance odeslat již 90 dnů před uplynutím doby jejich platnosti.
