Nastavování směn - tvorba číselníku směn

Na obrázku níže máte vzor pro zapsání noční směny, která trvá od 18:00 do 06:00 hodin, v níž potřebujeme proplatit noční příplatek za dobu od 22:00 do 06:00 hod. Tuto směnu s ohledem na to, že přechází z jednoho do druhého dne musíme dále rozdělit na dobu do 24:00 hodin a od 0:00 hodin do 06:00 hodin

Pro účely sestavení harmonogramů si musíte nastavit nejen konkrétní směny s jejich začátkem, koncem a dobou přestávky, ale také i volné dny, které si jednoduše můžete pojmenovat "-" - viz obrázek 

Ke každému intervalu ve směně můžete přiřadit jeden nebo více  příplatků - na příkladu níže je ke směně označené jako O-7,5 přidán odpolední příplatek, který je v číselníku mzdových položek na kódu 211.

Připravené směny budete mít zobrazeny v číselníku, kde si je můžete třídit např. podle délky trvání směny nebo názvu směny.

Sestavení harmonogramu

Pro stanovení správného cyklu musíte nejdříve určit, zda a v jakém intervalu se u zaměstnance směny a volna opakují.

V příkladu pracuje zaměstnanec tak, že pravidelně má vždy ranní směnu 11,5 hodiny, noční směnu 11,5 hodiny a pak 2 dny volna, celý cyklus trvá 28 dnů, protože vždy 25. den tohoto cyklu má zaměstnanec místo ranní směny volno (pokud bychom u tohoto zaměstnance ponechali pouze osmidenní cyklus, který se jeví jako logický, pak by měl za celé 26 týdenní vyrovnávací období ve fondu pracovní doby mnohem více hodin, než dovoluje zákon - každý cyklus se musí stanovit tak, aby v jeho rámci byla zaměstnanci přidělována práce pouze v rozsahu, který zákoník práce určuje jako maximální pro jednosměnný, dvousměnný nebo třísměnný/nepřetržitý provoz. V základním nastavení cyklu půjde o to, aby se  SKFPD - tedy skutečný fond pracovní doby co nejvíce přiblížil PFPD - tedy použitelnému fondu pracovní doby - v příkladu  níže 975 hodinám /vypočteným 26 týdnů x 37,5 hodin týdně = 975), rozdíl se následně vyrovná už v kalendáři, který bude mít zaměstnanec přiřazen.

Položka „Korekce fondu“ může obsahovat počet hodin, o které se navýší FPD oproti součtu hodin z cyklu.

Tisk protokolu k harmonogramu

Po zpracování cyklu si můžete vytisknout protokol harmonogramu.

Přiřazení harmonogramu zaměstnanci

Tento cyklus nakonec přiřadíte zaměstnanci od určitého data a dni  v cyklu. ( Např. od 1.1.2011 a je to 5. den v cyklu. )

Takto vytvořený harmonogram přiřadíte pomocí tlačítka "přidat" danému zaměstnanci, určíte mu také, kterým dnem cyklu bude od počátku období, ve kterém mu je harmonogram přiřazen,  obrázek výše zobrazuje příklad, kdy zaměstnanec začíná prvním dnem cyklu, který jsme nastavili v příkladech výše (zde je žlutě označeno volno ve 25 dni cyklu). Propočítáním kalendáře můžete následně ověřit, zda se vámi nastavený harmonogram správně promítl do rozložení směn v měsíci u daného zaměstnance - takto si můžete ověřit i všechny následující měsíce celého vyrovnávacího období a už dopředu si v posledním měsíci upravit směny tak, aby byl vyrovnán rozdíl v hodinách za celé VO (toto provedeme přiřazením vyrovnávací směny - k tomu blíže v odstavcí UPRAVA FONDU PRACOVNÍ DOBY POMOCÍ VYROVNÁVACÍ SMĚNY níže. . Z příkladu je patrné, že zaměstnanec má na měsíc září fond pracovní doby 172,5 hodiny. Tento fond je pro něho závazný, takže všechny směny v rámci tohoto fondu musí odpracovat. Kdyby přišel do práce i 25. září, pak by tato směna byla již směnou přesčasovou. 

Druhý zaměstnanec má pracovat tak, že bude mít směny přidělené ve dnech, kdy má první zaměstnanec volno - tedy bude začínat 3 dnem cyklu, volno tedy bude mít již 23.9., zároveň tím, že má oproti prvnímu zaměstnanci jinak rozložené směny v rámci celého VO, pro tohoto zaměstnance musíme vyrovnat směny jen rozdílem 9 hodin, tedy v posledním měsíci VO mu přidáme jednu směnu v délce 9 hodin - tato úprava se nám ve FPD daného měsíce bude zobrazovat barevně.

Zcela nepravidelné směny

Pokud nelze najít v pracovní době žádný opakující se cyklus směn, pak lze sestavit cyklus ze všech typů směn a každý měsíc tyto ručně před pořízením neschopností a zahájením měsíce nastavit v kalendáři a to poklikáním na příslušný den a výběrem směny pro tento den. Dny nastavené v kalendáři ručně jsou odlišeny barevně (např. ručně zrušená směna v sobotu 31.1.). Vyrovnávací období (VO) je nastaveno počtem dní jeho trvání (definuje se v cyklu) a dnem počátku + určením o který den v cyklu se jedná. Program poté automaticky určí rozsah VO a také rozdíl oproti "Použitelnému fondu PD" (vypočten jako počet hodin za VO při rovnoměrném určení PD). Na základě těchto hodnot může uživatel ručně zasahovat do kalendáře tak, aby rozdíl byl co nejnižší. Případný rozdíl by měl zaměstnanec obdržet formou příplatku za přesčas. Toto je sice v PREMIERU možné, avšak tento způsob nedoporučujeme používat, protože je velmi náročný pro obsluhu a je potřeba stále mít v povědomí, že je nutné hlídat maximální počet hodin, který lze zaměstnanci v rámci vyrovnávacího období přidělit.

Úprava fondu pracovní doby pomocí vyrovnávací směny 

V číselníku směn nastavíme vyrovnávací směnu, dvojklikem na příslušný den ji přiřadíme do fondu pracovní doby zaměstnance (obrázek 1) - v našem příkladu jsme nahradili volno, které u zaměstnance připadlo na den 10.02.2017, vyrovnávací směnou v délce 9 hodin - takto se vyrovnal fond pracovní doby zaměstnance s maximálním fondem pracovní doby, který mohl mít ve VO přidělen - obrázek 2.

Pro výpočet mzdy v případě, že by tento zaměstnanec byl odměňován měsíční mzdou, bude tedy použitý pro všechny propočty v únoru měsíční FPD v délce 158,5 hodiny (zde: měsíční mzda činí 18000, v únoru bude čerpán 1 den dovolené (v délce 11,5 hodiny), který bude proplacen náhradou, mzda za odpracovaný čas bude ve výši 18000:158,5x147=16994 Kč. 

obrázek 1

obrázek 2

Toto nastavení lze provést a měnit na dvou místech. V personalistice nebo přímo ve výkazech práce. Pokud budete potřebovat zaměstnanci/všem zaměstnancům se stejným cyklem upravit FPD – např. zrušit/přesunout plánovanou směnu lze toto upravit přímo v kalendáři konkrétního měsíce a to dvojklikem na příslušnou délku směny v konkrétním dni. 

ukázka výkazu práce po zahájení měsíce kdy korigujete FPD

Výpočet mzdy - měsíční mzda u nepravidelné PD v měsíci korekce FPD při čerpání 1 dne dovolené

Při změně měsíce program automaticky nastavuje VO - je zobrazeno vždy to VO, které v daném měsíci platí pro první den měsíce. Tzn. že v našem případě teprve od dubna 2017 bude zobrazováno nové VO, které začne 02.03.2017.

POUŽITÍ NASTAVENÍ "HARMONOGRAM SMĚN" PRO ÚČELY PŘEDNASTAVENÍ PŘÍPLATKŮ V RÁMCI PRAVIDELNÉ PD

Nastavení Harmonogram směn můžete použít i pro usnadnění práce v rámci pravidelné pracovní doby tak, že si nastavíte v číselníku směn směny z běžné pracovní doby - např. ve třísměnném provoze, kdy se zaměstnanci střídají v pravidelném 5 denním režimu (Po-Pá) ve směnách 7,5 hodin - ranní týden, odpolední týden, noční týden, a vy jím chcete platit např. odpolední i noční příplatky za příslušné směny a chcete, abyste tyto příplatky měli ve výkazech práce přiřazeny v rámci zahájení automaticky - tyto příplatky si uložíte u jednotlivých směn. Pro tuto potřebu si pak uložíte harmonogram, který bude mít 21 denní cyklus a v něm rozložené směny 5xranní, 2xvolno, 5xodpolední, 2xvolno, 5xnoční, 2xvolno. Při zahájení měsíce tak budete mít u zaměstnanců již předvyplněné i příslušné příplatky, které pouze zkontrolujete.

NEPRAVIDELNÁ PRACOVNÍ DOBA A NÁROK NA DOVOLENOU

Pokud zaměstnanci pracují v harmonogramu a mají v rámci harmonogramu směny v jiné délce než běžné (7,5. 7,75 a 8), pak nastavíte ve mzdové nastavení zaměstnance průměrný počet směn v týdnu a PREMIER podle vašeho zadání přepočte koeficientem také základní nárok na dovolenou - blíže je postup popsán v kapitole 1.3. Dovolená