Postup pro pořízení přijaté faktury a způsob zaúčtování faktury je shodný s pořízením vydané faktury.
V případě přijaté faktury je nutné zapsat "Číslo faktury“, což je variabilní symbol faktury dodavatele.
V přijaté faktuře je možné směřovat pouze jednotlivé položky na zakázky, není možné všem položkám hromadně určit jednu zakázku.
Také pořízení jednotlivých položek přijaté faktury obsahuje méně údajů než položky u vydané faktury.
Na této stránce najdete:
| Obsah |
|---|
Při tvorbě nové faktury ("F3 - Nová") program nabídne standardně několik možnosti vytvoření (viz obrázek):
Ad1) Ručně
Standardní způsob, kdy je potřeba vyplnit všechny údaje:
- Dodavatel - se volí pomocí zkratky. Pokud nemáme dodavatele v adresáři partnerů, může jej uživatel přidat i takto přímo přes fakturu.
- IČ DPH ověřit - tato funkce je propojená s daňovou správou a slouží k přímému zjištění, zda je daná firma plátcem DPH nebo ne.
- Číslo faktury/ Variabilní symbol - vyplní se variabilní symbol. Do pole: "č. PF dodavatele liší-li se od VS" vyplní uživatel originální číslo přijaté faktury v případě, že se liší od variabilního symbolu. Toto je velmi důležité pro správné zpracování "Kontrolního hlášení".
- Stornovaný doklad - faktura označená tímto příznakem nebude vstupovat do kontrolního hlášení.
- Zakázka, středisko - číselník zakázek a středisek se vyvolá stiskem "*(hvězdička)" kde se pak vybírá konkrétní zakázka / středisko.
- Dodací list - uživatel do této kolonky uvede číslo dodacího listu, vyplnění však není povinné.
- Forma úhrady - po stisknutí otazníku se otevře nabídka - ze které je možné si vybrat - převodní příkaz, hotovost, inkaso, zápočet).
- Auditované - toto políčko se doporučuje mít zaškrtnuté, aby se faktury nabízely i do příkazu k úhradě. Lze nastavit i v "Správce - Předvolby - Globální - Dodavatelé"
- a další...
Stisknutím tlačítka "F6" se uživatel přesune do položkové části faktury, kde standardním způsobem přidává jednotlivé položky.
Zúčtování zaplacené zálohy ke konečné faktuře
Po pořízení položek lze klávesou "Prověřit zálohy - F9“ prověřit zálohy v rámci zadaného partnera. Program navrhne veškeré zaplacené zálohy v rámci zadaného partnera, přičemž pokud je těchto záloh více, pomocí hvězdičky (stejně jako u příkazů k úhradě) se vyberou ty, které budou zúčtovány na konečné faktuře.
Úhrada faktury na již existující platbu (dříve pořízenou)
Při běžné práci nastanou případy, kdy se pořídí platba/úhrada (banka či pokladna) dříve než samotná faktura. Faktura se pořídí později a teď je otázka, jak provést spárování těchto účetních případů, aby došlo k uhrazení faktury a tím pádem k vyrovnání na saldokontním účtu.
V tomto případě je nezbytné, aby uživatel už na účetním dokladu o platbě/úhradě předvyplnil partnera. Program pak při pořizování faktury (VF, PF) na příslušného partnera automaticky nabídne dotaz o otevřených položkách (tzv. nevypárovaných přímých zápisech v deníku), a nabídne provedení automatického vypárování (provedení úhrady) faktury. Pro toto sledování musí být ve "Správce - Předvolby – Globální - Odběratelé“ zaškrtnuta volba "Prověřovat nevypárované zápisy při ukládání faktury".
Všechny tyto rozdíly mezi deníkem a evidencí faktur je možné sledovat v modulu "Daňová kancelář - Přiznání DPH - Kontrola konzistence VF/PF“.
| Varování | ||
|---|---|---|
| ||
Pokud Vám program při ukládání faktury nenabídne otevřené položky, máte ve faktuře zadán jiný saldokontní účet než v přímém zápisu v deníku. |
Zaokrouhlování částky
U částky k zaokrouhlení lze ve vydaných fakturách vybrat ze dvou možností.
- První možností je, že se částka přiúčtuje k první položce na faktuře.
- Použitím druhé možnosti se zaúčtuje jako další položka s účtem předvoleným ve "Správce - Předvolby – Globální - Účetnictví - Zaokrouhlování“. V tomto případě je potřeba zaškrtnout ve "Správce - Předvolby – Globální - Dodavatelé“ volbu Zaokrouhlenou částku zaúčtovat jako další položku.
Ad2) Faktura na základě šablony
Tento způsob pořízení faktur umožňuje hromadné pořízení faktur ve spojení s modulem "Šablony“. V případě pořízení jedné faktury na základě konkrétní šablony se v prvním kroku zadá název nebo číslo šablony, ale pokud se vystavuje hromadně (více faktur najednou), je nutné povolit hromadnou fakturaci (nabídka v aktuálním okně) a stisknout klávesu "Enter“.
V prvním případě se okamžitě nabídne 2. krok pro zadání data vystavení, uskutečnění a data splatnosti a následně se vytvoří faktura, kterou je možné před uložením upravit.
V druhém případě se rozbalí nabídka všech šablon, ze kterých je možné vybrat konkrétní šablony (skupinu), pro kterou budou faktury vystavovány, a to pomocí hvězdičky, podobně jako u výběru z neuhrazených faktur u příkazů k úhradě. Potvrzením výběru se nabídne okno pro data faktury a potvrzením „OK“ se vytvoří a uloží skupina faktur dle výběru šablon.
K tisku se pak ihned nabídne rozsah všech faktur, které byly v danou chvíli na základě šablon vytvořeny.
