Ako dostať dokument do PREMIERA?

Aplikáciu PREMIER Ai nájdete ako prvú voľbu pod tlačidlom "A" na hlavnej obrazovke programu.

Užívateľ má k dispozícii viac spôsobov, ako dostať dokument(y) do aplikácie PREMIER Ai:

• Automaticky:
  • synchronizovaním aplikácie PREMIER Ai s e-mailom(y)  - nastavenie synchronizácie s e-mailom je popísané tu.
  • automatickým načítaním z vopred zvolenej zložky - nastavenie východiskovej zložky je popísané tu.
• Ručne (ikony v hornej časti aplikácie PREMIER Ai):
  
  • Drag and drop
  • Vlepiť vložiť dokument(y) zo schránky
  • Otvoriť dokument(y) zo zložky
  • Vyfotiť dokument mobilným telefónom
  • Naskenovať dokument
    .... funkcie sú podrobne popísané nižšie v rýchlom vstupe.

Základné funkcie obrazovky PREMIER AI

Po spustení sa užívateľovi zobrazí nasledujúca obrazovka s aplikáciou PREMIER Ai, kde je vidieť 

• zoznam načítaných/vložených dokumentov, 
• náhľad na dokument, na ktorom aktuálne stojí kurzor
  ak tomu zodpovedajúce ďalšie tlačidlá/voľby a funkcie.

Pridanie dokumentov

Ako už bolo uvedené, dokumenty na vyťaženie sa sem dostanú buď automaticky synchronizáciou s e-mailami, načítaním z východiskovej zložky alebo ručne pomocou volieb "Pridať dokument" v ľavej hornej časti obrazovky. Jednotlivé typy ručného vloženia dokumentu sú podrobne popísané nižšie.

Vedľa volieb pre pridanie dokumentu je tlačidlo pre "Znovunačítanie z e-mailu/refresh"

Typy dokumentov

Nad zoznamom načítaných dokladov sa zobrazia informácie ohľadom druhu dokumentu, na ktorom aktuálne stojí kurzor. Možné typy:

• Objektový dokument čitateľný -  je možné priamo vyťažiť.
  
  
• Scan/fotka bez textu - ktorý je nutné následne previesť pomocou funkcie "Načítať pomocou OCR" na čitateľný dokument a až potom vyťažiť. Načítanie pomocou OCR je možné priamo odtiaľ alebo v obrazovke "Vyťažovanie" v ďalšom kroku.
  
  Akonáhle bude načítanie vykonané zobrazí sa informácia ohľadom čitateľnosti a rotácie dokumentu.
  
  Rovnako je možné pre prevod využiť hromadnú funkciu "Navrhnúť pre OCR prevod", ktorá je k dispozícii ako "Hromadná akcia". Kedy program sám prejde zoznam faktúr, označí tie, ktoré sa majú prevádzať, a prevod sa následne spustí voľbou "Načítať pomocou OCR".
  
  

Ďalšie ovládacie prvky

Pripojiť k väzbám dokladu - ak sa bude jednať o dokument, ktorý systém nerozpozná (napr. sa nebude jednať o doklad), je možné ho touto voľbou pripojiť do väzieb naprieč celým systémom. Po stlačení voľby stačí iba dohľadať kde sa má väzba na dokument vytvoriť .

Ukázať vyťaženie, akcie - táto voľba umožní vyťažovanie z jednej obrazovky viac tu.

Dohľadať - pre ľahké vyhľadávanie v aplikácii PREMIER Ai (podľa čísla dokladu, partnera, čiastky atď.)

Preposlať - možnosť preposlať dokument alebo odpovedať odosielateľovi. Je tu aj možnosť zaslania na technickú podporu.

Otvorené/Uzavreté/Všetky - možnosť ľahko meniť voľbu zobrazenia dokumentov v zozname podľa stavu. Vrátane možnosti definovať dátum "Od" pre uzavreté požiadavky.

Neprečítané - objavia sa iba, ak sú nejaké neprečítané záznamy (novo nahrané zo zložky/e-mailu). V zozname sú neprečítané záznamy tučne zvýraznené. Ide o interaktívny údaj, pokiaľ naň používateľ bude klikať, budú sa postupne neprečítané e-maily prechádzať.
Položky - aktuálny počet položiek v zozname.

Zoznam dokumentov

Dokumenty v zozname sú defaultne zoradené podľa dátumu a času nahrania. Ide o klasickú unigridovú tabuľku, ktoré sú naprieč celým programom, takže je možné využiť všetky jej funkcie ako filtre, radenie, vyhľadávanie či zmena pohľadu. Zoznam dokumentov v PREMIER AI obsahuje nasledujúce údaje:

Obálka - ak sa jedná o e-mail objaví sa v tomto stĺpci obálka. Kliknutím na obálku sa daný e-mail zobrazí.

Typ - obsahuje informáciu ohľadom typu dokumentov viď vyššie.

Druh - informácie už vyčítané z dokumentu ohľadom druhu dokladu.

VS, Číslo - variabilný symbol a prípadne v zátvorke číslo dokladu, ak sa líši od VS. Ide o už vyťažený údaj z dokumentu.

Partner - informácie o partnerovi z dokladu, Rovnako vyťažený údaj.

Mena - informace z vyťaženého dokumentu.

K úhrade - údaj z vyťaženého dokumentu.

Poznámka - priestor pre ľubovoľnú tu editovateľnú poznámku k dokumentu.

- podpora práce v tíme, možnosť priradiť dokument užívateľovi s následnou informáciou komu je Priradené.

- na mazanie po jednotlivom doklade z PREMIER Ai.

- vyťažovanie daného riadku.

- ak je doklad pripravený k priamemu zápisu, potom týmto tlačidlom je možné priamy zápis jednotlivo realizovať dvoma spôsobmi podľa statusu daného dokladu.

D. a Číslo dokladu - po zápise je tu informácia ohľadom dokladového radu a čísla dokladu, kde bol zápis vykonaný s možnosťou interaktívneho náhľadu alebo skoku na doklad pomocou tlačidla .

Status schvalovania - ak doklad spadá do schvaľovacieho procesu, aktivujú sa vždy príslušné funkcie a tu je k dispozícii údaj o aktuálnom statuse schvaľovania.

Vytvoril - informácia o tom, kto vytvoril záznam do PREMIER Ai.

Hromadné akcie

Voľbou hromadnej akcie sa do zoznamu aktivuje checkbox, vďaka ktorému je možné jednoducho vykonávať akcie hromadne.

Vybrať všetko - kedy sa v ďalšom kroku užívateľovi zobrazí upresňujúci dialóg:

Zrušiť označenie - voľba odstráni označenie u všetkých označených.

Navrhnúť pre OCR prevod - program sám prejde zoznam faktúr, označí tie, ktoré sa majú prevádzať, a prevod sa následne spustí voľbou "Načítať pomocou OCR" viď vyššie.

Vybrané položky:

• Odstrániť - hromadné odstránenie označených dokumentov.
  
• Prideliť - hromadné pridelenie označených dokumentov zvolenému užívateľovi.

Ďalšie akcie

Hromadne zapísať pripravené - automatický hromadný zápis dokladov so statusom "Pripravené na priamy zápis".

Vyťažiť/ zápis - touto voľbou sa vykoná vyťaženie dokumentu, na ktorom aktuálne stojí kurzor. Podrobnosti tu.

Náhľad na dokument

Nad dokumentom je informácia o umiestnení dokumentu a odosielateľ (e-mailová adresa), ak sú doklady načítané z e-mailu.
Pod dokumentom sú potom štandardné ovládacie prvky k dokumentu (listovanie, lupa atď.) vrátane možnostiť Otvoriť v aplikácii či Ukázať v priečinku.

Odosielateľ - ak sú doklady načítané z e-mailu, je tu uvedená e-mailová adresa odosielateľa.

Rýchly vstup

Ak chce užívateľ vložiť dokument bez využitia aplikácie PREMIER AI, má k dispozícii rýchle vstupy, pomocou ktorých sa dostane ihneď k vyťažovaniu vloženého dokladu.

Užívateľ má k dispozícii viac spôsobov, ako dostať dokument(y) pomocou rýchleho vstupu a tieto sú k nájdeniu:

Vložiť dokument(y)

zo schránky

Program nabízí více ponúka viac možností, jak vlepit ako vložiť dokument ze zo schránky k vytěžení na vyťaženie do PREMIERA.

Z e-mailu

Prvním způsobem je načtení přímo Prvým spôsobom je načítanie priamo z e-mailové mailovej schránky. V e-mailovém mailovom klientovi je nutné se postavit kurzorem sa postaviť kurzorom na požadovaný e-mail resp. skupinu e-mailů mailov a tyto zkopírovat tieto skopírovať do schránky buďto pomocí buď pomocou Ctrl + C nebo alebo pravým tlačítkem tlačidlom myši a kopírovatkopírovať.

Takto

sa do systému

načíta celý e-mail

vrátane všetkých príloh. Program sám rozpozná typy

príloh (

faktúra, zálohový list,

príloha,…).

Faktúry automaticky označia na import.

Následně Následne je nutné se přesunout sa presunúť do PREMIERA a myší najet myšou nabehnúť na tlačítko tlačidlo "A" a následně zvolit volbu "Vlepit následne zvoliť voľbu "Vložiť dokument(y) za schránky".

Takto se sa do systému načte načíta celý e-mail včetně všech přílohvrátane všetkých príloh.

Konkrétna príloha e-mailu

Pakliže chcete načíst pouze konkrétní fakturu Ak chcete načítať iba konkrétnu faktúru z e-mailu, je nutné nakopírovat nakopírovať do schránky pouze danou přílohuiba danú prílohu. Do PREMIERA se následně dokument vlepí stejným způsobem jako viz. výšesa následne dokument vloží rovnakým spôsobom ako viď. vyššie.
E-mailových příloh lze označit více najednoupríloh možno označiť viac naraz.

Viacero e-

mailov

Obdobně Podobne je možné v e-mailovém klientu nakopírovat mailovom klientovi nakopírovať do schránky více viac e-mailů a následně přes tlačítko "A" vlepit mailov a následne cez tlačidlo „A“ vložiť do PREMIERA.

Kopírovanie súboru

Dokument lze je možné do PREMIERA načíst kopírováním načítať kopírovaním dokumentu resp. dokumentů přímo z jejich umístění/místa uložení dokumentov priamo z ich umiestnenia/miesta uloženia (disk, flash atdatď.).
Načtení v PREMIERU se provede opět přes tlačítko Načítanie v PREMIERE sa vykoná opäť cez tlačidlo "A" a "Vlepit Vlepiť dokument(y) za schránky".

Stejnými způsoby lze vložit Rovnakými spôsobmi je možné vložiť dokument(y) ze zo schránky přímo priamo v aplikaci aplikácii PREMIER AI.

Dokument je možné vlepit vlepiť do PREMIERA také metodou "Drag and drop" tj. "táhni a pusť". Načtení dokumentu tímto způsobem spočívá v tom, že se myší "chytne" externí dokument, "natáhne se" do vyznačeného místa v PREMIERU, tedy tlačítko "A" a zde se myš pustí. Přetáhnout lze dokument přímo aj metódou „Drag and drop“ tj „ťahaj a pusť“. Načítanie dokumentu týmto spôsobom spočíva v tom, že sa myšou „chytí“ externý dokument, „natiahne sa“ do vyznačeného miesta v PREMIERE, teda tlačidlo „A“ a tu sa myš pustí.
Pretiahnuť je možné dokument priamo z e-mailu resp. celý e-mail anebo přímo z konkrétního umístěníalebo priamo z konkrétneho umiestnenia.

Stejným způsob lze vložit dokument pomocí

Otevřít dokument(y) ze složky

Touto volbou se voľbou sa dokument(y) načítají ze složky, tedy jsou někde uloženy a programu se načítajú zo zložky, teda sú niekde uložené a programu sa ukáže cesta k nim.

Označit Označiť je možné jeden či více dokumentů a následně "Otevřítalebo viac dokumentov a následne "Otvoriť".

Stejným způsob lze načíst dokument ze složky (jiné než nastavení pro importu) přímo v aplikaci

Vyfotiť dokument

mobilným telefónom

PřipravujemePripravujeme.

Naskenovať dokument

Touto volbou lze přímo skenovat voľbou je možné priamo skenovať dokumenty do PREMIERA k načtení údajů.Skenování lze rovněž spustit přímo v aplikaci PREMIER AI,na načítanie údajov.

Po spuštění volby spustení voľby je v levé části obrazovky možnost dalšího nastavení před samotným skenováním.Pakliže ľavej časti obrazovky možnosť ďalšieho nastavenia pred samotným skenovaním.
Ak je k PC připojen nějaký skener či více skenerů pripojený nejaký skener alebo viac skenerov je k dispozici dispozícii "Výběr skeneruVýber skenera".

Nastavit lze takéNastaviť možno tiež:

• výstupní adresářvýstupný adresár,
• rozlišenírozlíšenie,
• typ obrázku,
• kompresekompresia,
• formát skenovaného dokumentu dokumentu - výchozí formát lze nastavit ve "Správci - Předvolby - Globální - Volby pro síť/tiskpredvolený formát je možné nastaviť v "Správcovi - Predvoľby - Globálne - Voľby pre sieť/tlač/export/import - Předvolby pro tiskPredvoľby pre tlač/skener". Defaultně Defaultne je nastaveno nastavené pdf, což doporučujeme pro vícestránkové faktury čo odporúčame pre viacstránkové faktúry a následné rozpoznávánírozpoznávanie.

Samotné skenování se skenovanie sa spustí volbou voľbou "SkenovatSkenovať".Pakliže se má skenovat více stran použije se volba "

Skenovat další Ak sa má skenovať viac strán použije sa voľba "Skenovať ďalšiu stranu".

Pokud Pokiaľ je již už sken kompletní, k načtení se připraví volbou "Uložit a dokončitkompletný, na načítanie sa pripraví voľbou "Uložiť a dokončiť".