Vytvorenie, údaje skladovej karty

Založenie skladovej karty do zoznamu možno urobiť dvomi spôsobmi.

V module "Príjemky" a "Prijaté objednávky", možno operatívne vytvoriť novú skladovú kartu pri výbere položky zo skladu, podobne ako pridanie partnera pri vytvorení vydanej faktúry.

V module "Skladové karty" pomocou štandardnej funkčnej klávesy F3.

Po stlačení klávesy F3 sa ponúkne okno pre zadávanie údajov skladovej karty, ktoré je tematicky rozložených na 10 záložiek.

• základné údaje
• predajné ceny
• účtovanie
• rozčlenenie
• alternatívne MJ
• obaly
• cross-referencia
• sady
• texty
• obrázky.

Tip: kombináciou klávesov F3+Shift možno vytvoriť kópiu skladovej karty, na ktorej sa nachádza kurzor. Údaje sú nepovinné, len inventárne číslo je nutné vyplniť.

Základné údaje (skladovej karty)

Inventárne číslo - môže byť až 20-znakové, tj. možno použiť alfanumerické znaky. Program ponúka funkciu pre automatizované generovanie nasledujúceho inventárneho čísla skladovej karty podľa počiatočných znakov, kedy možno zadať len počiatočné znaky nového inventárneho čísla a kliknúť na ikonu vedľa pola pre inventárne číslo. Program automaticky vygeneruje inventárne číslo o 1 väčšie ako je inventárne číslo začínajúce zadanými počiatočnými znakmi.

Štrukturálne číslovanie

Pre prehľadnosť skladových kariet možno nadefinovať ich štruktúru číslovania. Najprv sa musí v "Správca- predvoľby Globálne - Sklad - Štruktúra číslovania" zaškrtnúť Povoliť štrukturálne zadávanie skladových kariet. Ďalej sa nadefinujú názvy kľúčov (napr. 1.kľúč druh, 2.kľúč akosť) a štruktúra číslovania - ako bude vyzerať číslo skladovej karty (napr. 11C2C: 11 - dve čísla alebo písmena druhu, C - voľný znak, 2 - jedno číslo alebo písmeno akosti, C- volný znak).

Ďalej sa musí naplniť číselník kľúčov v "Správca - Ostatné číselníky - Sklady (štruktúra číslovania kariet)":

Číselník 1: kľúč druh môže vyzerať napr. takto: kód 01 - popis kov, kód 02 - popis drevo alebo kód KO - popis kov, kód DR - popis drevo alebo kombinácia čísla a písmena.

Číselník 2:  kľúč akosť  môže vyzerať napr. takto: kód 1 - popis I.akosť, kód 2 - popis II.akosť alebo kód A- popis I.akosť, kód B - popis II.akosť.

Postup pri vytváraní novej skladovej karty podľa štrukturálneho číslovania

Príklad: zadanie novej skladovej karty plechu I.akosti.

Po kliknutí do poľa Inventárne číslo sa zobrazí ponuka 1.kľúča . Vyberať možno šípkami na klávesnici a Enterom alebo kliknutím myši (01 kov), potom nasleduje voľný znak (napr. pomlčka). Zobrazí sa ponuka 2.kľúča. Výber je rovnaký ako u 1.kľúča (1 I.akosť). Nasleduje voľný znak (napr. pomlčka -) a potom sa môže napísať napr. 001. Výsledné číslo skladovej karty plechu je 01-1-001 alebo pri použití písmen KO-A-001.

Názov - údaj, pole ktoré možno vyhľadávať či radiť zoznam skladových kariet, môže mať textový alebo číselný formát.

Iný výraz # 1,2,3 - do týchto polí možno priamo písať napr. názvy v cudzích jazykoch, uviesť katalógové číslo dodávateľa alebo vyberať z číselníku (na konci pola - úložisko tohoto číselníku je v "Správca - Ostatné číselníky- oddiel Sklad"). Tieto údaje potom možno ľubovoľne vkladať do užívateľských formulárov (dodací list, objednávka, faktúra..). Iné výrazy sú premenovateľné, a to v "Správca - Predvoľby globálne - Sklad - Základné - Užívateľské popisky v skl.dokladoch/Povinné údaje - Skl.karty".

Platnosť do roku - vyplnením roku sa ukončí platnosť skladovej karty. Zobrazenie ukončených a platných kariet má väzbu na "Doplňujúci filter", ktorý je umiestnený v zozname skladových kariet.

Sortiment - je označenie určitej skupiny zásob, slúži teda k "zgrupovaniu skladových kariet". Výber prebieha z číselníku zadaním kódu/časti názvu sortimentu a Enterom alebo kliknutím na otáznik na konci poľa. Sortiment je jeden z výberových kritérií v rôznych skladových prehľadoch.

MJ - označenie základnej mernej jednotky skladovej karty. Výber prebieha rovnako ako u sortimentu (napísaním alebo cez otáznik).

Kód tovaru podľa colného sadzobníka EU - vyplnením kľúčového výrazu alebo časti kódu sa ponúkne colný sadzobník, z ktorého sa vyberie príslušná kategória, ktorá slúži pre vyplnenie výkazu INTRASTAT.

Pôvod - štát - označenie štátu pôvodu tovaru.

Kus/kg - údaj, koľko kusov (základných kusov) je v 1 kilograme. Tento údaj možno importovať z excelu, údaj Kg/kus však nemožno.

Kg/kus - údaj, koľko váži 1 kus (základný kus).

EAN - pole pre vloženie EAN kódu zásoby, ktorý slúži pre načítanie karty prostredníctvom čítačky čiarových kódov. Tieto kódy možno hromadne generovať z horného menu "Sklad - Hromadná generácia EAN kódu podľa IČO". Pre automatické generovanie EAN kódov je nutné zadať pred generovaním pridelené predčíslie formátu EAN. Program vygeneruje EAN kódy kartám bez uvedeného EAN kódu.  

pre EAN128 - výber dátového údaja pre paletový štítok - dátum výroby, dátum balenia, minimálna trvanlivosť alebo použiteľnosť do.

EAN balenie - čiarový kód balenia - tlačí sa na paletový štítok.

Druh balenia

Kus/Bal - počet základných MJ v jednom balení.

Balenie/paletu - počet balení v jednej palete.

Vedľa uvedených údajov sú zaškrtávacie voľby "Variabilné balenie/paletu". Pokiaľ je počet ks v jednom balení alebo balení na jednej palete konštantný, voľby sa nezaškrtávajú. V skladových dokladoch potom možno zadávať množstvo v základných MJ alebo počet balení/paliet v príslušných poliach. Zadaním jedného u uvedených údajov sa automaticky prepočíta množstvo základná MJ/ počet balení/paliet.

Zaškrtnutím volieb "Variabilné balenie/paletu" možno v prípade, kedy pri príjme/výdaji aktuálne nezodpovedá množtvo základných MJ počtu balení/paliet, tieto údaje prepísať bez spätného prepočtu základných Mj.

Umiestnenie - identifikácia umiestnenia zásob (napr. hala 1, rada 2...). Podľa tohoto údaja možno tlačiť zoznam pre urobenie inventúry.

Minimálne, ideálne a maximálne množstvo - podľa týchto kategórií program vytvorí zostavu o podlimitných a nadlimitných stavoch. Informácie o min. a maximálnom množstve program tiež využíva pri automatizovanom návrhu vystavenej objednávky podľa týchto kritérií.

Identifikátory - umožňujú definovať rôzne podmienky výberu alebo označenia vybranej skupiny skladových kariet zásob. Tieto podmienky spravidla predstavujú určité kritéria, ktoré sú spoločné pre túto skupinu skladových kariet. Vhodnou kombináciou identifikátorov je možné vytvárať dokonalú filtráciu skladových kariet zásob pri vytváraní cenníku, všetkých prehľadov, analýz. Stlačením klávesy "Enter" v príslušnom poli alebo kliknutím myši na číslo identifikátoru sa aktivuje číselník, ktorým možno vytvárať príslušné kritériá.

Užívateľské údaje # 1- 8  - ďalšie popisy/informácie skladovej karty. Tieto údaje možno exportovať/importovať do/z xls a tiež na e-shop.

Farba riadku v zozname - touto voľbou možno vybraným kartám priradiť farbu, pod ktorou sa budú v zozname kariet zobrazovať. Táto farba je zachovaná tiež pri výbere položiek napr. pri príjemke či výdajke. Možno tak ihneď opticky rozlíšiť určitú skupinu kariet. Farba sa priradí kliknutím na "Farba riadku v zozname", výberom farby a potom na "OK".

Účtovanie (skladovej karty)

Tu možno definovať účty pre individuálnu účtovnú predkontáciu pohybov k príslušnej skladovej položke. Má vyššiu prioritu ako predkontácia definovaná v "Zozname skladov".

Pozn.: naprv je nutné zaškrtnúť voľbu "Povoliť individuálne nastavenie účtovnej predkontácie " a potom definovať príslušné účty. V karte sa predkontácia nastavuje spravidla len v prípadoch, kedy sa používajú analytické účty individuálne určené pre konkrétne karty. Najmä teda u výnosových účtov, ktoré sa prenášajú pri predaji tovaru na faktúru/paragón alebo u nákladových účtov spotreby materiálu či tovaru. V ostatných prípadoch ostáva toto pole prázdne.

Dosadzovanie účtovnej predkontácie na položkách skladových dokladov/faktúr/paragónov sa riadi nasledovnou hierarchiou (od najvyššej priority):

Skladová karta - Druh pohybu - Doplnková analýza #1 - Číselník sortimentov - Zoznam skladov.

Vynútené rozčlenenie (šarže, sériové čísla, farby, rozmery a iné kritériá)

Táto ponuka umožňuje rozdeľovať množstvá na skladovej karte podľa jednotlivých kritérií - šarža, sériové čísla a iné parametre, ktorými možno označiť či definovať jednotlivé kusy (skupinu kusov) v rámci jednej skladovej karty a priraďovať k nim najrôznejšie kritériá. Pri príjme/výdaji skladových položiek sa zadávajú konkrétne položky, podľa príslušného označenia. Je tak k dispozícii zostatok skladovej karty s detailným rozčlenením na jednotlivé kusy či skupiny kusov (napr. palety) s označením príslušných kritérií. Táto funkcia potom môže mať využitie napr. u počítačových firiem (priradenie sériového čísla ku každému kusu), ďalej u nemocníc či farmaceutické firmy (šarže, doba trvanlivosti), rozmery (sklo), odevný priemysel (veľkosti) apod. Systém potom pri každom príjme/výdaji núti tovar/materiál na príjemke rozčleniť podľa nastavených kritérií.

Možno nastaviť rozčlenenie podľa viacerých kritérií, tzn. že u každého kusu, alebo skupiny sa musia pri príjme/výdaji zadať všetky kritériá, ktoré sú na skladovej karte označené ako vynútené rozčlenenia.

Nastavenie rozčlenenia

• označenie príslušného kritéria (viď.obrázok vyššie) - je nutné označiť tie kritériá, podľa ktorých sa bude rozčleňovať.
• OBI, OBO, VYR - táto voľba umožňuje nastaviť rozčlenenie tiež na Objednávky prijaté a Ponuky odberateľom (OBI), ďalej vystavené objednávky a dopyty k dodávateľom (OBO), a výrobné súpisky (VYR).
• Radenie - pokiaľ sa používa viac kritérií rozčlenenia, nastaví sa touto funkciou spôsob radenia jednotlivých kusov, podľa konkrétneho kritéria rozčlenenia.

Zostatok na skladovej karte podľa rozčlenenia - sledovanie

Štruktúra zostatku rozčlenenia sa zobrazí pomocou klávesy "F6" v zozname skladových kariet. Funkciou Pokročilé hľadanie potom možno dohľadať konkrétne rozčlenenie pomocou Štrukturálneho zobrazenia alebo Užívateľským filtrom.

Jednotlivé pohyby rozčlenenia možno sledovať pri zobrazení pohybov skladovej karty "Enter", alebo v "Info o karte" (Vstup a výstup - konkrétne detaily).

Celkový pohľad na štruktúru zostatku podľa rozčlenenia všetkých skladových kariet je možné nájsť v "Sklad - Prehľady - Zostatky na sklade podľa rozčlenenia (trvanlivosť, farby)".

Prechod na rozčlenenie

Stáva sa, že sa po nejakej dobe užívateľ rozhodne využívať rozčlenenie, ale na sklade zostali položky, ktoré toto rozčlenenie nemajú, a teda je nutné tento počiatočný zostatok rozčleniť. K tomu slúži funkcia "Počiatočná korekcia", ktorá sa nachádza v zobrazení zostatku rozčlenenia "Klávesa F6" v zozname Skladových kariet.

Vytváranie príjemky a výdajky s vynútením rozčlenením

Príjem z rozčlenením

Postup je úplne analogický ako vytvorenie klasickej príjemky len po potvrdení množstva sa zobrazí obrazovka pre zadanie rozčlenenia množstva, ktoré bolo zadané. Vyplnením množstva vzťahujúceho sa k príslušnému rozčleneniu a údaje rozčlenenie (na obrázku Šarža a Paleta) sa po stlačení F2 uloží príslušná časť množstva. V prípade zadania len časti množstva sa automaticky po uložení F2 znovu zobrazí okno pre rozčlenenie, kde je v hornej časti uvedené už zadané množstvo s rozčlenením. Tiež sa v poli Množstvo zobrazí zvyšné nerozčlenené množstvo, Postup zadávania sa opakuje.

Funkcia "rozkopírovať N x" umožňuje automaticky vytvárať viacero rovnakých kusov pri rovnakom označení rozčlenenia, napr. viac kusov s rovnakými rozmermi. U tohto typu rozčlenenia musí byť každý kus zvlášť. Najprv sa vyplní množstvo a rozčlenenie (bez uloženia F2), potom sa kliknutím na "Rozkopírovať N x" program opýta "Koľkokrát rozkopírovať?". Vyplnením a Enterom sa rozčlenenia rozkopíruje a v prípade splnenia celkového množstva položky sa okno pre rozčlenenie znovu nezobrazí.

Vybrať zo stavu...- táto funkcia umožňuje si skopírovať niektoré údaje z položky, už vytvorené na sklade a len zmeniť množstvo. Uľahčuje zadávanie na sklad.

Tip - zadávať množstvo až po rozčlenení

Pokiaľ sa má najprv zadávať rozčlenenie a až potom celkové množstvo, možno si toto nastaviť v "Správca - Predvoľby globálne - Sklad - Ostatné- Ak sa používa vynútené rozčlenenie (trvanlivosť,...), tak najprv zadať členenie, následne množstvo".

Tlač s rozčlenením

Táto funkcia je prístupná vo voľbe tlače každej príjemky a výdajky.

Výdaj s rozčlenením

Postup je úplne rovnaký ako vytvorenie klasickej výdajky len po potvrdení množstva sa zobrazí obrazovka so zostatkovým rozčlenením na sklade. Vyberať požadované množstvo rozčlenenia možno viacerými spôsobmi:

1) Vybrať (F8) alebo dvojklikom na riadku s požadovaným rozčlenením a v ďalšom okne zadaním vyskladňovaného množstva

2) Navrhnúť podľa metódy FIFO - program automaticky vyskladní potrebné množstvá od najstaršieho rozčlenenia

3) Vybrať maximum - výber prebieha z rozčlenenia, na ktorom stojí kurzor a vyskladní sa maximálne možné množstvo.

Alternatívne MJ - Prepočet merných jednotiek

Tu možno nastaviť inú (alternatívnu) mernú jednotku (napr. metre, litre) ako je základná MJ (ks, kg). Pri zadávaní množstiev v skladových kartách tak možno zadať základnú alebo alternatívnu MJ.

Obaly

Problematika obalov je trochu komplikovaná a možno ju vidieť v dvoch základných rovinách:

1. Sledovanie toku vratných obalov a ich evidovanie
2. Sledovanie spotreby obalov a ich štatistické vyhodnocovanie

1. Sledovanie toku vratných obalov a ich evidovanie

Ide o možnosť vytvoriť väzbu medzi vyskladňovanou kartou a príslušnými obalmi použitými pri predaji príslušnej položky. Tzn. že napr. pri vyskladnení 5 kusov príslušného tovaru program automaticky vyskladní 5 kusov obalov (teda karty, ktorých číslo je uvedené v poli " k 1 MJ"). V ďalších poliach (k baleniu, paleta) sú potom uvedené obaly, ktoré sa majú vyskladniť pri predaji väčšieho množstva príslušného tovaru, tzn. pri vyskladnení 1 balenia sa má automaticky vyskladniť jedna krabica atď.

2. Sledovanie spotreby obalov a ich štatistické vyhodnocovanie

V dolnej časti, pod názvom "Táto zásoba obsahuje obaly", sa potom definuje skladba obalov na jednu MJ alebo balenie, ktoré slúži k výpočtu podkladu pre štatistiku vykazovania spotrebovaných obalov pri predaji tovaru. V jednotlivých poliach Obalov sa dajú definovať číselníky obalov, z ktorých potom možno nastavovať na požadovaných kartách potrebný obal a jeho váhu za 1 MJ alebo balenie. V module "Prehľady - Prehľady o obaloch" potom možno nájsť celkovú štatistiku spotreby obalov.

Crossfererencia

Táto záložka slúži k priradeniu dodávateľa/lov ku konkrétnej skladovej karte. Okrem dodávateľa program ponúka možnosť priradiť ďalšie údaje:

Katalógové číslo partnera - umožňuje vyhľadávať skladovú kartu podľa čísla dodávateľa, samozrejme len vtedy, ak je na príslušnom doklade dosadený vybraný partner. Tento údaj možno tiež tlačiť na objednávku k dodávateľovi miesto vlastného inventárneho čísla.

Súvisiaca karta - napr. ku skladovej karte bicykla možno ako súvisiacu kartu nastaviť napr. svetlá, blatníky, nosiče atď. Zaškrtnutím voľby "Nezobrazovať túto cross-referenciu na súvisiacej karte" sa táto/tieto karta/y nebudú v zozname skladových kariet pod zoznamom kariet zobrazovať (napr. ako súvisiaca karta bicykla je nastavená sklad. karta nosiča. V zoznamovom zobrazení skladových kariet sa pod skladovou kartou nosiča nezobrazí skladová karta bicykla).

Vyrovnávacia/zmluvná cena - priradením dodávateľskej/zmluvnej ceny v miestnej alebo cudzej (vyplnením kódu meny) mene dodávateľa/lov k príslušnej karte sa táto automaticky dosadí do vystavenej objednávky/príjemky.

Vyplňovanie partnera do crossreferencií nie je samozrejme povinné a je dôležité pre klientov, ktorí vystavujú objednávky.

Sady

Ak sa nepoužívajú výrobné súpisky, možno jednoduchú sadu definovať tu.

Texty

Popis #1 a 2 - alternatívne texty (1.popis môže mať max. 240 znakov, a 2.popis 260 znakov).

Obrázky

V poli "Obrázok nie je zadaný" sa po načítaní/nalistovaní (tlačidlo pod týmto polom) tento obrázok zobrazí. Ku každej skladovej karte možno priradiť viac obrázkov. Tieto obrázky sa zobrazia v miniatúrach pod hlavným obrázkom.

Hromadné zmeny vybraných údajov

V hornom menu "Sklad" sa nachádza funkcia, ktorá umožňuje užívateľovi robiť hromadné zmeny konkrétneho údaja na skladovej karte/kartách. Výber skladových kariet určených k zmene možno urobiť pomocou unigridu (zobrazenie nad zoznamom skladových kariet) alebo Užívateľským filtrom (tlačidlo napravo od zoznamu skladových kariet). Z prehľadu zmien na vybranej karte možno zistiť názov menenej hodnoty a jej status, ktorý predstavuje zmenu.

Sledovanie pohybu a zostatku na skladovej karte

Nastavením kurzoru na príslušnú skladovú kartu a stlačením klávesy "Enter" alebo tlačidla "Ukázať kartu" sa zobrazí prehľad všetkých príjemiek a výdajok zvolenej skladovej karty za vybrané obdobie, u ktorých sú zobrazené nákupné (príjemky) a skladové (výdajky) ceny.

Príjmy / Výdaje - zobrazenie len Príjmov alebo Výdajov danej karty.

Zobraziť rozčlenenie (farby, veľkosť...) - v prípade používania vynúteného rozčlenenia na karte si možno touto voľbou zobraziť u každého pohybu použité rozčlenenie.

Štruktúra rezerv - zoznam otvorených objednávok, teda rezervovaných zásob.

Vývoj nákupných cien - zoznam všetkých nákupných cien tovaru - materiálu.

Skok na doklad - program preskočí zo zoznamu pohybov do modulu Príjemiek/Výdajok na konkrétny doklad, ktorý je možno prehliadať, meniť, tlačiť, zmazať.

Všetci partneri - tu sa automaticky ponúkajú všetci obchodní partneri, ktorí figurujú na jednotlivých príjemkách a výdajkách. Výberom jedného z partnerov program automaticky zobrazí len pohyby vzťahujúce sa k tomuto odberateľovi.

Dátum, D., Číslo..(ďalšie stĺpce) - kliknutím na názov stĺpca program automaticky zoradí údaje podľa údajov v stĺpci.