Připravujeme...

Povolení funkcionality

Povolte vytěžování účtenek

PREMIER Ai vytěžuje i účtenky. Pakliže chcete vytěžovat účtenky, je nutné tuto funkcionalitu povolit ve ve  "Správci - Předvolbách - Globálních -  Dodavatelé - Ai - účtenky".

Nastavení

složky pro

import

Doporučujeme nastavit vytvořit samostatnou složku pro import účtenekúčtenky.

Pro usnadnění nastavení importní složky je k dispozici tlačítko "Použijte tlačítko Vytvořit... \dokument\sc(číslo jednotky)\imp\UC", kdy program které automaticky vytvoří složku pro import účtenek v námi doporučeném umístění, popřípadě nastavte jinou složku.

E-mailová schránka (tl. Nastavení)

Připravujeme ...U nastavení e-schránky je možné rozlišit jestli slouží pro příjem PF, VF nebo účtenek tudíž je možné mít pro účely třídění dokladů samostatné e-mailytuto možnost, abyste mohli rozlišit schránky pro PF, VF a účtenky.

Úložiště vytěžených a zaúčtovaných dokladů je společné s ostatními doklady a řídí se tedy ověřte si nastavením "Ve Správci - Předvolby - Globální - Dodavatelé - PREMIER Ai".

Přejmenování vytěžených účtenek

Vytěžená účtenka se přejmenuje podle dokladové řady a čísla.

Výchozí dokladová řada pro vytěžování účtenek se nastaví ve "Správci - Předvolby - Globální - Dodavatelé - Ai - účtenky".

Vzhledem k tomu, že účtenky jsou téměř ze 100% skeny, tak systém nepozná ihned po vložení, že se jedná o účtenku.

Že se jedná o účtenku, se systém snaží vyhodnotit Účtenka je identifikována až po OCR převodu , výsledek vyhodnocení odpovídá kvalitě skenu.

Pokud se vloží skeny účtenek do přednastavené složky, tak je program označí jako neidentifikované účtenky druh "XU".

Pokud vkládání skenu účtenky provádíte ručně pomocí některé z možností, přepněte se nejdříve do záložky účtenky.  Tím systém opět účtenky označí (s ohledem na kvalitu skenu).

Pro správnou identifikaci účtenky ji vložte do přednastavené složky.

Při ručním vkládání účtenek se nejdříve přepněte do sekce "Účtenky" (budou označeny jako "XU".

Připravujeme...

Účtenky vyfocené naší aplikací PS Skener, které jsou po vyfocení označeny v aplikaci jako účtenky, jsou po nahrání do programu automaticky identifikovány.

Špatná identifikace

Účtenku můžete přesunout do správné sekce změnou druhu v Ovládacím panelu nebo změnou cílového modulu přesunout do správné záložky.

Pro přesun více účtenek slouží Hromadná akce - Změnit druh, kdy se ze seznamu označí požadované účtenky a přesunou.

U dokladu do 10 000 Kč je povinným údajem pro vytvoření účtenky pouze datum, částka a účtování.

U dokladu nad 10 000 Kč je povinný i dodavatel a číslo dokladu.

Nástroje pro rychlé a efektivní zapsání účtenky

zapsání účtenky

Tlačítko s datumem - pakliže pokud se nevytěží datum, objeví aktivuje se uživateli tlačítko "Použít datum" s aktuálním datem. pomocí něhož je možné na jedno kliknutí vyplnit kliknutím vyplníte tímto datem datum uskutečnění na dokladu.

Pokud si na hlavní obrazovce programu uživatel vyplní účetní datum, tak toto má přednost před aktuálním datem a aktivuje se tlačítko s tímto datem. 

Pakliže se jedná o doklad hrazený platební kartou, stačí zaškrtnout volbu "Kartou, šekem" a automaticky se přenese celá částka k úhradě do potřebného pole.

V dané jednotce si uživatel pro urychlení vyplnění položek může definovat "Tlačítka rychlých voleb".

S pomocí tlačítek rychlých voleb lze na jedno kliknutí vyplnit položku

Tlačítka rychlých voleb - nastavte si u nejčastěji používaných textových vzorů tlačítka rychlých voleb. U každého tlačítka se volí pojmenování a barva tlačítka. Pokud se nevyplní pojmenování převezeme se text z textového vzoru.

Kliknutím na toto tlačítko vyplníte položku dle předdefinovaného textového vzoru včetně popisu, kódu DPH, účtování příp. střediska a zakázky ad.

Tlačítka si uživatel vytvoří v definici textových vzorů, kdy u stávajících textových vzorů nebo u nově založených zatrhne volbu "Tlačítko pro rychlou volbu", vyplní pojmenování tlačítka a zvolí si barvu. 

Pokud se nevyplní pojmenování převezeme se text z textového vzoru.

Při tvorbě dokladu lze využít volby "Vytvořit doklad s editací", kdy se přímo přes obrazovku Ai aktivuje volba pro klasické zadání pokladního dokladu a doklad lze zadat standartně jako v pokladně.

Vytěžené pokladní doklady jsou v pokladně označeny písmenem "A".

Kliknutím na "A" se aktivuje do pravé části obrazovky náhled na účtenku, která se připojila do vazeb.