Uživatel má k dispozici dvě varianty, jak připojit k přijaté faktuře nějaký externí elektronický dokument:
Vazby
První variantou je využití klasických vazeb (obdobně jako napříč celým systémem), lze ručně vložit dokument (cesta k dokumentu) k přijaté faktuře. Vazby se aktivují funkční klávesou "F12" a pomocí standardní klávesy "F3 - Nová" se vloží odkaz na externí dokument nebo více dokumentů.
Dokument pak lze zobrazit přímo přes tyto vazby pomocí ">".
Podrobněji popsáno v kapitole Vazby.
Pole "dokument"
Rovněž si může uživatel si může do přijaté faktury (rovněž do modulu CRM) aktivovat nové pole/nový údaj "Dokument", kde následně bude vyhledávat dokumenty uložené do zvolené složky a přiřazovat je jednotlivým záznamům. Nejdříve je nezbytně nutné provést potřebné nastavení ve "Správci - Předvolbách - Globálních - Dodavatelé - Workflow".
Zde si uživatel nastaví následující:
- povolené používat čárové kódy na fakturách k propojení s DMS serverem,
- strukturu hyperlinku - zde má uživatel dvě varianty použití
hyperlink - je možné nastavit výchozí URL adresu, ze které se budou načítat přiložené soubory, např. http://firemni_intranet/skeny.
Tato varianta předpokládá, že ve společnosti je funkční webový server pro interní potřeby uživatelů.nebo zde zvolit cestu ke složce, do niž budou vkládány externí elektronické dokumenty, cesta se nastaví pomocí tlačítka "..."
Pokud budete využívat složku, kde jsou uloženy dokumenty k výběru, musí být povolena volba - místo DMS serveru použít složku.
Po správném nastavení se aktivuje pole "dokument" v hlavičce přijaté faktury.
Externí elektronický dokument, pak lze k přijaté faktuře vybrat pomocí "...", kdy se nabídne možnost dokument naskenovat nebo vybrat existující ze zvolené složky.
Zobrazit dokument pak lze přímo na dané přijaté faktuře kliknutím na odkaz vedle pole "dokument".
Novinkou je, že pokud takto přidáte dokument v poště k typu záznamu "Přijatá faktura" viz zde, pak se tento odkaz dokument při tvorbě přijaté faktury na základě došlé pošty/CRM automaticky přenese i do přijaté faktury.