Samotný schvalovací proces je již snadný a přehledný.
Na dokladu (např. přijatá faktura - pravá část obrazovky) se objeví zadavateli schvalovací hierarchie včetně historie a plánu schvalování, pakliže doklad spadá pod nějakou z hierarchií. Doklad tak může zadavatel jednoduše odeslat ke schválení.
V jednotlivých fázích schvalování mohou osoby zapojené do schvalovací procesu zapisovat komentáře, které se pak objeví v historii schvalování a v upozornění pro příslušného uživatele.
Status schvalování
Status schválení může nabývat těchto hodnot:
- Nedokončeno - doklad je rozpracován, nemá vyplněny všechny povinné údaje. Pokud ve "Správci – Předvolby - Globální – tlačítko: Uživatelské popisky…/" povinné údaje jsou zaškrtnuty povinné údaje k vyplnění, půjde doklad uložit, ale nepůjde změnit status z "Nedokončeno“ na "Nutno schválit“.
V definici hierarchií lze dále nastavit, aby se status z "Nedokončeno“ na "Nutno schválit“ se nastavil automaticky po vyplnění povinných údajů.
U přijatých faktur, je-li tato provázána s dodavatelskou objednávkou, nepůjde změnit status na „Nutno schválit“ i v případě, že částka na faktuře přesahuje částku na objednávce. Pokud částka přijaté faktury přesáhne hodnotu objednávky, je nutné provést revizi objednávky (nový schvalovací proces). Více zde.
Nutno schválit - doklad je ukončen, uzavřen proti změnám a připraven k odeslání ke schválení "Odeslat ke schválení".
Pakliže doklad spadá do dvou hierarchií, program po stisknutí "Odeslat ke schválení" vyzve uživatele k výběru hierarchie, viz zde.
V tomto kroku je možné doklad "Vrátit dodavateli" viz dále,
- Schvaluje se - doklad čeká se na schválení. Schvalovatel může doklad schválit jednotlivě nebo hromadně z více míst, viz dále.
V případě, že je nastaveno více úrovní schvalování, prochází se postupně jednotlivými hierarchiemi.
Není-li doklad schválen (stisk tlačítka "Vrátit“), vrací se vše na počátek a doklad lze otevřít a přepracovat, zadavatel obdrží upozornění.
- Schváleno - pokud je schválena přijatá faktura nebo zálohový list jsou automaticky uvolněny k platbě.
Pakliže je nastaveno, zaúčtování dokladu až po jeho schválení, pak v okamžiku schválení je doklad zaúčtován.
Doklad je po schválení uzamčen proti změnám, pakliže daný uživatel nemá nastaveno jinak viz "Nastavení".
Na schváleném dokladu pak je k dispozici tlačítko "Revize dokladu“, které umožní provádět změny v dokladu a zároveň obnoví schvalovací proces.
- Vráceno dodavateli - doklad byl zamítnut, faktura by se měla stornovat.
Schvalování
Schvalovatel (osoba, která dokumenty schvaluje), pakliže bude mít něco ke schválení, obdrží upozornění dle nastavení v definici člena (e-mail s možností odkazu případně info zprávu).
Jsou-li ve vazbách k dokumentu „hyperlinkové“ odkazy na úložiště souborů (DMS), např. skenované faktury. Tyto odkazy se zasílají spolu s notifikačními e-maily, kde je možné jejich okamžité prohlížení.
Mimo notifikace program nabízí přehledné upozornění na základní obrazovce systému PREMIER - osobní složka (blikající číslo udávající počet dokladů ke schválení / neschválení). Odtud se lze ke konkrétnímu dokladu taky přímo dostat stiskem tlačítka "skočit", nebo dvojklikem myši na seznamu dokladů ke schválení.
Samotné schvalování je jednoduché, stačí pouze kliknout na "Schválit" jednotlivě na daných dokladech.
Přímo na hlavní obrazovce programu je k dispozici volba „Hromadné schválení“.
Tato volba umožňuje jednoduše schvalovat více dokladů současně. Volba zobrazí schvalovateli všechny aktuální doklady ke schválení včetně poznámky, popisu a vzkazu/komentáře od zadavatele dokladu.
Hromadné schválení dokladů se provede označením vybraných dokladů v prvním sloupci a následně potvrzením volbou „OK“.
K dispozici je také detail dokladu pomocí volby „...“. I přímo v detailu dokladu lze provést schválení či případně vrácení dokladu.
Ukázka informačního e-mailu a info zprávy z programu.
