Ochrana osobných a citlivých dát v PREMIER system

Je veľmi zložité popísať všetky súvislosti a rozsah jednotlivých požiadaviek nariadenia GDPR súvisiacich s informačným systémom. Ani sebelepší softvér napripraví firmu na GDPR. Program PREMIER system ponúka množstvo vstupov, analytických a spracovacích funkcíí, ale je na každej spoločnosti, aby si sama, či za pomoci odborníkov na GDPR, optimálne stanovila svoje vlastné procesy monitoringu, zvyšovania bezpečnosti osobných údajov a navrhla účinné opatrenia. PREMIER system už len pomôže v jejich aplikácii.

Všeobecné informácie ohľadne GDPR sa dozviete TU.

PREMIER system X6.2 v sebe už teraz integruje funkcionality, ktoré sú nástrojom základných požiadaviek na GDPR. Taktiež sme v našom softvére PREMIER system, novo implementovali rad funkcií, ktoré priamym spôsobom podporujú správu údajov podľa GDPR a možno povedať, že PREMIER system je na GDPR pripravený. Na ďalších vylepšeniach a funkciách ešte pracujeme. Možno počítať s tým, že v priebehu nových informácií a praktických dôsledkov pravidiel GDPR budú ďalšie zákonné funkcie postupne dopĺňané a upravované a budú ponúknuté k aktualizácii.

Adresár partnerov - agenda GDPR

Hlavným zdrojom osobných údajov v programe je Adresár partnerov. V adresári partnerov bola na účely GDPR zavedená nová agenda "GDPR", ktorá ponúka komfortné funkcie, ako účinný nástroj pre kontrolné procesy GDPR.
Vďaka tomuto novému nástroju budete mať na jednom mieste informácie o tom, odkedy, dokedy a prečo máte osobné údaje v evidencii, ako sa účel ich spracovania časom menil alebo napríklad kto s nimi pracuje.

Dôvody spracovávania osobných údajov

Všetko bude užívateľ zaznamenávať na záložke GDPR, na ktorej jednoducho vyplníte potrebné informácie.

• Nepodlieha alebo nie je nutný súhlas - pre maximálny komfort užívateľov program v adresári automaticky detekuje partnera, ktorý nie je fyzická osoba alebo partnera ktorého údaje sú spracovávané s ohľadom na splnenie zmluvy (existencie objednávok, faktúr, pokladničných dokladov, ad.) A vyznačí danú položku v agende GDPR príznakom (A).

  • Nie je fyzickou osobou

  • Splnenie zmluvy (obchodný vzťah) - spracovanie údajov je nutné z dôvodu splnenia zmluvy.

  • Splnenie právnej povinnosti - spracovanie je nevyhnutné na ochranu životne dôležitých záujmov dotknutej osoby.

• Podlieha GDPR - ak partner patrí do GDPR, zaškrtne sa táto voľba a následne je nutné zvoliť na základe čoho prebieha spracovávanie osobných údajov.

  • Súhlas - subjekt udelil súhlas so spracovaním osobných údajov, tento je možné vytlačiť priamo z programu.

  • Iný dôvod # 1 a # 2- pokiaľ spracovanie osobných údajov prebieha z iného ako vyššie uvedeného dôvodu, potom ho užívateľ vyplní tu. Pomocou "..." je možné nadefinovať si číselník ďalších dôvodov a ich rozsahov a potom vyberať z číselníka (viď obrázok nižšie). Informácia z číselníka sa následne prenáša do "Súhlasu so spracovaním osobných údajov".

• Platnosť od - do - tu sa vyplní dátum od kedy do kedy sú údaje spracovávané.

• Odvolanie - tu sa vyplní dátum odvolania.

• Poznámka - priestor pre ľubovoľnú poznámku.

• Súhlas - priamo v agende GDPR je možné si vytlačiť súhlas so spracovaním osobných údajov (podrobnejší postup viď nižšie).

• Prehľad zmien - tu sa zaznamenáva história ohľadom zmien v spracovaní osobných údajov (viď obrázok nižšie).

• Väzby ( "sponka") - ku každému partnerovi je možné si priamo v agende GDPR cez väzbu pripojiť skenovaný (link) alebo vložený externý dokument súhlasu alebo iného dokumentu. Kde budú tieto dokumenty uložené si môže užívateľ nastaviť (viď nižšie).

  
  

  Číselník ďalších dôvodov evidencie osobných údajov vrátane definície ich rozsahu

  

  História zmien partnera v súvislosti s GDPR

  

S ohľadom na to, že v niektorých spoločnostiach bude za GDPR zodpovedať určitá osoba, možno ostatným užívateľom v "Správca - Predvoľbách - Obmedzujúce - Odberatelia" zakázať editovať dôvody spracovania osobných údajov. Rovnako možno po novom v obmedzujúcich predvoľbách užívateľovi nastaviť, aby sa mu pri práci s programom nezobrazovali partneri, ktorí podliehajú ochrane osobných údajov - GDPR. S týmto nastavením užívateľ uvidí iba tých partnerov, ktorí majú v GDPR zvolenú voľbu "Nie je fyzickou osobou".

Súhlas so spracovaním osobných údajov

Pokiaľ chcete spracovávať osobné údaje na základe súhlasu, ktorý udelil subjekt údajov, potom je možné tento súhlas vytvoriť priamo z programu. Súhlas podáva fyzická osoba. Nie je potrebný u obchodných vzťahov, kde spracovanie vychádza zo zákona (výkon zmluvy, čo je systémom označené automaticky). Súhlas sa predovšetkým týka obchodných oznámení pre potencionálneho klienta - fyzickú osobu. V Premier je k partnerovi možné zadať jeden všeobecný súhlas a dva ďalšie voliteľné z číselníka.

Všeobecný súhlas

Text všeobecného súhlasu je možné predvyplniť v "Správca - Predvoľby - Globálne - Odberatelia - GDPR súhlas".

V tejto ponuke v globálnych predvoľbách je rovnako možné nastaviť si špeciálny adresár, pre skenované dokumenty a vkladané prílohy v agende GDPR (napr. Súhlasy), aby tieto dokumenty mohli byť uchované na inom mieste ako ostatné dokumenty.

Takto predvyplnený súhlas je následne možné vytlačiť priamou daného partnera "GDPR - súhlas".

Existujúce funkcie programu:

• Nástroje umožňujúce chrániť akúkoľvek položku dát v PREMIER system - prepracovaná prístupové práva.
• Logovanie spracovania dát vrátane ich čítanie / zobrazenie - prehľad zmien nielen na obchodných partneroch.

Budúce funkcie:

• Nástroje pre výpis, export a výmaz dát vrátane evidencie žiadostí o tieto úkony - hromadné výmazy, pseudonymizace údajov.
• Správa osobných údajov, vkladanie a následné spracovanie - vytvorenie agendy GDPR.
• Komplexná správa súhlasov so spracovaním osobných a citlivých údajov.
• Systém pre zber a ukladanie informácií.

Práva subjetov údajov

PREMIER system bude vedieť plniť požiadavky dotknutých osôb:

Žiadosť o poskytnutie všetkých osobných dát, ktoré o dotknutej osoby spracovávate.

Odpovedať na otázku, aká osobné dáta spracovávate o subjektu údajov a na aké účely.

Splnenie žiadosti o vymazanie údajov z nášho systému.

Vyslovenie nesúhlasu s používaním osobných údajov na marketingové účely.