Provádění roční uzávěrky a přechod na nové účetní období je v programu PREMIER system velmi jednoduché, není třeba provádět žádné převádění účtů na konečný účet rozvažný, všechny výkazy a přehledy program zpracuje zcela automatizovaně. Na úvod je třeba říci, že sestavení výkazů, které předmětem uzavření roku jsou, je v PREMIER system možné provádět kdykoliv a to v reálném čase a za jakékoliv období (zadá se před vstupem do modulu). Během sestavování uzávěrkových výkazů není nutné provádět jakákoli uzavírání či odložení dat nebo jiné podobné operace a procesy, které se však u většiny jiných programů se více méně udělat musí viz kapitola "Výkazy".
Přechod na nové období - Pořizování dokladů v novém účetním období
Pro pořizování dokladů je nutné ve "Správci - Předvolbách – Globálních - Obecné“ změnit aktuální účetní období na nový rok. Totéž je nutné udělat i ve "Správci - Předvolbách – Uživatelských - Obecné“. Program pak umožní pořizovat doklady s datem tohoto období. Pokud je potřeba pořizovat doklady do minulého účetního období, stačí změnit aktuální období v „Předvolbách – Uživatelských“. To je výhodné především v případě síťového provozu, kdy se docílí toho, že uživatel do minulého období přepne pouze sebe. Pro pořízení dokladů v novém účetním období není třeba provádět žádné další operace, stačí pouze přepsat účetní období ze starého na nové. Dokonce je možné pracovat bez počáteční rozvahy (tj. účtu 701), kterou si může doplňovat postupně po jednotlivých uzavřených účtech či najednou, a to kdykoliv později.
Počáteční rozvaha
Je samozřejmé, že zůstatky na účtu 702 nejsou uzavřené a budou v průběhu prvních měsíců nového účetního období upravovány. Vstupem do modulu "Osnova, Dokl. řady - Počáteční rozvaha“ se nabídne automatické překlopení účtu 702 na počáteční účet rozvažný 701. Tuto operaci lze provést samozřejmě i tehdy, když stav na tomto účtu ještě není uzavřen. Okamžitý převod slouží především k řádnému sledování zůstatků na účtech 221, 211 kde je zůstatek konečný zpravidla již 31. 12.
V průběhu změn pak lze počáteční rozvahu jednoduše aktualizovat "Osnova, Dokl. řady - Počáteční rozvaha - Automatické založení/Aktualizace“.
K účtu 431
Program Vám automaticky navrhne v počáteční rozvaze hodnotu účtu 431 (hospodářský výsledek ve schvalovacím řízení). Jelikož tento účet nemá číslo řádku v rozvaze, bude rozvaha do doby přeúčtování zkreslená. Do doby než rozhodne valná hromada o hospodářském výsledku se nabízejí tyto možnosti:
- Ihned převedeme zůstatek na účet 428 (nerozdělený zisk) nebo 429 (neuhrazená ztráta...),(toto používá většina firem).
- Je-li firma individuální podnikatel, převede se zůstatek na účet 491
Pokud se striktně čeká na rozhodnutí valné hromady (firma nechce ihned účtovat na účty 428, 429), nezbývá než si v účtové osnově založit analytický účet např. 431.900 HV ve schvalovacím řízení – nerozdělený zisk a vybrat číslo řádku v pasivech shodné s účtem 428 tj. ř. 82. Pak provést přeúčtování z původního účtu 431. (Přeúčtování na jiný analytický účet je nutné z důvodu správného sestavení rozvahy.
Upozornění
Účet 431 z počáteční rozvahy nesmí mít přiřazeno číslo řádku z rozvahy !
Účtová osnova
Pro úspěšné pořizování dokladů v novém účetním období je nejdříve nutné zkopírovat účtovou osnovu z minulého roku. Pokud uživatel po nastavení nového účetního období otevře účetní osnovu a ta je prázdná, může přes "Hromadné založení" zvolit nabídku "Kopírovat osnovu z minulého období“ a napsat klíčové slovo "kopírovat“. Tuto osnovu pak případně lze opravovat, opravit o nové účty nebo provézt libovolné úpravy jejich analytik.
Uzávěrka
Pokud jsou pořízeny všechny doklady minulého účetního období, sestaví se veškeré konečné uzávěrkové výkazy v modulu "Rozvaha, Výkaz“ k 31. 12. ….a poté doporučujeme všechny měsíce uzamknout v modulu "Správce - Zamykání period“ (pokud nebyly průběžně zamykány během roku). To je v PREMIER system vše, co je pro uzavření minulého účetního období nezbytné. Z toho vyplývá, že v programu není třeba provádět žádné další jiné operace pro účetní uzávěrku.