O modulu Work-Flow:

široké variabilní využití - včetně možnosti tvorby jakýchkoliv struktur schvalovacích hierarchií,
jednoduchost a přehlednost - důraz byl kladen i na pasivní uživatele systému,
automatizovanost - např. k nové zakázce nebo jiného dokladu se automaticky přidělí schvalovací hierarchie,
rychlá informovanost - notifikační e-maily,
možnost zapojení i osob nepracujících se systémem PREMIER - informační e-maily,
bezpečnost dat - zabezpečená databáze, sledování historie změn,…
flexibilita - např. možnost převzetí úloh jinou osobou v případě nepřítomnosti,…

Přínosy:

bezpapírová společnost - elektronické zdokumentování oběhu všech relevantních dokladů a úkolů v organizaci,
automatizace a zrychlení procesu oběhu dokumentů,
kontrola nad oběhem dokumentů,
jednoduchost a přehlednost schvalovacího procesu,
rychlá informovanost, okamžitý přehled o stavu zpracování,
zastupitelnost - možnost přenesení pravomoci.

Nasazení modulu Work-Flow zajistí kontrolu nad celým schvalovacím procesem včetně příslušných termínů. Vedoucí pracovníci tak mají jistotu, že u stanovených procesů nebyl vynechán žádný definován krok, je zajištěn lepší přehled a kontrola nad oběhem dokumentů. Díky automatizaci se zároveň oběh dokladů urychlí a práce zaměstnanců se výrazně zjednoduší a zefektivní.

Work-Flow samozřejmě počítá s důležitým faktorem, kterým je nepřítomnost osob podílejících se na schvalovacích procesech. V případě dovolených či neplánované nepřítomnosti (nemoc apod.) Je k dispozici možnost přenesení pravomoci.

Kapitoly k modulu:

Na této stránce najdete:

Moduly, kde lze využít Work-Flow:

Poptávky/Žádanky
Objednávky u dodavatelů
Přijaté zálohové listy
Přijaté faktury
Nabídky odběratelům
Objednávky odběratelů/kupní smlouvy
Vydané zálohové listy
Vydané faktury
Pošta/CRM

Postup zavedení work-flow

Nadefinovat členy
- osobní údaje,
- delegování.
- upozornění,
nadefinovat skupiny,
nastavení schvalovacích hierarchií,
nastavení systému (určeno správcům IT).

Příklady schvalování firemních dokladů / procesů:

nákupy - přijaté faktury - schvalování přijatých faktur,
nákupy - žádanky - jedná se o schvalování potřeb zaměstnanců (kancelářské potřeby, ochranné pomůcky),
nákupy - vystavených objednávek - jedná se o nákupy zboží, či materiálu na zakázky, interní potřeby,
prodej - nabídky vůči odběratelům (kupní smlouvy), vydané faktury, přijaté objednávky, nabídky,
interní firemní procesy,
dovolené zaměstnanců - možnost schválit interní procesy dovolených s ohledem na zastupitelnost,
nepřítomnost zaměstnanců - služební cesty ke klientům, výjezdy zaměstnanců, pochůzky,
interní procesy - zápisy ze schůzí a jednání, interní úkoly zaměstnanců,
pošta - kromě došlé pošty, možná už na této úrovni schvalovat přijaté faktury před účetním režimem.

Příklady nastavení hierarchií v praxi

Příklad č.1

Požadavek: Chceme nastavit hierarchií schvalování konkrétní dokladové řady přijatých faktur. V této řadě máme faktury různého druhu, kde faktury služeb má schvalovat Silvestr Novák, nákup materiálu Miloš Sova a investice Irena Letochová. Pokud částka na faktuře přesáhne 100.000 Kč, musí provést chválení ještě dva ze tří majitelů firmy.

Nastavení: Pokud faktury podle druhu nebo čísla zakázky, popř. střediska nelze rozpoznat kterému schvalovateli náleží, musí o tom rozhodnout až osoba, která fakturu odesílá ke schválení. U složitějších případů je pak potřeba definovat i více různých hierarchií, s tím že žadatel vybere při odeslání ke schválení konkrétní…

1. Krok je zavedení potřebných členů hierarchie.

2. Krok: v definici skupin si nastavíme 2 skupiny, např. „Schvalovatel“ a „Majitelé“. Do schvalovatelů přiřadíme Sovu, Lenochovou a Nováka do majitelů pak všechny 3 vlastníky firmy.

3. Krok: založíme hierarchii např. „PF“, u které určíme kterého modulu a dokladové řady se týká.

4. Krok: přidáme 1. úroveň hierarchie (viz. obr) kde schvaluje skupina „schvalovatel“ a musí být zaškrtnuto „Pokud je počet členů ve skupině větší než minimální, tak umožnit určit schvalovatele…“. Tato volba zajistí to, že před odesláním ke schválení se žadateli objeví seznam osob, kde musí určit kdo bude schvalovat fakturu… Dále lze zaškrtnout, aby ostatní „nevybraní“ schvalovatelé byli o tomto informováni

Dále se nastaví 2. úroveň, která je podmíněná částkou nad 100.000,- (viz. obr). Pokud bude částka na faktuře nižší, faktura bude schválená již schvalovatelem v 1. úrovni. Pokud bude částka vyšší, po schválení v 1. úrovni postoupí toto do 2. úrovně pro schválení dvěma majiteli firmy. O veškerých procesech jsou pak příslušné osoby vždy informováni formou notifikačního e-mailu. Pokud má hierarchie schvalování více úrovni (v tomto případě 2), nabídne se žadateli před odesláním ke schválení i možnost přeskočení 1. úrovně schvalování.

Ukázka výběru schvalovatele při odesílání ke schválení žadatelem

Příklad č.2

Požadavek: Hierarchie schvalování žádanek (poptávek) a objednávek máme členěné dle zakázek podle osob, které se na nich podílí. Máme však jednu zakázku „režiiní“ pod číslem 6000, kde hierarchie potřebujeme automaticky přidělovat podle středisek.

Nastavení: Pokud není v ostatních hierarchiích přesná definice dle zakázek, je třeba do nich zapsat negaci zakázky 6000. To proto, že pak by dokladu pro schválení vyhovovalo více hierarchií a žadatel by musel ručně určovat kterou chce vybrat.

Levý obr. (Nastavení u ostatních hierarchií) / Pravý obr. (Nastavení hierarchie pro schvalování režií dle středisek).

11 WorkFlow