PREMIER system umožňuje pořízené přijaté faktury ihned zaúčtovat, tzn. automaticky přenést do účetního deníku, resp. dokladové řady. Podmínkou automatizovaného zaúčtování faktury je zadání příslušného účtu (předkontace) u každé položky faktury na straně MD, ale také na straně Dal (závazkový účet). Takto pořízená faktura automaticky vstoupí do deníku a je zaúčtována.
Pokud se účetní předpis nezadá, program při ukládání hlásí, že tato faktura nebude zaúčtována, nýbrž pouze evidována. Tato faktura pak zůstává pouze v operativní evidenci, aniž by byla přenesena do deníku, tzn., že objem závazků je o částku této faktury vyšší než zůstatek na příslušném saldokontním účtu 321… v účetnictví.
Poznámka
Tyto rozdíly mohou vzniknout z více důvodů, proto pro sledování těchto rozdílů slouží funkce "Kontrola konzistence“, která uživateli nabídne všechny nesrovnalosti v saldokontu faktur (tedy i kontinuitu). Tato funkce se nachází v záložce "Účetnictví - Daňová kancelář - DPH - kontrola konzistence VF, PF“ nebo v "Účetnictví - Deník - horní menu Deník - kontrola konzistence VF, PF“.
Nezaúčtované faktury nejsou zařazené ani do DPH. Vzhledem k automatizovanému účtování přijatých a vydaných faktur je nutné jednoduchým způsobem kontrolovat kontinuitu mezi evidováním a účtováním faktur, tzn. kontrolu objemu faktur v evidenci a v účetnictví a jejich provázanosti na úhrady. V saldokontu mohou z různých důvodů vzniknout rozdíly, které tento modul automaticky zachytí a nabídne uživateli seznam nedostatků mezi evidencí faktur a účetnictvím.
- nesouhlasné položky ve fakturách - toto hlášení upozorňuje, že v deníku je jiný počet položek než ve faktuře. Tato chyba může vzniknout porušením zásady „měnit, opravovat a mazat mohu pouze ve fakturách, nikoli v deníku“. Díky této funkci snadno zjistíme, že nějaká položka byla v deníku omylem smazána.
- nevypárované přímé zápisy - toto hlášení souvisí s účty nastavenými jako „automatický účet pohledávek a závazků“ (viz účtová osnova). V tomto případě program kontroluje, zda na doklady o úhradě (kde je rozvahový účet s výše uvedeným nastavením) existuje faktura. Z toho vyplývá, že jde o úhrady, jež nejsou provázány na faktury; jsou to tedy především osamělé zápisy (bez automatické vazby) na účtech 311xxx a 321xxx.
- nezaúčtované faktury - má největší význam pro kontrolu DPH, tzn. faktury, které program zde zobrazí, nejsou zaúčtovány, tudíž nejsou ani začleněny do přiznání k DPH. Stačí pouze najít tyto faktury v seznamu a doplnit v nich chybějící předkontaci.
- bludné zápisy v deníku - mohou vzniknout při havárii programu, stačí je pouze smazat.
- rozdíl mezi deníkem a fakturou - jde o stejnou problematiku jako v případě „Nesouhlasné položky ve fakturách“.
- vypárované nesouhlasné saldoúčty - toto hlášení upozorňuje na případ, kdy vypárovaná úhrada/platba faktury má v předkontaci jiný saldokontní účet než předpis příslušné faktury, tzn., že např. platba je účtována 221xxx/311100, zatímco faktura je účtována 311200/601xxx,343xxx. V tomto případě je nutné opravit účet 311xxx buď na straně úhrady, nebo na straně faktury.