1 Nastavení

1.1 Analytické operace pro zálohy

K realizaci a efektivnímu sledování jednotlivých záloh a jejich evidenci z hlediska DPH doporučujeme založit 2 analytiky přijatých (poskytnutých) záloh a to v členění na zdaněné a nezdaněné. Nastavení analytik se provádí v "Analytika, Banky - Analytické členění operací". Na dané analytické operaci musí být označeno, že se jedná o zálohy.

1.2 Dokladová řada pro přijaté platby

Na doklady o platbě lze vytvořit samostatnou dokladovou řadu faktur, která bude mít předvolený druh data plnění na "Datum přijetí platby". Toto nastavení se provádí v "Analytiky, banky - Dokladové řady".

1.3 Dokladová řada nepeněžních operací pro zúčtování záloh

Ve "Správci - Předvolby - Globální - Účetnictví" je nutné nastavit dokladovou řadu nepeněžních operací, do níž má program vytvářet zúčtování záloh.

2 Daňový doklad k připsané záloze

Zde mohou nastat dvě možnosti:

2.1 Pokladní doklad - záloha je zaplacená hotově

Zadáním analytické operace, která je označena v nastavení analytických operací jako záloha, se při zadávání položky dokladu aktivuje nové pole "VS zálohy", kde lze zadat variabilní symbol zálohy. U zálohy musí být uveden partner.

Otevřené zálohy pak lze sledovat v "Účetnictví - Obraty a zůstatky - analytika 11.02" 

2.2 Faktura - doklad o platbě (záloha zaplacena převodem)

Postup k zaúčtování platby zálohy a následném vystavení dokladu na přijatou platbu včetně faktury vyúčtovací:

1. V "Zálohových listech" vytvoříme zálohový list..
2. V "Bankovních účtech" zaúčtujeme úhradu zálohového listu - zálohy.
3. V modulu "Odběratelé - Faktury" vystavíme "Doklad na přijatou platbu" se zápisem do dokladové řady UO (automaticky vytvořeno při uložení – viz. přidružené doklady).
4. V modulu "Odběratelé  Faktury" vystavíme fakturu s vyúčtováním zálohy.

Před tvorbou dokladu o platbě je nutné mít např. v bance přijatou zálohu nedaňovou (jen platbu nebo jako úhradu zálohového listu). V bance bude tedy zápis, ve kterém musí být uvedena částka zálohy celkem, operace (záloha nedaňová), partner a variabilní symbol zálohy.

Samotné vytvoření dokladu o platbě se provádí v modulu Vydané faktury v režimu „dokladu o platbě“.  Režim doklad k platbě se aktivuje změnou data uskutečnění na datum přijetí platby (toto lze rovněž zastavit pevně na zvolené dokladové řadě viz výše). 

Postup vytvoření dokladu o platbě:

1. Prvním krokem je zadání partnera na dokladu (toto je velmi důležité pro správné propojení se zálohami). 
2. V nové položce dokladu se následně zadá kód DPH a analytika pro „zdaněné zálohy 11.02". Zadáním této operace se uživateli zobrazí funkce "Prověřit zálohy" a pole pro VS zálohy.
   
   
   
   
3. Pomocí tlačítka "Prověřit zálohy" se vybírá záloha. Nabízí se zde všechny ostatní analytiky záloh (předpokládá se, že jde o „nezdaněné“ zálohy), vyberte tu, kterou převádíte na „zdaněnou“.
   Program do položky rozdělí celkovou přijatou zálohu na základ a DPH.
   
   
   
4. Po uložení položky pak následně v dolní části obrazovky odečtěte pomocí tlačítka "Prověřit zálohy" z celkové částky znovu tutéž zálohu. Dojde k jejímu odúčtování z analytiky nezdaněných záloh.
   
   
5. Tímto je doklad o platbě vytvořen. Po jeho uložení program automaticky provede zúčtování záloh do nepeněžních operací (dle nastavení v předvolbách globálních).
   
   

2.2.1 Konečná faktura s vyúčtováním zdaněné zálohy

K dokladu o přijaté platbě je posléze nutné vytvořit konečnou fakturu. Toto se rovněž provádí v modulu vydané faktury.  Vytvoří se nová faktura na niž se zadá partner a položka dokladu. V další položce (pro odpočet zdaněné zálohy) se nejdříve zapíše operace, čímž se opět aktivuje tlačítko "Prověřit zálohy". Pomocí tohoto tlačítka se vyhledá příslušný zápis  v nepeněžních operacích.

Program vytvoří na fakturu tuto položku.

Pokud konečná faktura vyšla "0" je nutné ji opět "uhradit" v nepeněžních operacích.

3 Záloha bez DPH

Zaplacenou zálohu v bance resp. v pokladně na analytiku 11.03 "nezdaněné zálohy" (jen platba nebo jako úhrada zálohového listu) je možno odečíst na finální faktuře obvyklým způsobem.