Samotný schvalovací proces je již snadný a přehledný.
Na dokladu (např. přijatá faktura - pravá část obrazovky) se objeví zadavateli schvalovací hierarchie včetně historie a plánu schvalování, pakliže doklad spadá pod nějakou z hierarchií. Doklad tak může zadavatel jednoduše odeslat ke schválení.
V jednotlivých fázích schvalování mohou osoby zapojené do schvalovací procesu zapisovat komentáře, které se pak objeví v historii schvalování a v upozornění pro příslušného uživatele.
Status schvalování
Status schválení může nabývat těchto hodnot:
- Nedokončeno - doklad je rozpracován, nemá vyplněny všechny povinné údaje. Pokud ve "Správci – Předvolby - Globální – tlačítko: Uživatelské popisky…/" povinné údaje jsou zaškrtnuty povinné údaje k vyplnění, půjde doklad uložit, ale nepůjde změnit status z "Nedokončeno“ na "Nutno schválit“. V definici hierarchií lze dále nastavit, aby se status z "Nedokončeno“ na "Nutno schválit“ se nastavil automaticky po vyplnění povinných údajů.
U přijatých faktur, je-li tato provázána s dodavatelskou objednávkou, nepůjde změnit status na „Nutno schválit“ i v případě, že částka na faktuře přesahuje částku na objednávce. Pokud částka přijaté faktury přesáhne hodnotu objednávky, je nutné provést revizi objednávky (nový schvalovací proces). Více zde.
- Nutno schválit - doklad je ukončen, uzavřen proti změnám a připraven k odeslání ke schválení "Odeslat ke schválení".
V tomto kroku je možné doklad "Vrátit dodavateli" viz dále,
- Schvaluje se - čeká se na schválení. Schvalovatel může doklad schválit jednotlivě nebo hromadně,
V případě, že je nastaveno více úrovní schvalování, prochází se postupně jednotlivými hierarchiemi.
Není-li doklad schválen (stisk tlačítka "Vrátit“), vrací se vše na počátek a doklad lze otevřít a přepracovat, zadavatel obdrží upozornění.
- Schváleno - u přijatých faktur nebo zálohových listů automaticky uvolněno k platbě.
Pakliže je nastaveno, zaúčtování dokladu až po jeho schválení, pak v okamžiku schválení je doklad zaúčtován.
Doklad je uzamčen proti změnám, pakliže daný uživatel nemá nastaveno jinak viz "Nastavení".
Na schváleném dokladu pak je k dispozici tlačítko "Revize dokladu“, které umožní provádět změny v dokladu a zároveň obnoví schvalovací proces (viz pravý obrázek).
- Vráceno dodavateli - doklad byl zamítnut, faktura by se měla stornovat.
Schvalování
Schvalovatel, pakliže bude mít něco ke schválení, obdrží upozornění dle nastavení v definici člena (e-mail s možností odkazu případně info zprávu). Mimo to program nabízí přehledné upozornění na základní obrazovce systému PREMIER - osobní složka (blikající číslo udávající počet dokladů ke schválení / neschválení). Odtud se lze ke konkrétnímu dokladu taky přímo dostat stiskem tlačítka "skočit", nebo dvojklikem myši na seznamu dokladů ke schválení.
Jsou-li ve vazbách k dokumentu „hyperlinkové“ odkazy na úložiště souborů (DMS), např. skenované faktury. Tyto odkazy se zasílají spolu s notifikačními e-maily, kde je možné jejich okamžité prohlížení.
Samotné schvalování je jednoduché, stačí pouze kliknout na "Schválit" jednotlivě na daných dokladech.
Přímo na hlavní obrazovce programu je k dispozici volba „Hromadné schválení“.
Tato volba umožňuje jednoduše schvalovat více dokladů současně. Volba zobrazí schvalovateli všechny aktuální doklady ke schválení včetně poznámky, popisu a vzkazu/komentáře od zadavatele dokladu.
Hromadné schválení dokladů se provede označením vybraných dokladů v prvním sloupci a následně potvrzením volbou „OK“. K dispozici je také detail dokladu pomocí volby „...“. I přímo v detailu dokladu lze provést schválení či případně vrácení dokladu.
Ukázka informačního e-mailu a info zprávy z programu.
