11. 3. Pořizování, sledování a účtování stravenek

Pořizování stravenek 

Pro automatický výpočet nároku na stravenky (udávané počtem stravenek ve dnech) je důležité správné nastavení mzdových položek. Obecně lze používat „doporučené kódy“ 710 (pro stanovení zákonného měsíčního nároku – vypočte program) a 714 pro ruční korekci (např. pokud bude zaměstnanec na služební cestě a stravné má vyúčtováno na cestovním příkaze - žádné propojení s evidencí cestovních příkazů zde neexistuje. korekce se vždy musí provádět ručně). Při zahájení měsíce je programem doplněna položka 710 (nastavena ve mzdových údajích zaměstnance) a po propočtu mzdy se u této položky vypočtou dny nároku na stravenky. Pokud používáte více druhů stravenek mohou nastat 2 případy:

•  Účtování na společném účtu pohledávek za zaměstnanci z titulu stravenek – sazby za úhradu stravenek (zaměstnanec i zaměstnavatel) si zadáte až v nastavení mzdových údajů u zaměstnance – můžete tedy jedním kódem stravenek pořizovat různé hodnoty stravenek. Zde musíte pořídit i kód 714 (se zápornými sazbami) u kterého nezaškrtnete „doplnit při zahájení“.
•  Účtování na rozdílných analytikách účtů pohledávek za zaměstnanci z titulu stravenek (dle druhů stravenek) – pro každou analytiku je nutno nastavit mzdovou položku s doporučeným kódem 710 i 714. Opět platí možnost nastavení individuální sazby ve mzdových údajích konkrétního zaměstnance – můžete tedy jedním kódem stravenek pořizovat různé hodnoty stravenek. V rámci analytiky pak členit stravenky dle jiného členění  např. poskytovatele stravenek.

 Nastavení mzdové položky 710 - celková hodnota stravenky je 100 Kč, z toho 45% hradí zaměstnanec, 55% zaměstnavatel:

Tuto mzdovou složku následně přiřadíte zaměstnanci do pravidelných složek mzdy takto:

Uvedená položka se při zahájení měsíce (příp. zahájení zaměstnance) takto automaticky zařadí do výkazu práce pro další zpracování. V praxi to bude znamenat to, že při propočtu mzdy PREMIER přiřadí za každý odpracovaný den jednu stravenku - tedy ke srážce vynásobí počet odpracovaných dnů hodnotou z pole "částka/sazba", pro evidenci hodnoty stravenek hrazené zaměstnavatelem vynásobí počet odpracovaných dnů hodnotou z pole "zaměstnavatel" - nebo "Sazba 2".

Pokud by v rámci měsíce bylo zapotřebí upravit počet stravenek (např. zaměstnanec by byl na služební cestě a měl by za některé dny nárok na stravné, které vzniklo v pracovní době, pak byste k tomuto účelu použili mzdovou položku 714 - stravenky - snížení nároku ve dnech. Tuto položku budete zapisovat přímo do výkazu práce daného zaměstnance a do počtu stravenek zapíšete počet stravenek, o které chcete celkový počet stravenek snížit.

U nastavení mzdové položky kódu 714 (korekce stravenek) musíte nastavit záporné sazby za zaměstnance i zaměstnavatele – viz. obr.

PREMIER nepracuje s pojmem "část dne", takže máte-li ve vnitřním předpisu ustanovení, že stravenka náleží při odpracování 3 hodin, budete muset počet stravenek, které PREMIER automaticky přiřadí pouze za celé odpracované dny, upravit taktéž mzdovou položkou 714, zde však budete do počtu stravenek zapisovat počet s znaménkem"mínus". Takto se celkový počet stravenek u zaměstnance navýší.

Sledování stravenek

Tisková sestava:

V tomto přehledu je přehledně zobrazen konečný nárok zaměstnance za dané období (rozdíl základního nároku za odpracované dny – kód 710 a korekce – kód 714) a také jeho finanční ekvivalent a to jak za zaměstnance, tak i za zaměstnavatele.

Náklady za zaměstnavatele budou také zohledněny v přehledech nákladů (na zaměstnance, střediska, zakázky).

Účtování stravenek

 Pokud na mzdových položkách 710 a 714 doplníte účty pro účtování nákladů a sazby za zaměstnavatele (viz obrázky výše) bude program automaticky tyto položky účtovat také do nákladů. Zde se předpokládá, že faktický výdej stravenek zaměstnanci bude účtován vnitřním účetním dokladem na základě podepsaného převzetí stravenky (335100/213100).

příklad účtování stravenek

Hodnota stravenek  hrazená zaměstnavatelem bude do zaúčtování i do přehledů nákladů rozpočtována shodně s rozpočtováním sociálního pojištění za zaměstnavatele (po zakázkách, střediscích, doplňkových analýzách). V příkladu viz. výše je stravné za zaměstnavatele rozúčtováno na střediska 20 a 21 a to dle vyměřovacích základů na soc. pojištění. Pokud nebudete chtít v zaúčtování vidět korekci (714 – snížení nároku …) přejmenujte položky 710 a 714 na společný název např. „Stravné stržené zaměstnanci“ a zaúčtování bude vypadat takto:

Pokud byste chtěli zaúčtovat srážku za stravenky zaměstnanci přímo jako úbytek cenin, pak byste museli MP 710 i následující upravit takto: 

Tento postup však nedoporučujeme používat.

Stravenky - Novinky od roku 2019

Stravenky hrazené zaměstnavatelem

Nově lze využít rozšířený způsob evidence a účtování hodnoty stravenek hrazené zaměstnavatelem.

V seznamu pojišťoven a fondů lze zavést také poskytovatele stravenek - např. společnosti SodesoPass, Chèque Déjeuner apod., kde již lze uvést i analytiku pro zaúčtování výdeje stravenek z účtu 213...

V nastavení zaměstnance - ve mzdových údajích - takto zapsaného poskytovatele stravenek přiřadíte k nastavené srážce:

Po zpracování mezd přibude v zaúčtování automaticky nová položka - odúčtování stravenek z účtu 213...