Faktúry, záväzky

Modul prijaté faktúry slúži k vytváraniu dodávateľských faktúr. Tento modul je prepojený s ďalšími subsystémami IS PREMIER. Predovšetkým je spojený s modulom sklad (pokiaľ firma používa k účtovaniu skladového hospodárstva spôsob A - viď "Sklad-Účtovanie skladu"). Takto môže užívateľ vytvárať prijaté faktúry na základe príjemiek, pričom dochádza k automatizovanému párovaniu položiek na účte obstarania materiálu či zásob (111...,131...).

Ďalej je úzko prepojený s modulom "Účtovníctvo", lebo pri vytvorení prijatej faktúry dochádza ihneď k jej automatickému prenosu (on-line účtovanie) do modulu "Účtovníctvo-Denník", samozrejme za určitých podmienok, ktoré sú podrobne popísané v nižšie uvedenej kapitole "Účtovanie prijatých faktúr".

Poznámka

Takmer všetky moduly v prijatých faktúrach majú rovnaký charakter, postup aj informácie ako moduly v subsystéme "Odberatelia".

Uskutočňovanie zmien na už vytvorených prijatých faktúrach

POZOR!

Akékoľvek zmeny na už vytvorených faktúrach je nutné robiť priamo v evidencii faktúr, nie v denníku! Všetky opravy na faktúre sa automaticky premietnu do denníku, avšak pri opačnom postupe nie!

Súvisí to s problematikou účtovania faktúr (viď Účtovanie prijatých faktúr). Pri vykonávaní zmien sa nie je treba obávať akéhokoľvek narušenia dát, program všetko automaticky opraví tam, kde je to nutné. Samozrejme je treba kontrolovať, či už nie je odovzdané priznanie k DPH, aby nevznikol rozdiel na faktúrach, ktoré spadajú do tohoto obdobia.

Pokiaľ užívateľ niektorú z faktúr zmaže, zostáva miesto interného čísla faktúry prázdne, a to je potom možné pri vytváraní novej faktúry obsadiť ručne (interným číslom zmazanej faktúry). Pokiaľ chce užívateľ faktúru stornovať, avšak súčasne chce faktúru zachovať v evidencii, najlepší spôsob ako toto dosiahnuť je zmazať položky faktúry a doklad uložiť; takisto možno tieto položky "vynulovať", tzn. priradiť im nulovú cenu.

Pokiaľ sa na faktúre vykonáva akákoľvek zmena alebo oprava, program preverí všetky doklady o platbe (pokladničný doklad, banka, zápočet) pridružené k tejto faktúre a ponúkne ich aktualizáciu. To platí vrátane zmeny saldokontného účtu. Ak je vymazaná faktúra platená v hotovosti, ponúkne sa aj zmazanie pokladničného dokladu.

Dokladové rady

PREMIER system umožňuje užívateľovi vytvárať viac dokladových radov pre prijaté faktúry (napr. tuzemské, zahraničné). Pri vstupe do príslušnej dokladovej rady prijatých faktúr sa užívateľovi ponúkajú len faktúry príslušného dokladového radu. Pokiaľ je nutné zobrazenie všetkých faktúr v jednom z dokladových radov prijatých faktúr, musí sa v "Správca -Predvoľby obmedzujúce -Dodávatelia" povoliť zobrazenie všetkých dokladových radov v module "Prijaté faktúry/Zál.listy".

V definícii dokladových radov prijatých a vystavených faktúr možno nastaviť pevné číslo symbolizujúce číselný rad dokladov - Štrukturálne číslovanie faktúr. Každý dokladový rad možno rozlíšiť tzv. pevným číslom, pričom vzostupné číslovanie bude vykonávané pre každú číselnú radu samostatne. Napr. faktúry za služby budú mať samostatnú dokladovú radu PFS. V nastavení dokladových radov sa určí pevné číslo (a) ".....1....." aj pozícia, ktorú je potom možné kombinovať napr. s rokom. Ďalší rad faktúr, napr. za prenájom označíme ako PFP s pevným číslom ".......6....". Automatické číslovanie potom bude vyzerať nasledovne: PFS 200810001 ad., u PFP 2860001 alebo PFS 60001 atď. Prvé dve predčíslia symbolizujúce rok je nutné zapísať na prvej faktúre v rámci účtovného obdobia do pola čísla faktúry vedľa dokladovej skratky "natvrdo", tzn. vnútiť systému 1. číslo v účtovnom období.

POZOR!

V nastavení každého dokladového radu je možnosť priradenia príslušného saldokontného účtu (321...). Tento účet sa bude automaticky vypĺňať na každú prijatú faktúru vytvorenú v príslušnom dokladovom rade v prípade, že bude v "Správca-Predvoľby - Globálne-Účtovníctvo" zaškrtnutá voľba "Odberateľský/Dodávateľský účet nastavený v dokladových radách má najvyššiu prioritu".

Hromadné vystavovanie faktúr

Faktúry možno vystavovať tiež prostredníctvom modulu "Šablóny". Tento modul umožňuje hromadné vystavovanie faktúr podľa preddefinovaných šablón, ktoré automaticky menia variabilné symboly pri každom vytvorení nových faktúr. Toto možno využiť napr. u firiem, ktoré účtujú pravidelne rovnaké nájomné, či naopak u záväzkov (prijatých faktúr) umožňuje vytvárať interné faktúry podľa zmlúv apod. ďalej viď "Šablóny".

Účtovanie prijatých faktúr

PREMIER systém umožňuje vytvorené prijaté faktúry ihneď zaúčtovať, tzn. automaticky preniesť do účtovného denníku, resp. dokladového radu. Podmienkou automatizovaného zaúčtovania faktúry je zadanie príslušného účtu (predkontácie) u každej položky faktúry na strane MD, ale tiež na strane Dal (záv.účet). Takto vytvorená faktúra automaticky vstúpi do denníku a je zaúčtovaná. Pokiaľ sa účtovný predpis nezadá, program pri ukladaní hlási, že táto faktúra nebude zaúčtovaná, ale iba evidovaná. Táto faktúra potom zostáva len v operatívnej evidencii bez toho, aby bola prenesená do denníku, tzn., že objem záväzkov je o čiastku tejto faktúry vyšší než zostatok na príslušnom saldokontom účte 321...v účtovníctve. Tieto rozdiely môžu vzniknúť z viacerých dôvodov, preto pre sledovanie týchto rozdielov slúži funkcia "Kontrola konzistencie", ktorá užívateľovi ponúkne všetky nezrovnalosti v saldokonte faktúr (teda aj kontinuitu). Táto funkcia sa nachádza v záložke "Účtovníctvo-Daňová kancelária-DPH- kontrola konzistencie VF, PF" alebo v "Účtovníctvo-Denník- horné menu Denník-Kontrola konzistencie VF, PF".

Nezaúčtované faktúry možno neskôr zmeniť klávesou F4/tlačidlo "Zmeniť" a zaúčtovať tým spôsobom, že k nim bude dodatočne doplnená predkontácia napr. hlavným účtovníkom.

Pre navrhovanie prijatých faktúr do príkazu k úhrade musí byť na faktúre zaškrtnuté pole Auditované. Bez tohoto zaškrtnutia budú faktúry zaúčtované, ale k platbe sa do príkazu k úhrade ponúkať nebudú. Automatické zaškrtnutie tohoto pola sa povoľuje v Správca-Predvoľby Globálne - Dodávatelia voľbou Automaticky auditovať PF (uvoľniť k platbe).

Položková časť faktúry

Možnosť nastavenia akýchkoľvek údajov v zozname položiek, tzn. nastavenia užívateľských pohľadov (prerobenie do unigridu).
Sú tu výhody "unigridu" ako presúvanie stĺpcov, horizontálny posuv, dynamické farby (nastavené v skladových kartách).
Možnosť ľubovoľne meniť poradie riadkov jednotlivých položiek dokladov.
Možnosť súčasného sledovania hlavičky a položiek dokladu bez nutnosti klikania na klávesu F6, tzv. ukotvenie položiek (prístupné pri rozlíšení 1024x768 a vyšším; aktivujete ju kliknutím na "pripináčik").
V zozname dokladov možno teraz listovať po jednotlivých riadkoch s možnosťou zobrazenia detailov položiek každého riadku v dolnej časti obrazovky.
Tlačidlo <Shift + F3> (pridať s kópiou) do položiek dokladov.
Rýchle zobrazovanie detailov položky bez nutnosti editácie (šípka >/"ukázať <F4">).
Pri pridávaní položiek (najmä u väčšieho množstva) klávesa "Uložiť a pokračovať" - výrazné urýchlenie práce užívateľa.

Nahrávanie prijatých faktúr

Nahrávanie, úpravy a mazanie prebieha pomocou klasických tlačidiel ako v iných moduloch PREMIER systému - Nová, Kópia, Zmeniť, Vymazať, ktoré sa nachádzajú vľavo dolu.

Dodávateľ - sa volí pomocou skratky. Ak nemáme dodávateľa v adresári partnerov, môže ho užívateľ pridať aj takto priamo cez faktúru.

IČ DPH overiť - táto funkcia je prepojená s daňovou správou a slúži na priame zistenie, či je daná firma plátcom DPH alebo nie.

Č.PF dodávateľa - vyplňuje sa iba vtedy, keď sa líši od variabilného symbolu na faktúre.

Zákazka, stredisko - číselník zákaziek a stredísk sa vyvolá stlačením "*" kde sa potom vyberá konkrétna zákazka/stredisko.

Dodací list - užívateľ do tejto kolónky uvedie číslo dodacieho listu, vyplnenie však nie je povinné.

Forma úhrady - po stlačení otáznika sa otvorí ponuka - z ktorej je možné si vybrať - prevodný príkaz, hotovosť, inkaso, zápočet).

Auditované - toto políčko sa odporúča mať zaškrtnuté, aby sa faktúry ponúkali aj do príkazu na úhradu. Možno nastaviť aj v "Správca - Predvoľby globálne - Dodávatelia".

Popis, prílohy, poznámka - dajú sa ľubovolne vypĺňať podľa potrieb užívateľov. Všetky tri polia majú možnosť vyplniť si číselník, z ktorého sa potom už bude len jednoducho vyberať, aby sa nemuseli texty, ktoré sa opakujú stále vypisovať.

Číselníky vypisujeme priamo vo faktúre, alebo tam kde potrebujeme alebo sa dajú naplniť cez "Správca - Ostatné číselníky - Konkrétny číselník".

Popis pri prijatých faktúr sa potom ťahá do rôznych prehľadov, kde potom ľahko vidíme čoho sa ktorá faktúra týka. Väčšinou to býva stručný popis - čo je obsahom faktúry.

Zobrazenie zoznamu prijatých faktúr možno meniť.

"Zobraziť položky" - v dolnej časti zoznamu sa nám ukážu položky faktúry, na ktorej je aktuálne kurzor.
"Informácie v zozname" - tu si užívateľ zvolí, či chce zobraziť rozpísané položky dokladu vrátane zaúčtovania, informácií, koľko ostáva k úhrade v čiastkach bez DPH a rovnako zobraziť väzby k faktúre. Všetko možno kombinovať. Takto získava užívateľ dokonalý prehľad v zostave faktúr o všetkých položkách, ktoré sú na faktúre. Systém sa pri tlači automaticky prispôsobí počtu položiek na faktúre. Všetky položky faktúry sú zobrazené v rozšírenom poli, ktoré možno výškovo nastaviť a v jednotlivých poliach listovať kurzorom.

Prijaté dobropisy - č.pôvodného dokladu

Ak užívateľ nahráva prijatý dobropis, je nutné aby vošiel do položiek faktúry, a tam po rozkliknutí vpravo hore vpísal "č.pôvodného dokladu (u dobropisov)" - znamená to, že sa tam napíše číslo pôvodnej faktúry alebo dokladu, ku ktorému obchodný partner vystavil dobropis. Taktiež v položkách faktúry dobropisu musí byť uvedený správny kód DPH, a to 23 - pre dobropis z EÚ, alebo 04 - dobropis z tuzemska.

Číslo pôvodného dokladu sa vypĺňa najmä kvôli kontrolnému výkazu.

Faktúra v cudzej mene

Pokiaľ sa nahrávajú zahraničné faktúry v cudzej mene, je pre nahrávanie faktúry nutné pri zadávaní položiek (Položky faktúry F6) myšou zvoliť políčko "Faktúra v cudzej mene". Program ponúkne výber z kurzového lístka, kde je možné pridať alebo zmeniť kurz cudzej meny alebo len zvoliť menu, a v ďalšom kroku napísať kurz (v prípade používania aktuálneho kurzu).

!Kurzové zisky a straty sa účtujú automatizovane na účet zadaný v "Správca - Predvoľby globálne - Účtovníctvo" !

Pre precenenie stavu záväzkov v cudzej mene k 31.12. slúži modul "Precenenie záväzkov" kde možno vykonať jednoduché hromadné precenenie všetkých záväzkov, vrátane zaúčtovania následne vzniknutého interného dokladu. Prehľad o stave záväzkov v cudzej mene možno nájsť v module "Prehľad pohľadávok".

Evidencia DPH dennými kurzami pri používaní pevných účtovných kurzov

Ak má firma stanovené oceňovanie cudzích mien pevnými kurzami, je možné odlišne oceňovať denným kurzom DPH pre účely priznania k DPH a rekapitulácie DPH na tlačovom formulári faktúry.

Postup:

Vytvorí sa faktúra v cudzej mene bežným spôsobom
Ak sa má DPH oceniť iným kurzom než je faktúra zaúčtovaná (spravidla stanovený pevný mesačný alebo ročný kurz), zapíše sa odlišný kurz (spravidla aktuálny denný) podľa obrázku.

Ak je v Správca - Predvoľby globálne - Nastavenie miestnej meny - zvolený pevný kurz, robí sa toto automaticky.

Modul prijaté faktúry slúži k vytváraniu dodávateľských faktúr. Tento modul je prepojený s ďalšími subsystémami IS PREMIER. Predovšetkým je spojený s modulom sklad (pokiaľ firma používa k účtovaniu skladového hospodárstva spôsob A - viď "Sklad-Účtovanie skladu"). Takto môže užívateľ vytvárať prijaté faktúry na základe príjemiek, pričom dochádza k automatizovanému párovaniu položiek na účte obstarania materiálu či zásob (111...,131...).

Ďalej je úzko prepojený s modulom "Účtovníctvo", lebo pri vytvorení prijatej faktúry dochádza ihneď k jej automatickému prenosu (on-line účtovanie) do modulu "Účtovníctvo-Denník", samozrejme za určitých podmienok, ktoré sú podrobne popísané v nižšie uvedenej kapitole "Účtovanie prijatých faktúr".

Poznámka

Takmer všetky moduly v prijatých faktúrach majú rovnaký charakter, postup aj informácie ako moduly v subsystéme "Odberatelia".

Uskutočňovanie zmien na už vytvorených prijatých faktúrach

POZOR!

Akékoľvek zmeny na už vytvorených faktúrach je nutné robiť priamo v evidencii faktúr, nie v denníku! Všetky opravy na faktúre sa automaticky premietnu do denníku, avšak pri opačnom postupe nie!

Súvisí to s problematikou účtovania faktúr (viď Účtovanie prijatých faktúr). Pri vykonávaní zmien sa nie je treba obávať akéhokoľvek narušenia dát, program všetko automaticky opraví tam, kde je to nutné. Samozrejme je treba kontrolovať, či už nie je odovzdané priznanie k DPH, aby nevznikol rozdiel na faktúrach, ktoré spadajú do tohoto obdobia.

Pokiaľ užívateľ niektorú z faktúr zmaže, zostáva miesto interného čísla faktúry prázdne, a to je potom možné pri vytváraní novej faktúry obsadiť ručne (interným číslom zmazanej faktúry). Pokiaľ chce užívateľ faktúru stornovať, avšak súčasne chce faktúru zachovať v evidencii, najlepší spôsob ako toto dosiahnuť je zmazať položky faktúry a doklad uložiť; takisto možno tieto položky "vynulovať", tzn. priradiť im nulovú cenu.

Pokiaľ sa na faktúre vykonáva akákoľvek zmena alebo oprava, program preverí všetky doklady o platbe (pokladničný doklad, banka, zápočet) pridružené k tejto faktúre a ponúkne ich aktualizáciu. To platí vrátane zmeny saldokontného účtu. Ak je vymazaná faktúra platená v hotovosti, ponúkne sa aj zmazanie pokladničného dokladu.

Dokladové rady

PREMIER system umožňuje užívateľovi vytvárať viac dokladových radov pre prijaté faktúry (napr. tuzemské, zahraničné). Pri vstupe do príslušnej dokladovej rady prijatých faktúr sa užívateľovi ponúkajú len faktúry príslušneho dokladového radu. Pokiaľ je nutné zobrazenie všetkých faktúr v jednom z dokladových radov prijatých faktúr, musí sa v "Správca -Predvoľby obmedzujúce -Dodávatelia" povoliť zobrazenie všetkých dokladových radov v module "Prijaté faktúry/Zál.listy".

V definícii dokladových radov prijatých a vystavených faktúr možno nastaviť pevné číslo symbolizujúce číselný rad dokladov - Štrukturálne číslovanie faktúr. Každý dokladový rad možno rozlíšiť tzv. pevným číslom, pričom vzostupné číslovanie bude vykonávané pre každú číselnú radu samostatne. Napr. faktúry za služby budú mať samostatnú dokladovú radu PFS. V nastavení dokladových radov sa určí pevné číslo (a) ".....1....." aj pozícia, ktorú je potom možné kombinovať napr. s rokom. Ďalší rad faktúr, napr. za prenájom označíme ako PFP s pevným číslom ".......6....". Automatické číslovanie potom bude vyzerať nasledovne: PFS 200810001 ad., u PFP 2860001 alebo PFS 60001 atď. Prvé dve predčíslia symbolizujíce rok je nutné zapísať na prvej faktúre v rámci účtovného obdobia do pola čísla faktúry vedľa dokladovej skratky "natvrdo", tzn. vnútiť systému 1. číslo v účtovnom období.

POZOR!

V nastavení každého dokladového radu je možnosť priradenia príslušného saldokontného účtu (321...). Tento účet sa bude automaticky vypĺňať na každú prijatú faktúru vytvorenú v príslušnom dokladovom rade v prípade, že bude v "Správca-Predvoľby - Globálne-Účtovníctvo" zaškrtnutá voľba "Odberateľský/Dodávateľský účet nastavený v dokladových radách má najvyššiu prioritu".

Hromadné vystavovanie faktúr

Faktúry možno vystavovať tiež prostredníctvom modulu "Šablóny". Tento modul umožňuje hromadné vystavovanie faktúr podľa preddefinovaných šablón, ktoré automaticky menia variabilné symboly pri každom vytvorení nových faktúr. Toto možno využiť napr. u firiem, ktoré účtujú pravidelne rovnaké nájomné, či naopak u záväzkov (prijatých faktúr) umožňuje vytvárať interné faktúry podľa zmlúv apod. ďalej viď "Šablóny".

Účtovanie prijatých faktúr

PREMIER systém umožňuje vytvorené prijaté faktúry ihneď zaúčtovať, tzn. automaticky preniesť do účtovného denníku, resp. dokladového radu. Podmienkou automatizovaného zaúčtovania faktúry je zadanie príslušného účtu (predkontácie) u každej položky faktúry na strane MD, ale tiež na strane Dal (záv.účet). Takto vytvorená faktúra automaticky vstúpi do denníku a je zaúčtovaná. Pokiaľ sa účtovný predpis nezadá, program pri ukladaní hlási, že táto faktúra nebude zaúčtovaná, ale iba evidovaná. Táto faktúra potom zostáva len v operatívnej evidencii bez toho, aby bola prenesená do denníku, tzn., že objem záväzkov je o čiastku tejto faktúry vyšší než zostatok na príslušnom saldokontom účte 321...v účtovníctve. Tieto rozdiely môžu vzniknúť z viacerých dôvodov, preto pre sledovanie týchto rozdielov slúži funkcia "Kontrola konzistencie", ktorá užívateľovi ponúkne všetky nezrovnalosti v saldokonte faktúr (teda aj kontinuitu). Táto funkcia sa nachádza v záložce "Účtovníctvo-Daňová kancelária-DPH- kontrola konzistencie VF, PF" alebo v "Účtovníctvo-Denník- horné menu Denník-Kontrola konzistencie VF, PF".

Nezaúčtované faktúry možno neskôr zmeniť klávesou F4/tlačidlo "Zmeniť" a zaúčtovať tým spôsobom, že k nim bude dodatočne doplnená predkontácia napr. hlavným účtovníkom.

Pre navrhovanie prijatých faktúr do príkazu k úhrade musí byť na faktúre zaškrtnuté pole Auditované. Bez tohoto zaškrtnutia budú faktúry zaúčtované, ale k platbe sa do príkazu k úhrade ponúkať nebudú. Automatické zaškrnutie tohoto pola sa povoľuje v Správca-Predvoľby Globálne - Dodávatelia voľbou Automaticky auditovat PF (uvoľniť k platbe).

Položková časť faktúry

Možnosť nastavenia akýchkoľvek údajov v zozname položiek, tzn. nastavenia užívateľských pohľadov (prerobenie do unigridu).
Sú tu výhody "unigridu" ako presúvanie stĺpcov, horizontálny posuv, dynamické farby (nastavené v skladových kartách).
Možnosť ľubovoľne meniť poradie riadkov jednotlivých položiek dokladov.
Možnosť súčasného sledovania hlavičky a položiek dokladu bez nutnosti klikania na klávesu F6, tzv. ukotvenie položiek (prístupné pri rozlíšení 1024x768 a vyšším; aktivujete ju kliknutím na "pripináčik").
V zozname dokladov možno teraz listovať po jednotlivých riadkoch s možnosťou zobrazenia detailov položiek každého riadku v dolnej časti obrazovky.
Tlačidlo <Shift + F3> (pridať s kópiou) do položiek dokladov.
Rýchle zobrazovanie detailov položky bez nutnosti editácie (šípka >/"ukázať <F4">).
Pri pridávaní položiek (najmä u väčšieho množstva) klávesa "Uložiť a pokračovať" - výrazné urýchlenie práce užívateľa.