Adresár partnerov

Adresár partnerov je zoznam, v ktorom sa vytvárajú a evidujú obchodní partneri, t. j. odberatelia a dodávatelia. Program obsahuje len jednu databázu pre odberateľov a dodávateľov, tzn. že jednotliví obchodní partneri sú interne rozdelení na odberateľov a dodávateľov len vnútorným označením. Preto je možné zadať obchodného partnera, ktorý je súčasne odberateľom aj dodávateľom. Pri tvorbe dokladov sa ponúkajú len tí, ktorí sú označení ako odberatelia a naopak.

Údaje partnerov sú na obrazovke rozdelené na jednotlivé záložky, ktoré obsahujú určité typy údajov:

* Všeobecné

* Individuálne

* Dodacie adresy/banky

* Poznámky

* Užívateľské údaje

* CRM/Pošta

* Činnosti

Postup pri založení nového partnera

Zápis do zoznamu partnerov sa vykonáva pomocou štandardných tlačidiel používaných vo všetkých moduloch (Nová, Zmeniť), pričom užívateľovi sú ponúkané tieto možnosti:

Pri ručnom vytvorení je potrebné všetky údaje o obchodnom partnerovi vyplniť ručne, ak sa použije načítanie z internetu podľa IČO, program základné údaje vyplní automaticky.

VŠEOBECNÉ

Skratka - nemusí sa uviesť presný názov partnera. Tento údaj slúži na jednoduchšie vyhľadávanie obchodného partnera, pokiaľ má viac partnerov rovnaké začiatočné označenie názvu. Často sa tu chybne vyplní napr. IČO - týmto nesprávnym nastavením sa potom komplikuje interaktívne vyhľadávanie partnerov.

Adresa a ostatné údaje - vyplnia sa údaje partnera, ktoré vstupujú do daňových dokladov a ostatné informatívne údaje.

PSČ - program obsahuje databázu PSČ. Vyhľadanie prebieha tak, že pokiaľ užívateľ zadá do poľa PSČ, program mu automaticky ponúkne všetky zodpovedajúce miesta (sídla), z ktorých si užívateľ vyberie. Pokiaľ však užívateľ nepozná PSČ, ale pozná len názov mesta, stačí keď do poľa PSČ napíše začiatočné znaky hľadaného mesta a program automaticky ponúkne všetky príslušné PSČ.

Štát - vyplní sa buď ručne alebo automaticky výberom kódu zeme (o okienko nižšie).

Overiť solventnosť - týmto tlačidlom možno overiť solventnosť podľa vyplneného IČO spoločnosti, vrátane solventnosti štatutárnych orgánov spoločnosti.

Overenie DIČ - možnosť overenia, či je platca zapísaný v registri DPH.

Zákaznícke číslo/EAN kód - môže slúžiť na ďalšiu identifikáciu obchodného partnera. Užívateľ môže číslo nechať vygenerovať programom (tlačidlom "Prideliť") alebo ho vyplniť ručne. POZOR: Program nestráži duplicitu čísiel.

Voľné dokumenty - do tohto adresára sa môžu ukladať externé dokumenty alebo exportované z PREMIERa patriace určitému partnerovi. Pravým stlačením myši na túto ikonu možno editovať názov položky a ľavým stlačením myši sa zložka s dokumentami otvorí.

Dodávateľ, príp. zamestnanec/Odberateľ - zaškrtnutím príslušnej voľby, príp. oboch, sa definuje typ obchodného partnera. POZOR: Pokiaľ sa partner, s ktorým účtovná jednotka spolupracuje dlhšie a je pri ňom zaškrtnutá len voľba Odberateľ a stane sa súčasne Dodávateľom, nepridáva sa ako nový partner, ale prostredníctvom zmeny karty sa zaškrtne i voľba Dodávateľ.

Hodnotenie - môže slúžiť napr. pri označovaní hodnotenia odberateľov a dodávateľov, napr. pre účely noriem ISO, kedy je nutné hodnotiť odberateľov a dodávateľov.

Rabatová skupina - užívateľ môže prideliť odberateľovi rabatovú skupinu pre predajnú cenu, pokiaľ rabatové skupiny definoval v jednom z troch nastavení v skladovom hospodárstve. Program potom do výdajky pre tovar automaticky doplní takú predajnú cenu, ktorá zodpovedá rabatovej skupine odberateľa, definovanej v jeho karte.

Zavedený/Ukončený dňa - program pri uložení partnera do okienka "Zavedený dňa" automaticky zadá systémový dátum z počítača, ktorý však možno ľubovoľne zmeniť. Pokiaľ je potrebné obchodného partnera ukončiť (už sa s ním nebude viac obchodovať), stačí vyplniť okienko "Ukončený dňa". Partner opticky vypadne z databáze partnerov. Hoci je partner ukončený, je možné ho doplniť do nových dokladov, ktoré sa k ukončenému partnerovi viažu, a to zadaním " * " a začiatočných znakov názvu partnera. Zmazaním tohto ukončovacieho dátumu sa partner opäť aktivuje.

Farba riadku v zozname - užívateľ môže farebne označiť podľa svojich potrieb celý riadok, v ktorom je partner v tabuľkovom zozname partnerov zapísaný a tým ho odlíšiť od ostatných partnerov. Týmto je teda daná aj možnosť definovania ľubovoľne určených skupín partnerov pomocou rovnakého farebného označenia.

Ďalšie kontaktné údaje - užívateľ si môže zapisovať ďalšie kontaktné osoby s možnosťou zvolenia, či majú byť zahrňované do obchodnej korešpondencie a či majú byť zahrňované do korešpondencie - vianočné želania. Na viacerých typoch dokladov je možné vybrať túto kontaktnú osobu a táto je potom na doklade vyplnená z tejto databáze.

Priradené stredisku - tu si môže užívateľ nastaviť stredisko, ktoré sa bude pri tvorbe akýchkoľvek dokladov na tohoto partnera automaticky vypĺňať. Zoznam stredísk sa vyvolá stlačením hviezdičky a enteru.

Identifikátor - slúži k ďalšej identifikácii a rozčleneniu obchodných partnerov, príp. zavedeniu stráženia obchodných partnerov podľa jednotlivých obchodných zástupcov.

INDIVIDUÁLNE

Dodávateľ/inštitúcia

Záväzkový účet - v tomto poli môže užívateľ definovať záväzkový účet, ktorý sa automaticky predvyplní do prijatej faktúry vystavenej na tohto partnera. Tento účet má vyššiu prioritu než účet nastavený v "Správca - Predvoľby globálne" či u jednotlivých dokladových rád prijatých faktúr (záväzkov).

Najčastejší kód DPH - tu sa môže pred nastaviť kód DPH, ktorý sa potom pri navolení užívateľa v Prijatých faktúrach alebo už v príjemkách automaticky vyplní u všetkých plnení, čo nájde využitie najmä u dodávateľov z EÚ. Toto nastavenie má vyššiu prioritu než nastavenia v "Správca - Predvoľby globálne".

Forma úhrady - tu sa môže pre jednotlivých partnerov pred nastaviť iná forma úhrady, než je nastavená všeobecne v "Správca - Predvoľby globálne (užívateľské)".

Dohodnutá doba splatnosti - v tomto poli možno individuálne určiť dobu splatnosti faktúr.

Predvolená mena - u partnerov si užívateľ môže pred nastaviť menu, ktorá sa bude automaticky pri tvorbe faktúry, príjemky a objednávky ponúkať z kurzového lístku.

Nastavenie pre sklady - Priemerné dodacie lehoty - nastaví sa priemerná doba dodacích lehôt dodávateľa.

Predvoľby pre INTRASTAT:

Dodacie podmienky - nastavia sa najčastejšie dodacie podmienky pre INTRASTAT k danému dodávateľovi, čím sa ušetrí ich vypisovanie na prijatej faktúre či príjemke. Nastavenie má najvyššiu prioritu - vyššiu ako v "Správca - Predvoľby globálne - Účtovníctvo - Predvoľby pre Intrastat a prenesenie DP".

Druh dopravy - nastaví sa najčastejší druh prepravy pre INTRASTAT k danému dodávateľovi, čím sa ušetrí čas ich vypisovania na prijatej faktúre či príjemke. Nastavenie má najvyššiu prioritu.

Najčastejší druh prepravy pre INTRASTAT k danému dodávateľovi, čím sa ušetrí čas ich vypisovania na prijatej faktúre či príjemke. Nastavenie má najvyššiu prioritu.

Cross-referencia

Možnosť priradenia cross-referencie u daného dodávateľa. V tomto module sa vykonáva import číselníku z MS Excel.

Viazané zostavy

Možnosť priradenia individuálnej tlačovej zostavy pre vydané doklady. Tieto zostavy sa vyberú zo zostáv, ktoré jednotlivé dokladové rady obsahujú. Nadefinovaním odberateľa do dokladu sa táto tlačová zostava vyberie automaticky, užívateľ sa teda nemusí zdržiavať ich výberom pri vytváraní daného dokladu. Tlačové zostavy možno zoradiť do preddefinovaných skupín a je potom možné zvoliť u odberateľa skupinu dokladov a nemusia sa potom voliť jednotlivé tlačové zostavy pri každom doklade zvlášť.

DODACIE ADRESY / BANKY

V tomto module je možné zapisovať bankové účty partnera, jeho dodacie, korešpondenčné či fakturačné adresy.

Dodacia adresa - táto adresa získa tento status len vyplnením ďalšej adresy bez akéhokoľvek ďalšieho označenia. Výber z hlavnej alebo dodacích adries sa ponúka pri tvorbe dodacích listov a táto adresa automaticky vstupuje vo faktúre do poľa odberateľ, pričom vo faktúre sa ponúka špeciálne pole "fakturačné údaje", kde je umiestnená hlavná fakturačná adresa - pre účely zabalenia faktúry do "okienkovej obálky" a zaslania faktúry na dodaciu adresu.

Korešpondenčná adresa - pokiaľ sa adresa označí ako korešpondenčná, program pri tvorbe faktúry ponúkne ako dodaciu adresu okrem základnej fakturačnej adresy tiež túto korešpondenčnú adresu. Po výbere korešpondenčnej adresy program túto adresu doplní do poľa "Príjemca". Táto sa potom bude ponúkať pri hromadnej korešpondencii (tlač obálok, štítkov) namiesto základnej fakturačnej adresy.

Fakturačná adresa - pokiaľ sa adresa označí ako fakturačná, program pri vystavovaní faktúry automaticky ponúkne výber z týchto adries a užívateľ sám zvolí, ktorá adresa sa umiestni do poľa "Odberateľ" na faktúre.

Pokiaľ má partner viac bankových účtov, tieto sa nastavia bez zaškrtávania volieb "Táto adresa je fakturačná/korešpondenčná".

UŽÍVATEĽSKÉ ÚDAJE

Táto záložka ponúka užívateľovi možnosť zadať ďalšie informácie partnera do troch stĺpcov premenných údajov, ktoré majú už nastavený formát - prvý stĺpec (textový - znakový), druhý stĺpec (číselný), tretí stĺpec (dátumový). Pred každým riadkom tohto poľa je voľné miesto, kde má užívateľ možnosť si názov tohto riadku nastaviť podľa vlastných požiadavok. Toto nastavenie (pomenovanie údajov) sa robí v "Správca - Predvoľby globálne - Odberatelia - Adresár partnerov - Užívateľské údaje v zozname partnerov".

CRM / POŠTA

Tu sa z modulu CRM/Pošta priraďujú všetky zápisy, ktoré súvisia s daným partnerom a sú tu zoradené chronologicky. Užívateľ tak môže sledovať celý zoznam CRM záznamov s celou históriou k danému partnerovi.

Automatické zaznamenávanie odoslanej pošty

Pokiaľ užívateľ prostredníctvom tlače v Adresári partnerov tlačí čokoľvek (okrem zoznamu), napr. pre skupiny obchodných partnerov, program automaticky vyzve k zaznamenaniu pošty. Tzn. že pokiaľ sa dvadsiatim partnerom pošlú listy, na ktoré sa vytlačili štítky, môže užívateľ pri tlači jednoduchým spôsobom vybrať text z číselníka pošty a program ku každému partnerovi sám vyplní odoslanú poštu pre daný dátum.

ČINNOSTI

V tejto záložke sa nastavujú NACE kódy. Rovnako sú tu umiestnené ďalšie dve okienka pre ľubovoľné poznámky užívateľa.

Horná ponuka - "Zoznam"

Kontrola konzistencie

Táto funkcia slúži na kontrolu zmätkov v databáze partnerov a k zlučovaniu partnerov, ktorí sú uvedení v databáze, a tých, ktorí sú len ručne napísaní na príslušné riadky vo faktúre, t.j. partner nie je vybraný z databáze - tento doklad nie je spárovaný s týmto partnerom. V týchto prípadoch potom dochádza k tomu, že v prehľade o odberateľovi/dodávateľovi sa zobrazia len niektoré faktúry, t.j. tie, ktoré sú previazané s partnerom vyhľadaným cez skratku zo zoznamu partnerov uložených v databáze.

Táto ponuka slúži pre spätné zlúčenie týchto prípadov i pre zlúčenie len v databáze oddelených partnerov. Napr. ak je partner omylom zapísaný 2x, jedného zmažeme a touto funkciou pripojíme doklady pôvodne previazané so zmazaným partnerom k partnerovi nezmazanému.

Automaticky hromadne vygenerovať zákaznícke EAN kódy

Funkcia ponúka generovanie EAN kódov podľa skratky, a to buď pri Odberateľoch s nevyplneným kódom alebo u Všetkých odberateľov. Podľa týchto kódov sa dá partner dopĺňať do všetkých dokladov.

Porovnanie s OR

Touto voľbou sa program PREMIER pripojí k obchodnému registru a skontroluje údaje v adresári s údajmi v OR. Porovnávať možno: Všetkých obchodných partnerov, Len všetkých odberateľov, Len aktuálneho partnera alebo Partnerov podľa ručného výberu. Po kontrole možno označiť partnerov, ktorých chceme nechať opraviť, a zvolíme"Uložiť".

Import údajov z MS EXCEL

Táto funkcia slúži k automatickému načítaniu údajov z formátu *.xls

Vyhľadávanie partnerov v zozname

Pre vyhľadanie príslušného partnera zoznamu možno použiť 2 spôsoby:

1. pomocou aktívneho okna "Skratka" - ihneď pri vstupe do modulu "Zoznam partnerov" je kurzor v okienku "Skratka". Toto okienko je stále aktívne, vďaka čomu možno kedykoľvek napísať akýkoľvek výraz pre hľadanie (nemusí to byť len začiatok, možno hľadať napr. aj podľa druhého slova v názve firmy). Program automaticky ponúkne všetky možnosti, ktoré vyhovujú zadanému kritériu. Výhodou je, že nie je treba zbytočne používať tlačidlo "F7", potom zadať výraz a potvrdiť. Treba si uvedomiť, že vpísaním výrazu do okienka "Skratka" sa bez použitia "Zmeniť" ("F4") neprepíše skratka partnera, toto okno slúži len na vyhľadávanie.

2. vyhľadávanie stlačením "Ctrl+F7" (alebo dolná ponuka) - tento spôsob vyhľadáva len podľa začiatočných znakov, tzn. že zadané znaky musia presne zodpovedať začiatočným znakom hľadanej položky. Toto vyhľadávanie umožňuje výber jedného z kritérií, podľa ktorého možno hľadať. Po jeho zadaní sa podľa neho zoznam zoradí.

Tlač zoznamu, obálok a štítkov, hromadné rozosielanie e-mailov

Po spustení príkazu pre tlač ponúkne program nasledujúci výber:

Po zvolení voľby "Zoznam/Obálky/Listy: podľa výberu zo zoznamu partnerov" sa zobrazí zoznam všetkých klientov, z ktorého možno vyberať partnerov potrebných pre tlač. Tento výber možno uskutočniť pomocou voľby "Pridať" (jednotliví partneri) alebo "Pridať všetko" (všetci partneri). Nežiaducich partnerov je potom možné zo zoznamu odstrániť pomocou voľby "Odstrániť" alebo "Odstrániť všetko".

Výber partnerov pre tlač je možné tiež pomocou filtra, v ktorom je celý rad kritérií, podľa ktorých možno jednotlivých partnerov vyberať - výber sa potvrdí kliknutím na tlačidlo "OK".

Po tejto voľbe sa zvolí tlačová zostava (zoznam, štítky, obálky atď.). Pri tlači obálok sa na niektorých typoch tlačiarní môžu objaviť problémy so správnym odstránkovaním. Tento problém sa ľahko vyrieši priamo vo Windows, kde si užívateľ môže nadefinovať tlačiareň s veľkosťou papiera zhodnou s veľkosťou obálky a tiež orientáciu tlače.

Rozoslať e-mail

Táto voľba výrazne urýchľuje rozosielanie hromadných správ/oznámení skupine zákazníkov. Uplatnenie možno nájsť pri oznámení zmien vo firme (napr. zmena názvu firmy, sídla,...), pri posielaní informačnej správy alebo oznámenia o celozávodnej dovolenke.

Veľkou výhodou tohto rozosielania e-mailov je použitie len SMTP servera (vrátane autorizácie) bez nutnosti mať nainštalovaný Microsoft Outlook, Mozilla Thnudebird alebo iného poštového klienta. Nastavenie SMTP servera je popísané nižšie.

Po výbere skupiny partnerov na tlač a zobrazení nasledujúceho okna klikneme na voľbu "Rozoslať e-mail".

V nasledujúcom okne hviezdičkou alebo dvojklikom na príslušnom riadku môžeme zoznam partnerov upraviť. Potom klikneme na tlačidlo "OK".

V poli "Od" je automaticky načítaný mail z nastavení SMTP serveru. Do "Textu správy" sa doplní požadovaný text, prípadne sa vyberie z číselníka. Kliknutím na sponu u "Prílohy" sa môže pripojiť ľubovoľný súbor, kliknutím na kôš sa príloha odstráni.

Ďalej možno vyplniť pole "Kópia", t. j. komu má uvedený mail prísť v kópii a "Skrytá kópia" (automaticky sa vypĺňa mail nastavený v "Správca - Predvoľby-Užívateľské - Všeobecné", v prípade absencie sa vypĺňa mail z globálnych predvolieb), Predmet, Priorita.

V prípade, že užívateľ požaduje informáciu o prečítaní správy príjemcom, zaškrtne pole "Zaslať potvrdenie o prečítaní správy".

Ak by niektorí z príjemcov mal problémy so zobrazením textu správy správne, t. j. namiesto č, š, ť bude mať nečitateľné znaky, zaškrtnutím voľby "Odstrániť mäkčene, dĺžne" sa mail odošle bez diakritiky.

Nastavenie SMTP servera

Každý užívateľ si môže nastaviť vlastný SMTP server ("Správca - Predvoľby-Užívateľské"). V prípade nevyplnenia sa automaticky preberajú nastavenia z predvolieb globálnych.

Nastavenia sa vykoná v "Správca - Predvoľby-Globálne/Užívateľské - Voľby pre sieť, tlač, export, import - SMTP server - osobné".

Názov serveru - nie je povinný.

Adresa serveru - adresu užívateľovi poskytne jeho poskytovateľ internetu.

Meno užívateľa - užívateľ zadá svoje užívateľské meno, ktorým sa prihlasuje k SMTP serveru (poskytne poskytovateľ internetu alebo správca siete).

Heslo - užívateľ zadá heslo, ktorým sa prihlasuje k SMTP serveru (poskytne poskytovateľ internetu alebo správca siete).

Pokiaľ SMTP server nevyžaduje overenie, užívateľské meno a heslo sa nezadáva. Ďalšie informácie o nastavení SMTP serveru nájdete v časti "Správca".

Zmeny v zozname partnerov

Ponuka, ktorá užívateľovi umožňuje sledovať históriu zmien uskutočnených na karte obchodného partnera. Akúkoľvek zmenu program zaznamená a užívateľ sa tlačidlom "Prehľad zmien" dostane k zoznamu týchto zmien, v ktorom sú uvedené informácie o pôvodných a nových hodnotách, dátum, čas a meno užívateľa, ktorý zmenu vykonal.

Zmena názvu spoločnosti

Pokiaľ užívateľ uskutočňuje na karte partnera zmenu názvu alebo IČO, program sa automaticky pri ukladaní spýta, či chce tieto údaje premietnuť do už vystavených dokladov. Odporúčame potvrdiť voľbu "Áno" - zmena sa prepíše vo všetkých pôvodných dokladoch.

Zmenu názvu užívateľ uvidí pod kartou partnera.

Tok partnera

Tok partnera je prehľad, ktorý zachytáva priebeh dokladov partnera (od objednávok až po konečnú realizáciu a platby). Prehľad informuje o tržbách, nákupoch, saldokonte a peňažných tokoch. Užívateľ má tak k dispozícii dokonalý celkový prehľad o faktúrach s detailným zobrazením jednotlivých položiek. Farebné rozlíšenie umožňuje jednoduchú orientáciu v prehľade.

Obsah stránky

1 Adresár partnerov