Adresár partnerov je zoznam, v ktorom sa vytvárajú a evidujú obchodní partneri, t. j. odberatelia a dodávatelia.
Program obsahuje len jednu databázu pre odberateľov a dodávateľov, tzn. že jednotliví obchodní partneri sú interne rozdelení na odberateľov a dodávateľov len vnútorným označením. Preto je možné zadať obchodného partnera, ktorý je súčasne odberateľom aj dodávateľom. Pri tvorbe dokladov sa ponúkajú len tí, ktorí sú označení ako odberatelia a naopak.
Zápis do zoznamu partnerov sa vykonáva pomocou štandardných tlačidiel používaných vo všetkých moduloch ("F3-Nová", "F4-Zmeniť"), pričom užívateľovi sú ponúkané tieto možnosti:
Pri ručnom vytvorení je potrebné všetky údaje o obchodnom partnerovi vyplniť ručne, ak sa použije načítanie z internetu podľa IČO, program základné údaje (názov, adresa, IČO, DIČ) vyplní automaticky a zbytok možno potom doplniť hneď alebo kedykoľvek neskôr pomocou tlačidla "F4-Zmeniť".
Kontrola konzistencie
Táto funkcia slúži na kontrolu zmätkov v databáze partnerov a k zlučovaniu partnerov, ktorí sú uvedení v databáze, a tých, ktorí sú len ručne napísaní na príslušné riadky vo faktúre, t.j. partner nie je vybraný z databáze - tento doklad nie je spárovaný s týmto partnerom. V týchto prípadoch potom dochádza k tomu, že v prehľade o odberateľovi/dodávateľovi sa zobrazia len niektoré faktúry, t.j. tie, ktoré sú previazané s partnerom vyhľadaným cez skratku zo zoznamu partnerov uložených v databáze.
Táto ponuka slúži pre spätné zlúčenie týchto prípadov i pre zlúčenie len v databáze oddelených partnerov. Napr. ak je partner omylom zapísaný 2x, jedného zmažeme a touto funkciou pripojíme doklady pôvodne previazané so zmazaným partnerom k partnerovi nezmazanému.
Automaticky hromadne vygenerovať zákaznícke EAN kódy
Funkcia ponúka generovanie EAN kódov podľa skratky, a to buď pri Odberateľoch s nevyplneným kódom alebo u Všetkých odberateľov. Podľa týchto kódov sa dá partner dopĺňať do všetkých dokladov.
Porovnanie s OR
Touto voľbou sa program PREMIER pripojí k obchodnému registru a skontroluje údaje v adresári s údajmi v OR. Porovnávať možno: Všetkých obchodných partnerov, Len všetkých odberateľov, Len aktuálneho partnera alebo Partnerov podľa ručného výberu. Po kontrole možno označiť partnerov, ktorých chceme nechať opraviť, a zvolíme"Uložiť".
Import údajov z MS EXCEL
Táto funkcia slúži k automatickému načítaniu údajov z formátu *.xls
Pre vyhľadanie príslušného partnera zoznamu možno použiť 2 spôsoby:
1. pomocou aktívneho okna "Skratka" - ihneď pri vstupe do modulu "Zoznam partnerov" je kurzor v okienku "Skratka". Toto okienko je stále aktívne, vďaka čomu možno kedykoľvek napísať akýkoľvek výraz pre hľadanie (nemusí to byť len začiatok, možno hľadať napr. aj podľa druhého slova v názve firmy). Program automaticky ponúkne všetky možnosti, ktoré vyhovujú zadanému kritériu. Výhodou je, že nie je treba zbytočne používať tlačidlo "F7", potom zadať výraz a potvrdiť. Treba si uvedomiť, že vpísaním výrazu do okienka "Skratka" sa bez použitia "Zmeniť" ("F4") neprepíše skratka partnera, toto okno slúži len na vyhľadávanie.
2. vyhľadávanie stlačením "Ctrl+F7" (alebo dolná ponuka) - tento spôsob vyhľadáva len podľa začiatočných znakov, tzn. že zadané znaky musia presne zodpovedať začiatočným znakom hľadanej položky. Toto vyhľadávanie umožňuje výber jedného z kritérií, podľa ktorého možno hľadať. Po jeho zadaní sa podľa neho zoznam zoradí.
Po spustení príkazu pre tlač ponúkne program nasledujúci výber:
Po zvolení voľby "Zoznam/Obálky/Listy: podľa výberu zo zoznamu partnerov" sa zobrazí zoznam všetkých klientov, z ktorého možno vyberať partnerov potrebných pre tlač. Tento výber možno uskutočniť pomocou voľby "Pridať" (jednotliví partneri) alebo "Pridať všetko" (všetci partneri). Nežiaducich partnerov je potom možné zo zoznamu odstrániť pomocou voľby "Odstrániť" alebo "Odstrániť všetko".
Výber partnerov pre tlač je možné tiež pomocou filtra, v ktorom je celý rad kritérií, podľa ktorých možno jednotlivých partnerov vyberať - výber sa potvrdí kliknutím na tlačidlo "OK".
Po tejto voľbe sa zvolí tlačová zostava (zoznam, štítky, obálky atď.). Pri tlači obálok sa na niektorých typoch tlačiarní môžu objaviť problémy so správnym odstránkovaním. Tento problém sa ľahko vyrieši priamo vo Windows, kde si užívateľ môže nadefinovať tlačiareň s veľkosťou papiera zhodnou s veľkosťou obálky a tiež orientáciu tlače.
Táto voľba výrazne urýchľuje rozosielanie hromadných správ/oznámení skupine zákazníkov. Uplatnenie možno nájsť pri oznámení zmien vo firme (napr. zmena názvu firmy, sídla,...), pri posielaní informačnej správy alebo oznámenia o celozávodnej dovolenke.
Veľkou výhodou tohto rozosielania e-mailov je použitie len SMTP servera (vrátane autorizácie) bez nutnosti mať nainštalovaný Microsoft Outlook, Mozilla Thnudebird alebo iného poštového klienta. Nastavenie SMTP servera je popísané nižšie.
Po výbere skupiny partnerov na tlač a zobrazení nasledujúceho okna klikneme na voľbu "Rozoslať e-mail".
V nasledujúcom okne hviezdičkou alebo dvojklikom na príslušnom riadku môžeme zoznam partnerov upraviť. Potom klikneme na tlačidlo "OK".
V poli "Od" je automaticky načítaný mail z nastavení SMTP serveru. Do "Textu správy" sa doplní požadovaný text, prípadne sa vyberie z číselníka. Kliknutím na sponu u "Prílohy" sa môže pripojiť ľubovoľný súbor, kliknutím na kôš sa príloha odstráni.
Ďalej možno vyplniť pole "Kópia", t. j. komu má uvedený mail prísť v kópii a "Skrytá kópia" (automaticky sa vypĺňa mail nastavený v "Správca - Predvoľby-Užívateľské - Všeobecné", v prípade absencie sa vypĺňa mail z globálnych predvolieb), Predmet, Priorita.
V prípade, že užívateľ požaduje informáciu o prečítaní správy príjemcom, zaškrtne pole "Zaslať potvrdenie o prečítaní správy".
Ak by niektorí z príjemcov mal problémy so zobrazením textu správy správne, t. j. namiesto č, š, ť bude mať nečitateľné znaky, zaškrtnutím voľby "Odstrániť mäkčene, dĺžne" sa mail odošle bez diakritiky.
Každý užívateľ si môže nastaviť vlastný SMTP server ("Správca - Predvoľby-Užívateľské"). V prípade nevyplnenia sa automaticky preberajú nastavenia z predvolieb globálnych.
Nastavenia sa vykoná v "Správca - Predvoľby-Globálne/Užívateľské - Voľby pre sieť, tlač, export, import - SMTP server - osobné".
Názov serveru - nie je povinný.
Adresa serveru - adresu užívateľovi poskytne jeho poskytovateľ internetu.
Meno užívateľa - užívateľ zadá svoje užívateľské meno, ktorým sa prihlasuje k SMTP serveru (poskytne poskytovateľ internetu alebo správca siete).
Heslo - užívateľ zadá heslo, ktorým sa prihlasuje k SMTP serveru (poskytne poskytovateľ internetu alebo správca siete).
Pokiaľ SMTP server nevyžaduje overenie, užívateľské meno a heslo sa nezadáva. Ďalšie informácie o nastavení SMTP serveru nájdete v časti "Správca".
Zmeny v zozname partnerov
Ponuka, ktorá užívateľovi umožňuje sledovať históriu zmien uskutočnených na karte obchodného partnera. Akúkoľvek zmenu program zaznamená a užívateľ sa tlačidlom "Prehľad zmien" dostane k zoznamu týchto zmien, v ktorom sú uvedené informácie o pôvodných a nových hodnotách, dátum, čas a meno užívateľa, ktorý zmenu vykonal.
Zmena názvu spoločnosti
Pokiaľ užívateľ uskutočňuje na karte partnera zmenu názvu alebo IČO, program sa automaticky pri ukladaní spýta, či chce tieto údaje premietnuť do už vystavených dokladov. Odporúčame potvrdiť voľbu "Áno" - zmena sa prepíše vo všetkých pôvodných dokladoch.
Zmenu názvu užívateľ uvidí pod kartou partnera.
Tok partnera je prehľad, ktorý zachytáva priebeh dokladov partnera (od objednávok až po konečnú realizáciu a platby). Prehľad informuje o tržbách, nákupoch, saldokonte a peňažných tokoch. Užívateľ má tak k dispozícii dokonalý celkový prehľad o faktúrach s detailným zobrazením jednotlivých položiek. Farebné rozlíšenie umožňuje jednoduchú orientáciu v prehľade.
Obsah stránky