Kontrola konzistencie VF

Vzhľadom k automatizovanému účtovaniu vydaných faktúr je nutné jednoduchým spôsobom kontrolovať kontinuitu medzi evidovaním a účtovaním faktúr, tzn. kontrolu objemu faktúr v evidencii a v účtovníctve a ich previazanosti na úhrady.

V saldokonte môžu z rôznych dôvodov vznikať rozdiely, ktoré tento modul automaticky zachytí a ponúkne užívateľovi zoznam nedostatkov medzi evidenciou faktúr a účtovníctvom.

Napr.:

Pokiaľ sa na faktúre nezadá účtovný predpis, program pri uložení hlási, že táto faktúra nebude zaúčtovaná, ale len evidovaná. Táto faktúra síce zostáva v evidencii, ale nie je prenesená do denníka, tzn. že táto faktúra nevstupuje do DPH, ale objem pohľadávok je o sumu tejto faktúry vyšší ako je zostatok na príslušnom saldokontnom účte, napr. 311... Tento nedostatok sa automaticky zobrazí v riadku "Nezaúčtované faktúry". Ďalšie prípady nedostatkov v konzistencii možno vidieť na obrázku. Detaily týchto hlásení sa zobrazia kliknutím na šípku pri jednotlivých riadkoch umiestnenej na pravej strane obrazovky.

Nesúhlasné položky vo faktúrach - toto hlásenie upozorňuje, že v denníku je iný počet položiek ako vo faktúre. Táto chyba môže vzniknúť porušením zásady "meniť, opravovať a vymazávať sa môže len vo faktúrach, nie v denníku". Vďaka tejto funkcii ľahko zistíme, že nejaká položka bola v denníku omylom vymazaná.

Nespárované priame zápisy - toto hlásenie súvisí s účtami nastavenými ako "automatický účet pohľadávok a záväzkov". V tomto prípade program kontroluje, či na doklady o úhrade (kde je súvahový účet s vyššie uvedeným nastavením) existuje faktúra. Z toho vyplýva, že ide o úhrady, ktoré nie sú previazané s faktúrami - sú to teda predovšetkým osamotené zápisy (bez automatickej väzby) na účtoch 311xxx a 321xxx.

Nezaúčtované faktúry - majú najväčší význam pre kontrolu DPH. Faktúry, ktoré tu program zobrazí, nie sú zaúčtované, teda nie sú ani začlenené do priznania k DPH. Stačí len nájsť tieto faktúry v zozname a doplniť v nich chýbajúcu predkontáciu.

Potulné zápisy v denníku - môžu vzniknúť pri havárii programu, stačí ich len zmazať.

Rozdiel medzi denníkom a faktúrou - ide o rovnakú problematiku ako v prípade "Nesúhlasné položky vo faktúrach".

Spárované nesúhlasné saldoúčty - toto hlásenie upozorňuje na prípad, kedy spárovaná úhrada/platba faktúry má v predkontácii iný saldokontný účet ako predpis príslušnej faktúry, tzn. že napr. platba je účtovaná 221xxx/311100, zatiaľ čo faktúra je účtovaná 311200/601xxx, 343xxx. V tomto prípade je nutné opraviť účet 311xxx buď na strane úhrady alebo alebo na strane faktúry.