Porovnání stránky

V jednotlivých fázích schvalování mohou osoby zapojené do schvalovací procesu zapisovat komentáře, které se pak objeví v historii schvalování a v upozornění pro příslušného uživatele.

Status schválení může nabývat těchto hodnot:

• Nedokončeno - doklad je rozpracován, nemá vyplněny všechny povinné údaje. Pokud ve "Správci – Předvolby - Globální – tlačítko: Uživatelské popisky…/" povinné údaje jsou zaškrtnuty povinné údaje k vyplnění, půjde doklad uložit, ale nepůjde změnit status z "Nedokončeno“ na "Nutno schválit“.
  V definici hierarchií lze dále nastavit, aby se status z "Nedokončeno“ na "Nutno schválit“ se nastavil automaticky po vyplnění povinných údajů.

• Nutno schválit - doklad je ukončen, uzavřen proti změnám a připraven k odeslání ke schválení "Odeslat ke schválení".

  Tip
  Pakliže doklad spadá do dvou hierarchií, program po stisknutí "Odeslat ke schválení" vyzve uživatele k výběru hierarchie, viz zde.

  V tomto kroku je možné doklad "Vrátit dodavateli" viz dále,

• Schvaluje se - doklad čeká se na schválení. Schvalovatel může doklad schválit jednotlivě nebo hromadně z více míst, viz dále.
  V případě, že je nastaveno více úrovní schvalování, prochází se postupně jednotlivými hierarchiemi.
  Není-li doklad schválen (stisk tlačítka "Vrátit“), vrací se vše na počátek a doklad lze otevřít a přepracovat, zadavatel obdrží upozornění.

• Schváleno - u přijatých faktur nebo zálohových listů automaticky uvolněno pokud je schválena přijatá faktura nebo zálohový list jsou automaticky uvolněny k platbě.
  Pakliže je nastaveno, zaúčtování dokladu až po jeho schválení, pak v okamžiku schválení je doklad zaúčtován.
  Doklad je po schválení uzamčen proti změnám, pakliže daný uživatel nemá nastaveno jinak viz "Nastavení".
  Na schváleném dokladu pak je k dispozici tlačítko "Revize dokladu“, které umožní provádět změny v dokladu a zároveň obnoví schvalovací proces (viz pravý obrázek).

• Vráceno dodavateli - doklad byl zamítnut, faktura by se měla stornovat.

Schvalovatel (osoba, která dokumenty schvaluje), pakliže bude mít něco ke schválení, obdrží upozornění dle nastavení v definici člena (e-mail s možností odkazu případně info zprávu).

Jsou-li ve vazbách k dokumentu „hyperlinkové“ odkazy na úložiště souborů (DMS), např. skenované faktury. Mimo to Tyto odkazy se zasílají spolu s notifikačními e-maily, kde je možné jejich okamžité prohlížení.

Mimo notifikace program nabízí přehledné upozornění na základní obrazovce systému PREMIER - osobní složka (blikající číslo udávající počet dokladů ke schválení / neschválení). Odtud se lze ke konkrétnímu dokladu taky přímo dostat stiskem tlačítka "skočit", nebo dvojklikem myši na seznamu dokladů ke schválení.

Jsou-li ve vazbách k dokumentu „hyperlinkové“ odkazy na úložiště souborů (DMS), např. skenované faktury. Tyto odkazy se zasílají spolu s notifikačními e-maily, kde je možné jejich okamžité prohlížení.

Samotné schvalování je jednoduché, stačí pouze kliknout na "Schválit" jednotlivě na daných dokladech.

Přímo na hlavní obrazovce programu je k dispozici volba „Hromadné schválení“.
Tato volba umožňuje jednoduše schvalovat více dokladů současně. Volba zobrazí schvalovateli všechny aktuální doklady ke schválení včetně poznámky, popisu a vzkazu/komentáře od zadavatele dokladu.
Hromadné schválení dokladů se provede označením vybraných dokladů v prvním sloupci a následně potvrzením volbou „OK“.

K dispozici je také detail dokladu pomocí volby „...“. I přímo v detailu dokladu lze provést schválení či případně vrácení dokladu.