- bezpapierová spoločnosť - elektronické zdokumentovanie obehu všetkých relevantných dokladov a úloh v organizácii
- automatizácia a zrýchlenie procesu obehu dokumentov
- kontrola nad obehom dokumentov - zníženie rizík, upozornenie pri nečinnosti
- jednoduchosť a prehľadnosť schvaľovacieho procesu
- rýchla informovanosť, okamžitý prehľad o stave zapracovania
- zastupiteľnosť - možnosť delegovania právomocí
Možnosti a funkcie Work-Flow
- Variabilné uplatnenie - schvaľovanie v rámci všetkých modulov systému
- Možnosť tvorby akýchkoľvek štruktúr schvaľovacích hierarchií, paralelné schvaľovanie
- Možnosť zapojenia osôb nepracujúcich so systémom PREMIER
- Delegovanie právomocí vrátane prístupových práv pri neprítomnosti
- Automatické pridelenie hierarchie schvaľovania pri dokončení dokladu
- Notifikačné a informačné správy zasielané vnútornou správou alebo e-mailom o stave dokladu
- Prepojenie s DMS servermi, automatický náhľad na sken priamo z konkrétneho dokladu
- Súhrnné prehľady dokladov v procese schvaľovania
Definícia schvaľovacích hierarchií
Schvaľovacie hierarchie sa definujú podľa potrieb firmy a to ku každému modulu, popr. dokladovej rade zvlášť. Definovať ju možno k dopytom/žiadankám, objednávkam u dodávateľov, prijatým zálohovým listom a prijatým faktúram. Ďalej ich možno členiť podľa použitého strediska alebo zákazky. Napr. keď nám určité zákazkové číslo reprezentuje "režijné náklady", automaticky sa k nemu priradí schvaľovacia hierarchia určená pre schvaľovanie réžií. Hierarchií môže byť nadefinovaných neobmedzené množstvo ku každému modulu.
Na tomto príklade je definícia hierarchie, ktorá sa týka všetkých prijatých faktúr mimo režijnej zákazky 1900 (vedľa čísla zákazky je zaškrtnutá negácia).
K hierarchii sa následne definujú úrovne schvaľovania (pravá časť obrazovky definícií hierarchií), spôsoby zasielania notifikácií, počet dní k realizácii notifikácie, limitné čiastky......
Jednou z významných možností nastavenia úrovní je "paralelné schvaľovanie", kde na jednej úrovni je viac schvaľovateľov a do ďalšej úrovne (alebo konečnému schváleniu) doklad postupuje až po schválení určeným minimálnym počtom schvaľovateľov. Toto je vhodné, keď je potreba urýchliť schvaľovací proces a nečaká sa v "rade" na jednotlivé schválenie.
V definícii úrovne schválenia možno ďalej nastaviť aj skupinu, ktorá má byť len informovaná o schvaľovacom riadení. Týmto dôjde informačný e-mail, doklad môžu prehliadať, ale bez možností akýchkoľvek zásahov.
Výnimky v nastavení u prijatých faktúr
V "Správca - Predvoľby obmedzujúce - Dodávatelia" možno vybranému užívateľovi povoliť: Workflow- povoliť zasahovať do už schválených prijatých faktúr alebo zálohových listov. Toto sa povolí v prípade nutnosti napr. hlavnému účtovníkovi, aby mohol zasiahnuť do zle spravených predkontácií, na ktoré sa prišlo neskôr.
V "Správca - Predvoľby globálne - Dodávatelia" možno predvoliť: Ak je použitý schvaľovací proces (workflow), zaúčtovať faktúru do denníku až po konečnom schválení. Pokiaľ však dôjde k schváleniu v dobe, kedy bude uzavretá účtovná perióda (spravidla po priznaní k DPH), zmení sa dátum uskutočnenia účtovného prípadu na najbližšiu možnú otvorenú periódu. V notifikačnom e-maili potom bude zreteľne uvedené, že došlo k posunu dátumu zaúčtovania faktúry.
Vytváranie kariet zákaziek, popr. stredísk
Rozdeľovanie hierarchií je možné aj pomocou zákaziek alebo stredísk. K tým sa priraďujú automaticky, ale je možné ručne na karte zákazky alebo strediska urobiť výnimku, viď obrázok nižšie:
Schvaľovací proces
Samotný schvaľovací proces je ľahký a prehľadný. Na doklade (napr. prijatá faktúra - pravá časť obrazovky) sa objaví schvaľovacia hierarchia vrátane histórie a plánu schvaľovania. Status schválenia môže nadobúdať tieto hodnoty:
- Nedokončené - doklad je rozpracovaný.
- Nutné schváliť - doklad je ukončený, uzavretý proti zmenám a pripravený k odoslaniu na schválenie.
- Schvaľuje sa - čaká na schválenie.
- Schválené - u prijatých faktúr alebo zálohových listov automaticky uvolnené k platbe.
- Zamietnuté - je len u dokladov, ktoré nemajú vplyv na účtovníctvo (napr. dopyty/žiadanky).
Ak nie je doklad schválený (stlačenie tlačidla "Vrátiť") vracia sa všetko na začiatok a doklad možno otvoriť a prepracovať. Tlačidlom "Zamietnuť" dôjde k trvalému zamietnutiu bez ďalších možných zmien.
Schvaľovateľom sa vedľa notifikačných e-mailov s možnosťou odkazu na dokument ponúka aj prehľadné upozornenie na základnej obrazovke PREMIER systému - osobná zložka (blikajúce číslo udávajúce počet dokladov k schváleniu/neschváleniu). Odtiaľ sa možno ku konkrétnemu dokladu tiež priamo dostať cez "Skok na doklad", alebo dvojklikom myši na zozname dokladov k schváleniu.
Žiadanky - vystavovanie, schvaľovanie...
Zadávateľ
Zadávateľ je osoba, ktorá nechá žiadanku vystaviť, alebo ju priamo vystaví, potom je zároveň aj "Vystavovateľ".
Osobu zadávateľa musí Vystavovateľ vybrať pri tvorbe žiadanky a vyberá ju zo zoznamu členov definovaných v číselníku obehu dokumentov (zamestnancov a ostatných osôb, ktoré nadefinuje správca obehu dokladov).
Ako "Zadávateľ" dostanete informačný email v momente, kedy je Vaša žiadanka schválená alebo zamietnutá.
Môžete tiež dostávať informačné maily o priebehu schvaľovania na jednotlivých úrovniach, pokiaľ Vás správca obehu dokumentov nadefinuje do schvaľovacích hierarchií pre zasielanie týchto informácií.
Môžete tiež dostávať pravidelné reporty o stave svojich nevybavených žiadaniek, po zaevidovaní Vášej požiadavky do modulu e-agenta.
Informačné maily aj reporty sú užívateľsky definovateľné a môžete si ich upraviť priamo vy, ak máte k tomu pridelené právo, alebo o to požiadať Správcu obehu dokumentov.
Vystavovateľ
Vystavovateľ je osoba, ktorá žiadanku do programu priamo vyhotovuje.
Modul žiadanky nájdete v hlavnom menu na záložke Sklad v ponuke "Dopyty/Žiadanky. Po kliknutí na toto tlačidlo prípadne pomocou rýchlej klávesy F5 sa vám ponúkne zoznam dokladových radov. (Dokladová rada je číselná rada, v rámci ktorej sa doklady chronologicky číslujú (pokiaľ nie je nastavené inak). Každý doklad je tak jednoznačne charakterizovaný kódom dokladovej rady a poradovým číslom v tejto rade. Počet dokladových radov a ich názov je nadefinovaný Správcom obehu dokladov). Vyberte si dokladovú radu žiadaniek. Podľa toho či dole pod zoznamom dokladových radov máte stlačené tlačidlo "Doklad" alebo "Zoznam" sa Vám otvorí posledný vytvorený doklad žiadanky alebo zoznam už vytvorených žiadaniek. (Táto voľba sa dá prednastaviť v užívateľských predvoľbách, prípadne zmeniť pred tým, než otvoríte dokladovú radu žiadaniek). Ďalšia práca je v obidvoch prípadoch rovnaká. Sledujte ponuku tlačidiel na spodnej lište. Po ukázaní myši na tlačidlo sa objaví bublinová nápoveda s podrobnejším popisom funkcie tlačidla. Všetky moduly majú zoznam spodných tlačidiel koncipovaný podobne a rovnako sú riešené aj ovládacie prvky na hornej a pravej pracovnej lište.
Novú žiadanku založíte klávesou F3. Objaví sa Vám prázdny formulár, ktorému sa pridelí dokladová rada a poradové číslo. V prípade, že novú žiadanku chce vytvoriť viac Vystavovateľov naraz, číslo sa pridelí všetkým rovnaké v momente ukladania žiadanky sa testuje či nie je obsadené a prípadne sa pridelí ďalšie voľné. Vo formulári, kde sa žiadanka nahráva sú niektoré okienka podfarbené na červeno. To sú okienka, ktoré sú povinné a program Vám nedovolí odoslať žiadanku ku schváleniu pokiaľ ich nemáte všetky vyplnené. Ktoré okienka to búdu možno nastaviť v Globálnych predvoľbách a robí to správca obehu dokumentov. Váš kurzor je nastavený do okienka "Skratka" pre zadávanie Dodávateľa. Dodávateľa môžete preskočiť a nechať údaje nevyplnené alebo do okienka napísať čokoľvek, čo si z jeho názvu alebo IČO pamätáte, program Vám dodávateľa ponúkne zo zoznamu partnerov. Ak máte k tomu pridelené práva, môžete dodávateľa tiež pridať alebo opraviť. V prípade, že zadáte dodávateľa, program skontroluje, či k tomuto dodávateľovi existuje rámcová zmluva. Rámcová zmluva je záznam v dokladovej rade "Vystavené objednávky". Dokladová rada musí mať nastavenú charakteristiku "rámcová zmluva". Ak nájde u zadaného dodávateľa rámcové zmluvy, ponúkne Vám ich k potvrdeniu. Tým sa stane Vaša žiadanka prepojená so zvolenou rámcovou zmluvou a program pri jej ukladaní skontroluje, či súčet čiastok takto prepojených žiadaniek neprevýši celkovú čiastku uvedenú v rámcovej zmluve. Pokiaľ táto situácia nastane, nedovolí Vám žiadanku poslať k schváleniu. V takom prípade môžete požiadať o revíziu rámcovej zmluvy.
Pokiaľ rámcovú zmluvu zvolíte, program jej označenie doplní do položky "Číslo zmluvy", v opačnom prípade označenie môžete zadať ručne.
Schvalovateľ
Schvalovateľ je osoba, ktorá dokumenty schvaľuje. Ako schvalovateľ môžete byť definovaný v prvej, druhej alebo aj vyšších úrovniach schvaľovacieho procesu, a to samostatne alebo v skupine s viacerými schvaľovatelmi.
Ak ste definovaný samostatne, schválenie dokumentu alebo jeho postúpenie na vyššiu schvaľovaciu úroveň záleží len na Vás. Ak ste v skupine, doklad čaká na schválenie od všetkých schvaľovateľov alebo od minimálneho počtu schvaľovateľov - ak je tento počet v hierarchii určený, než postúpi ďalej.
O tom, že nejaký doklad čaká na Vaše schválenie, dostanete notifikačný email. Na schválenie alebo zamietnutie máte predom definovanú dobu od Správcu obehu dokladov. Pokiaľ sa k dokladu do tej doby nevyjadríte, dostanete email s upomienkou. Pokiaľ sa nevyjadríte do ďalšieho termínu, ktorý správca dokladov nastavil, upozornenie emailom môže dostať Váš nadriadený alebo ďalšia osoba, ktorú správca dokladov nastavil.
Vlastné schválenie, či zamietnutie vykonávate priamo na doklade v "Hierarchii schvaľovania" (vpravo hore na obrazovke - ak stojíte na otvorenom doklade) a to pomocou tlačidiel schváliť - zamietnuť. K Vami vykonanej operácii môžete (v niektorých prípadoch musíte) ešte pripojiť vysvetľujúci komentár.
Zoznam všetkých dokladov vyžadujúcich od Vás schválenie máte k dispozícii v Osobných zložkách (v základnom menu - pravá zvislá lišta) v ponuke "Schválenie".
Po kliknutí myšou na položku z tohoto zoznamu Vás program prenesie priamo na doklad a tu môžete schváliť. Tj. nemusíte doklad nijako vyhľadávať. Ak ste dlhšiu dobu neprítomný, môžete Vaše schvaľovacie právomoci (a prípadne aj prístupové práva) delegovať na inú osobu. Delegovanie sa robí v záložke Správca - E-agent - Osobné nastavenie a delegovanie právomocí. Delegovať možno za seba až tri osoby, a každej osobe možno vybrať schvaľovacie hierarchie, v ktorých Vás zastupuje. Delegovanie možno ukončiť ručne alebo nastavením jeho platnosti od-do.
Objednávky u dodávateľov- vystavovanie, schvaľovanie...
Vytváranie objednávok u dodávateľov je rovnaké ako u žiadaniek. Je tu naviac možnosť tvorby zo žiadaniek a to buď priamo pri pridávaní novej (voľba 9), alebo dodatočným načítaním v položkovej časti objednávky.
Prijaté faktúry - vystavovanie, schvaľovanie...
Nahrávanie prijatých faktúr je rovnaké ako u žiadaniek.
Prehľady
Prehľady k Workflow možno nájsť na viacerých miestach. Priamo v zozname dokladov, kde možno vidieť ich statusy (podľa statusov možno radiť, prípadne filtrovať).
Príklad nastavenia hierarchií v praxi
Požiadavka:
Chceme nastaviť hierarchiu schvaľovania konkrétnej dokladovej rady prijatých faktúr. Každú faktúru v tomto rade musí schváliť skupina "Nákupcov". Pokiaľ čiastka presiahne 100,- EUR, musí to schváliť skupina "Majiteľov".
Nastavenia:
Pokiaľ faktúry podľa druhu alebo čísla zákazky, popr. strediska nemožno rozoznať, ktorému schvaľovateľovi náleží, musí o tom rozhodnúť až osoba, ktorá faktúru odosiela k schváleniu.
1.krok: v definícii skupín si nastavíme potrebné skupiny, napr. majitelia, nákupcovia.
2.krok: založíme hierarchiu napr. "PF" u ktorej určíme ktorého modulu a dokladovej rady sa týka .
Potom pridáme 1.úroveň hierarchie kde schvaľuje skupina Nákupcovia a musí byť zaškrtnuté "Pokiaľ je počet členov v skupine väčší než minimálny, tak umožniť určiť schvaľovateľa". Táto voľba zaistí to, že pred odoslaním k schváleniu sa žiadateľovi objaví zoznam osôb, kde musí určiť, kto bude schvaľovať faktúru. Ďalej možno zaškrtnúť, aby ostatní "nevybraní" schvaľovatelia boli o tomto informovaní.
Ďalej sa nastaví 2.úroveň hierarchie, ktorá je podmienená čiastkou 100,- EUR. Pokiaľ bude čiastka na faktúre nižšia, faktúra bude schválená už schvaľovateľom v 1.úrovni. Pokiaľ bude čiastka vyššia, po schválení v 1.úrovni postúpi toto do 2.úrovne pre schválenie dvomi majiteľmi firmy. O všetkých procesoch sú potom príslušné osoby vždy informované formou notifikačného e-mailu. Pokiaľ má hierarchia schvaľovania viac úrovní (v tomto prípade 2), ponúkne sa žiadateľovi pred odoslaním k schváleniu aj možnosť preskočiť 1.úroveň schvaľovania.
Ukážka výberu schvaľovateľa pri odoslaní k schváleniu žiadateľom:
- E-agent - Osobné nastavenie a delegovanie právomocí. Delegovať možno za seba až tri osoby, a každej osobe možno vybrať schvaľovacie hierarchie, v ktorých Vás zastupuje. Delegovanie možno ukončiť ručne alebo nastavením jeho platnosti od-do.
Objednávky u dodávateľov- vystavovanie, schvaľovanie...
Vytváranie objednávok u dodávateľov je rovnaké ako u žiadaniek. Je tu naviac možnosť tvorby zo žiadaniek a to buď priamo pri pridávaní novej (voľba 9), alebo dodatočným načítaním v položkovej časti objednávky.
Prijaté faktúry - vystavovanie, schvaľovanie...
Nahrávanie prijatých faktúr je rovnaké ako u žiadaniek.
Prehľady
Prehľady k Workflow možno nájsť na viacerých miestach. Priamo v zozname dokladov, kde možno vidieť ich statusy (podľa statusov možno radiť, prípadne filtrovať).
Príklad nastavenia hierarchií v praxi
Požiadavka:
Chceme nastaviť hierarchiu schvaľovania konkrétnej dokladovej rady prijatých faktúr. Každú faktúru v tomto rade musí schváliť skupina "Nákupcov". Pokiaľ čiastka presiahne 100,- EUR, musí to schváliť skupina "Majiteľov".
Nastavenia:
Pokiaľ faktúry podľa druhu alebo čísla zákazky, popr. strediska nemožno rozoznať, ktorému schvaľovateľovi náleží, musí o tom rozhodnúť až osoba, ktorá faktúru odosiela k schváleniu.
1.krok: v definícii skupín si nastavíme potrebné skupiny, napr. majitelia, nákupcovia.
2.krok: založíme hierarchiu napr. "PF" u ktorej určíme ktorého modulu a dokladovej rady sa týka .
Potom pridáme 1.úroveň hierarchie kde schvaľuje skupina Nákupcovia a musí byť zaškrtnuté "Pokiaľ je počet členov v skupine väčší než minimálny, tak umožniť určiť schvaľovateľa". Táto voľba zaistí to, že pred odoslaním k schváleniu sa žiadateľovi objaví zoznam osôb, kde musí určiť, kto bude schvaľovať faktúru. Ďalej možno zaškrtnúť, aby ostatní "nevybraní" schvaľovatelia boli o tomto informovaní.
Ďalej sa nastaví 2.úroveň hierarchie, ktorá je podmienená čiastkou 100,- EUR. Pokiaľ bude čiastka na faktúre nižšia, faktúra bude schválená už schvaľovateľom v 1.úrovni. Pokiaľ bude čiastka vyššia, po schválení v 1.úrovni postúpi toto do 2.úrovne pre schválenie dvomi majiteľmi firmy. O všetkých procesoch sú potom príslušné osoby vždy informované formou notifikačného e-mailu. Pokiaľ má hierarchia schvaľovania viac úrovní (v tomto prípade 2), ponúkne sa žiadateľovi pred odoslaním k schváleniu aj možnosť preskočiť 1.úroveň schvaľovania.
Ukážka výberu schvaľovateľa pri odoslaní k schváleniu žiadateľom:
Dve schvaľovacie hierarchie na jednu dokladovú radu
V praxi sa môže stať, že niektorý z procesov v spoločnosti, môžu schvaľovať dve rôzne skupiny schvaľovateľov.
Príklad:
Máme spoločnosť, ktorá nakupuje dva základné sortimenty tovaru - tovar A a tovar B. Pri tvorbe vystavených objednávok u dodávateľov je potrebné, aby objednávky, ktoré sa viažu na sortiment A schvaľovala iná skupina schvaľovateľov, než je tomu u objednávok sortimentu B. Vystavené objednávky na obidva sortimenty sú v rámci jednej dokladovej rady.
Prvým krokom je definícia dvoch hierarchií, ktoré sa viažu k rovnakej dokladovej rade.
V každej z týchto hierarchií sa následne (klasickým spôsobom) zvolí úroveň schválenia.
Pri tvorbe Vystavenej objednávky (napr. na sortiment A) a jej následnom odoslaní na schválenie, program ponúkne schvaľovacie hierarchie zodpovedajúce príslušnej dokladovej rade. Užívateľ následne ručne vyberie zo zoznamu hierarchií tú, ktorá má objednávku schváliť.