Modul "Přijaté objednávky“ je určen pro pořizování evidenci přijatých objednávek od odběratelů a pro rezervaci objednaných zásob ve skladu. Tento modul nabízí uživateli tyto základní funkce:
pořízení objednávek s rozdělením na více dokladových řad,
pořízení objednávky na základě již pořízené nabídky (částečná realizace nabídky) – automatické překlopení dat,
realizace dodávky (výdejky, DL) na základě přijaté objednávky – automatické překlopení položek z objednávky do DL/výdejky,
možnost realizace více objednávek najednou – automatické hlídání částečné realizace jednotlivých objednávek při hromadné realizaci,
sledování částeční realizace u jednotlivých položek („co zbývá dodat“),
pořízení rezervací s možností blokace či umožnění vyskladnění rezervovaného materiálu,
využít přijaté objednávky jako pořízení a tisk kupní smlouvy (využití neomezeného textu na formuláři),
založení zakázky při pořízení objednávky,
možnost nastavení hlídání termínu pro nerealizované objednávky – nesplněná objednávka po určité lhůtě už se netváří jako nesplněná,
informační bublina o detailní realizaci objednávky na jednotlivé položky a zobrazení všech výdejek vážou
| Informace | ||
|---|---|---|
| ||
Údaje pořízené v objednávce lze automatizovaně dotáhnout do výdejky, čímž se automaticky vytváří vazba mezi přijatou objednávkou a výdejkou, kde program umožňuje kontrolu případného rozdílu mezi objednávkou a výdejkou (tedy částečnou realizaci - viz. Pořízení výdejky na základě objednávky). Samozřejmě, úpravou formuláře lze objednávku využít také jako smlouvu. Veškerý tento systém předpokládá objednávku materiálu či výrobků, tedy skladových položek, které mají příslušné skladové karty, tudíž jejich realizace je určena vytvořením výdejky, ale co služby (viz. kapitola Objednávky služeb)? |
Kapitoly k této stránce:
| Podřazené stránky (zobrazení podřazených položek) |
|---|
| Panel | |
|---|---|
Na této stránce najdete:
|
Tímto modulem získává uživatel analýzy a přehledy o:
- stavu objednaných zásob,
- stavu částečných realizací dodávek,
- stavu rezervace s detaily na jednotlivé partnery a jednotlivé položky (skladové položky),
- stavu zásob na skladu s ohledem na stav objednaných zásob.
Typy objednávek
Program nabízí uživateli dvojí základní typy objednávek:
Objednávky materiálu- zboží - výrobků
Jde o klasický způsob objednávání skladových položek pomocí skladových karet, jejichž realizace probíhá prostřednictvím dodacího listu a následné tvorby faktury.
| Tip | ||
|---|---|---|
| ||
| v tomto případě může uživatel si pořídit služby jako skladové karty a ty dosazovat do objednávky společně s klasickými kartami viz "Skladové karty" |
Objednávky služeb
Tento způsob umožňuje uživateli rychlou realizaci objednávky prostřednictvím faktury, bez nutnosti tvorby výdejky. Podrobně je objednávka služeb popsána zde zde.
Dokladové řady objednávek
Dokladové řady objednávek se nastavují klasickým způsobem jako jiné objednávky více zde.
Řadu objednávek lze svázat se skladem.
Rozdílem oproti ostatním dokladovým řadám je ve zvolení typu dokladové řady. Jsou zde k dispozici 4 druhy dokladových řad objednávek:
- Objednávka služeb - podrobně popsáno zde.
- Řada trvalých periodických objednávek - tyto objednávky zůstávají v systému stále otevřeny.
- Řada rámcových smluv - tento typ dokladů neovlivňuje přehledy.
- Předplatné - podrobněji popsáno zde.
Rezervace
Program v souvislosti s objednáváním zboží umožňuje jeho rezervaci pro partnera na objednávce. V editačním okně objednávky lze myší označit rezervaci objednávaného materiálu na skladě.
Pokud je potřeba zboží rezervovat při pořízení každé objednávky, je tuto automatickou rezervaci možné nastavit ve "Správci - Předvolby - Globální - Sklad - Automaticky rezervovat objednávky“ obdobně ve "Správci - Předvolby - Uživatelské - Sklad - Automaticky rezervovat objednávky".
Rezervovat položky lze i částečně - toto se opět musí povolit na stejném místě (viz obrázek). Poté půjde vždy k dané položce vytvořit částečnou rezervaci včetně jiného termínu realizace.
Zrušit rezervaci lze snadno, zrušením volby "rezervovat“ v hlavním editačním okně.
Program bere ohled na tuto rezervaci, při vytváření přehledu o aktuálním množství na skladě a rovněž při výdeji zboží ze skladu.
Rezervace zboží má další nastavení v předvolbách omezujících, kde se nabízí možnost určit uživatelům status přístupu a vyřízení rezervací:
- Absolutní zákaz výdeje rezervovaného zboží na jiné dodavatele– nutné nastavit ve Správci - Přístupová práva – Předvolby omezující.
- Možnost výdeje rezervovaného zboží s kontrolní hláškou – – stačí pouhé zatrhnutí volbyvypnutí zákazu.
Rezervace - přehledy
- v seznamu skladových karet - lze přímo zobrazit rezervace ke konkrétní skladové kartě na jednotlivých skladech přičemž pomocí ">" lze zobrazit detaily rezervací, které je možno tisknout, exportovat atd.
- informace o skladové kartě - pomocí tlačítka "Info o kartě", které je k dispozici v seznamu skladových karet, lze rovněž zobrazit rezervace
- při zadávání položky do výdejky - informační bublina v dialogu zadávání položky do výdejky rovněž obsahuje informace ohledně rezervací k dané položce. Tyto informace se načítají buďto automaticky nebo ručně pomocí volby "Zjistit" podle nastavení ve "Správci - Předvolby - Globální - Sklad - Termíny hlídání/optimalizace výkonu - Při zápisu položek v dokladech nepočítat stav rezervovaného množství".
- přehled objednaných a rezervovaných zásob - v modulu "Sklad - Přehledy" je k dispozici "Přehled objednaných a rezervovaných zásob".
Postup vytvoření přijaté objednávky a údaje objednávky
Je naprosto stejný jako u příjemky, resp. výdejky, přičemž po stisknutí klávesy "F3 - Nová" se nabízí několik způsobů pro pořízení přijaté objednávky:
- Ručně – klasický způsob, kdy se vyplní všechny údaje.
- Na základě nabídky – překlopením údajů z nabídky do objednávky, čímž dochází k automatické realizaci nabídky.
- Na základě kalkulace – viz. manuál Výroba.
- Na základě výrobní soupisky – viz. manuál Výroba.
- Import z EDI formátu – program tímto umožňuje načtení objednávky z jiného formátu, v tomto případě z EDI formátu, se kterým pracují především některé supermarkety.
- Načíst z E-shopu - viz kapitola E-shop.
- Na základě procesů zakázky - vyhledáním požadované zakázky a následné vytvoření objednávky dle procesů dané zakázky.
Údaje objednávky
Hlavička objednávky
Pole objednávky obsahuje téměř totožné údaje jako např. výdejka s rozdílem některých výjimek, jako jsou:
Průběh - zde je k dispozici číselník, kde si může každý uživatel nadefinovat jednotlivé průběhy/etapy. Poté lze u každé objednávky sledovat, ve které fázi se aktuálně nachází. Nově lze ke každému průběhu nadefinovat barvu, kterou se má objednávka podbarvit, pokud dojde ke změně na daný průběh. Hromadná změna průběhů u objednávek za vybrané období se nově provádí pomocí funkce v horním menu "Objednávky - Hromadná změna průběhu objednávek, příp. podbarvení".
Dodací a Záruční podmínky – tyto pole je možné definovat číselník textových vzorů, podobně jako u faktury.
Platební podmínky - zde je možné s pomocí číselníku předdefinovat formu úhrady, která se následně při realizaci automaticky přenese do vydaných faktur, zálohového listu a to i u objednávky služeb,
Zakázka – kliknutím na ikonu vedle pole „Zakázka“ lze automaticky vytvořit novou zakázku, jejíž založení se potvrzuje automaticky při uložení objednávky.
Požadovaný termín dodávky – tento datum pak slouží jako jeden z parametrů při sestavách o objednaných zásobách, tzn. že lze sestavit přehled o otevřených objednávkách k vybranému termínu splnění objednávky.
Splněno – do tohoto pole lze ručně označit tzv. realizaci objednávky, která není automaticky propojena se skladem. Využití se najde např. u služeb nebo u částečně nesplněných objednávek, kde zbývající dodávku již nebude třeba uskutečňovat. Zaškrtnutím pole „Splněno“ se tedy již nebude tato objednávka objevovat v přehledech (rezervace, atd.).
Rezervovat ve skladě – viz. výše
Informační bublina - V pravém horním rohu se nachází informace o celkové procentuální realizaci objednávky. "Šipka“ umožňuje detailní pohled na realizaci objednávky.
| Tip | ||
|---|---|---|
| ||
Pomocí šipky u údaje "Dosud otevřeno" si uživatel může zobrazit (tisknout/exportovat) seznam otevřených položek dané objednávky. |
Předplnění pro přenos do VO - zaškrtnutím této možnosti program umožní vyplnit některé údaje, které se pak přenesou do vystavené objednávky. Jedná se o tyto údaje:
| Informace | ||
|---|---|---|
| ||
Údaje se do vystavené objednávky přenesou pouze v případě striktní kopie z objednávky. |
Projít znovu cenovým průvodcem - spuštěním této volby program znovu prověří, zda-li odběrateli přísluší individuální sleva nebo jiné ceny.
Číslo vygenerované e-shopem - pokud je objednávka vytvořena importem z e-shopu, pak zde se přenese číslo vygenerované e-shopem.
Pouze kompletní dodávka - objednávku půjde realizovat až pokud bude kompletní.
Další popis #1 až #4 - libovolně definovatelné údaje uživatele. Definují se ve "Správci - Předvolbách - Globálních - Sklad - Uživatelské popisky ve skladových dokladech".
Vyhodnotit objednávku - tlačítko "vyhodnotit" slouží pro vyhodnocení objednávek. Po spuštění funkce se zobrazí výběr v vyhodnocení:
Výběr objednávek k realizaci
Přehled má barevně rozlišené řádky pro lepší přehlednost, zároveň hlídá termín realizace objednávek a stav plnění objednávky. Barvy signalizují stav realizace (viz níže).
Nově se v seznamu nachází informace, zde již byla objednávka tištěna či exportována a případně jakým uživatelem.
Při stisknutí ">" je možno interaktivně nahlídnout na položky dané objednávky.
Zároveň je zde funkce pro vytvoření výdejky/DL přímo z objednávek. Program přepne uživatele do výdejek, vyzve k výběru dokladové řady (pokud jich je více) a následně vytvoří výdejku překlopením všech údajů z objednávky.
Položky objednávky
Obsahuje rovněž obdobné údaje jako ve výdejce, s tím rozdílem, že do objednávky lze zadat jako položku i výkon (z číselníku výkonů), což lze využít pouze u objednávky služeb.
Zároveň je zde možnost částečné realizace dané položky a také individuální termín dodání viz výše.
Objednávky v cizí měně
Pro vytvoření objednávky v cizí měně je nejdříve nutné mít pro sklad nastaveny: Povolit cizí měny – "Správce - Předvolby - Globální - Sklad". V této nabídce se vyplní kódy měn, které budou v obchodní činnosti využívány.
V druhé fázi je možné zvolit dvě varianty pro objednávku v cizí měně:
- Automatické vystavení – tzn. , že se k příslušnému partnerovi vyplní do karty předvolená měna, přičemž program sám automaticky vyzve doplnění měny na objednávku, po dosazení partnera.
- Ručním způsobem - stačí v hlavičce objednávky zvolit nabídku „dle předběžného kurzu“, přičemž takto bude objednávka identifikována a pořízena v cizí měně.
Pomocné funkce při tvorbě objednávky
Zobrazení předešlé objednávky
V seznamu položek objednávky lze také zobrazit "Předešlé objednané množství a ceny" daných položek.
Obrázky
Zobrazit/skrýt obrázky - tato volba umožní do položek nabídky zobrazit/skrýt obrázky, pakliže jsou ve skladových kartách uloženy.
Upozornění na zadání ceny nižší než nákupní s požadovanou marží
Program lze nastavit tak, aby při zadání ceny, která je nižší než ceny pořizovací včetně požadované marže %marže %, automaticky upozornil uživatele. Toto lze nastavit ve "Správci - Předvolbách - Globálních - Sklad - Automatické hlášky".
Přidat nadpis/Přidat součet
Možnost vkládat nad skupinu položek nadpis nebo pod skupinu položek mezisoučet. Toto se samozřejmě promítne i do tisku/exportu.
Přehled objednaných a rezervovaných zásob
V modulu "Přehledy - Přehled objednaných a rezervovaných“ je možné zjistit stav otevřených objednávek (nezrealizovaných objednávek). Přehled otevřených objednávek se také nachází v horním menu "Objednávky - Přehled otevřených objednávek - F11".
Přehled obsahuje seznam jednotlivých otevřených objednávek. U každé objednávky jsou vidět základní informace jako odběratel, trasa, číslo objednávky a dokladová řada, popis, termín měna, cena, počet položek atd. Nově se v seznamu nachází informace, zde již byla objednávka tištěna či exportována a případně jakým uživatelem.
Při stisknutí ">" je možno interaktivně nahlídnout na položky dané objednávky.
Přehled má také barevně rozlišené řádky pro lepší přehlednost.
Rekapitulace objednávky
V horním menu "objednávky" lze spustit přehled - "rekapitulace objednávky", kde si může uživatel snadno ověřit výhodnost objednávky (marže, prodejní ceny atd.)
Komplexní informace o odběrateli
Přímo z modulu objednávky lze se lze přepnou do komplexních informací a zjistit tak ihned vše potřebné o odběrateli.
Rozdělení objednávky
Opět v horním menu "objednávky" se nachází funkce "Rozdělení objednávky (CTRL+R)" tato funkce vytvoří další objednávku (kopii původní objednávky), přičemž upravení položek (resp. množství položek) a následně uložením objednávky, se změny projeví rovněž v původní objednávce. Dojde k rozdělení objednávky.
Přehled otevřených nabídek
V horním menu "objednávky" je uživateli k dispozici přehled přehled otevřených nabídek včetně požadovaných termínů a stavu akceptování.
Hromadná změna průběhu objednávek, příp. podbarvení
Po spuštění této volby přes horní menu "Objednávky" a následném výběru období je možné hromadně změnit průběh vybraných objednávek. V kombinaci s novou funkcí, kdy si k průběhu lze nadefinovat i barevné podbarvení objednávky, lze takto objednávky i hromadně barevně rozlišovat.
Po spuštění volby se zobrazí seznam objednávek za zvolené období, kde se označí objednávky, kterým se následně bude měnit průběh/podbarvení.
V dalším kroku se zobrazí číselník průběhů, kde se už jen vybere požadovaný průběh.
