Samotný schvalovací proces je již snadný a přehledný.
Na dokladu (např. přijatá faktura - pravá část obrazovky) se objeví zadavateli schvalovací hierarchie včetně historie a plánu schvalování, pakliže doklad spadá pod nějakou z hierarchií. Doklad tak může zadavatel jednoduše odeslat ke schválení.
| Tip |
|---|
Dialog se schvalovacím procesem lze po obrazovce libovolně posouvat pomocí modré lišty. |
V jednotlivých fázích schvalování mohou osoby zapojené do schvalovací procesu zapisovat komentáře, které se pak objeví v historii schvalování a v upozornění pro příslušného uživatele.
| Varování |
|---|
| V některých fázích je komentář povinný. |
Status schvalování
- nemá vyplněny všechny povinné údaje. Pokud ve "Správci – Předvolby - Globální – tlačítko: Uživatelské popisky…/" povinné údaje jsou zaškrtnuty povinné údaje k vyplnění, půjde doklad uložit, ale nepůjde změnit status z "Nedokončeno“ na "Nutno schválit“.
V definici hierarchií lze dále nastavit, aby se status z "Nedokončeno“ na "Nutno schválit“ se nastavil automaticky po vyplnění povinných údajů.
| Informace |
|---|
U přijatých faktur, je-li tato provázána s dodavatelskou objednávkou, nepůjde změnit status na „Nutno schválit“ i v případě, že částka na faktuře přesahuje částku na objednávce. Pokud částka přijaté faktury přesáhne hodnotu objednávky, je nutné provést revizi objednávky (nový schvalovací proces). Více zde. |
Nutno schválit - doklad je ukončen, uzavřen proti změnám a připraven k odeslání ke schválení "Odeslat ke schválení".
Tip Pakliže doklad spadá do dvou hierarchií, program po stisknutí "Odeslat ke schválení" vyzve uživatele k výběru hierarchie, viz zde.
V tomto kroku je možné doklad "Vrátit dodavateli" viz dále,
- , zadavatel obdrží upozornění.
- Schváleno - pokud je schválena přijatá faktura nebo zálohový list jsou automaticky uvolněny k platbě.
Pakliže je nastaveno, zaúčtování dokladu až po jeho schválení, pak v okamžiku schválení je doklad zaúčtován.
Doklad je po schválení uzamčen proti změnám, pakliže daný uživatel nemá nastaveno jinak viz "Nastavení".
Na schváleném dokladu pak je k dispozici tlačítko "Revize dokladu“, které umožní provádět změny v dokladu a zároveň obnoví schvalovací proces.
- Vráceno dodavateli - doklad byl zamítnut, faktura by se měla stornovat.
Schvalování
Jsou-li ve vazbách k dokumentu „hyperlinkové“ odkazy na úložiště souborů (DMS), např. skenované faktury. Tyto odkazy se zasílají spolu s notifikačními e-maily, kde je možné jejich okamžité prohlížení.
Takto vypadá e-mail, který program automaticky vytvoří a zašle příslušnému členovi.
Samotné schvalování je jednoduché, stačí pouze kliknout na "Schválit" jednotlivě na daných dokladech.
Přímo na hlavní obrazovce programu je k dispozici volba „Hromadné schválení“.
Tato volba umožňuje jednoduše schvalovat více dokladů současně. Volba zobrazí schvalovateli všechny aktuální doklady ke schválení včetně poznámky, popisu a vzkazu/komentáře od zadavatele dokladu.
Hromadné schválení dokladů se provede označením vybraných dokladů v prvním sloupci a následně potvrzením volbou „OK“.
K dispozici je také detail dokladu pomocí volby „...“. I přímo v detailu dokladu lze provést schválení či případně vrácení dokladu.
| Tip |
|---|
| Schvalovatel může otevírat jemu určený doklad pro schválení i v případě, že nemá přístup do dané dokladové řady a to přes osobní složku jednotlivě nebo u hromadného schválení. |
Ukázka informačního e-mailu a info zprávy z programu.
