Přínosy:
- bezpapírová společnost - elektronické zdokumentování oběhu všech relevantních dokladů a úkolů v organizaci,
- automatizace a zrychlení procesu oběhu dokumentů,
- kontrola nad oběhem dokumentů,
- jednoduchost a přehlednost schvalovacího procesu,
- rychlá informovanost, okamžitý přehled o stavu zpracování,
- zastupitelnost - možnost přenesení pravomoci.
Příklady nastavení hierarchií v praxi
Příklad č.1
Požadavek: Chceme nastavit hierarchií schvalování konkrétní dokladové řady přijatých faktur. V této řadě máme faktury různého druhu, kde faktury služeb má schvalovat Silvestr Novák, nákup materiálu Miloš Sova a investice Irena Letochová. Pokud částka na faktuře přesáhne 100.000 Kč, musí provést chválení ještě dva ze tří majitelů firmy.
Nastavení: Pokud faktury podle druhu nebo čísla zakázky, popř. střediska nelze rozpoznat kterému schvalovateli náleží, musí o tom rozhodnout až osoba, která fakturu odesílá ke schválení. U složitějších případů je pak potřeba definovat i více různých hierarchií, s tím že žadatel vybere při odeslání ke schválení konkrétní…
1. Krok je zavedení potřebných členů hierarchie.
2. Krok: v definici skupin si nastavíme 2 skupiny, např. „Schvalovatel“ a „Majitelé“. Do schvalovatelů přiřadíme Sovu, Lenochovou a Nováka do majitelů pak všechny 3 vlastníky firmy.
3. Krok: založíme hierarchii např. „PF“, u které určíme kterého modulu a dokladové řady se týká.
4. Krok: přidáme 1. úroveň hierarchie (viz. obr) kde schvaluje skupina „schvalovatel“ a musí být zaškrtnuto „Pokud je počet členů ve skupině větší než minimální, tak umožnit určit schvalovatele…“. Tato volba zajistí to, že před odesláním ke schválení se žadateli objeví seznam osob, kde musí určit kdo bude schvalovat fakturu… Dále lze zaškrtnout, aby ostatní „nevybraní“ schvalovatelé byli o tomto informováni
Dále se nastaví 2. úroveň, která je podmíněná částkou nad 100.000,- (viz. obr). Pokud bude částka na faktuře nižší, faktura bude schválená již schvalovatelem v 1. úrovni. Pokud bude částka vyšší, po schválení v 1. úrovni postoupí toto do 2. úrovně pro schválení dvěma majiteli firmy. O veškerých procesech jsou pak příslušné osoby vždy informováni formou notifikačního e-mailu. Pokud má hierarchie schvalování více úrovni (v tomto případě 2), nabídne se žadateli před odesláním ke schválení i možnost přeskočení 1. úrovně schvalování.
Ukázka výběru schvalovatele při odesílání ke schválení žadatelem
Příklad č.2
Požadavek: Hierarchie schvalování žádanek (poptávek) a objednávek máme členěné dle zakázek podle osob, které se na nich podílí. Máme však jednu zakázku „režiiní“ pod číslem 6000, kde hierarchie potřebujeme automaticky přidělovat podle středisek.
Nastavení: Pokud není v ostatních hierarchiích přesná definice dle zakázek, je třeba do nich zapsat negaci zakázky 6000. To proto, že pak by dokladu pro schválení vyhovovalo více hierarchií a žadatel by musel ručně určovat kterou chce vybrat.
Levý obr. (Nastavení u ostatních hierarchií) / Pravý obr. (Nastavení hierarchie pro schvalování režií dle středisek).
Moduly, kde lze využít Work-Flow:
- Poptávky/Žádanky
- Objednávky u dodavatelů
- Přijaté zálohové listy
- Přijaté faktury
- Nabídky odběratelům
- Objednávky odběratelů/kupní smlouvy
- Vydané zálohové listy
- Vydané faktury
- Pošta/CRM
Postup zavedení work-flow
- Nadefinovat členy
- osobní údaje,
- delegování.
- upozornění,
- nadefinovat skupiny,
- nastavení schvalovacích hierarchií,
nastavení systému (určeno správcům IT).
Osoby ve schvalovacím procesu
Vystavovatel
Vystavovatel je osoba, která doklad do programu přímo pořizuje a odesílá ke schválení.
Jako "Vystavovatel“ můžete dostat informační e-mail nebo zprávu v momentě, kdy je doklad schválen nebo zamítnut.
Můžete také dostávat informační maily o průběhu schvalování na jednotlivých úrovních, pokud Vás správce oběhu dokumentů nadefinuje do schvalovacích hierarchií pro zasílání těchto informací.
Můžete také dostávat pravidelné reporty o stavu svých nevyřízených dokladů, po zaevidování Vašeho požadavku do modulu e-agenta.
Informační e-maily i reporty jsou uživatelsky definovatelné a můžete si je upravit přímo Vy, máte-li k tomu přidělené právo, nebo o to požádat Správce oběhu dokumentů.
Schvalovatel
Schvalovatel je osoba, která dokumenty schvaluje. Schvalovatele a systém schvalování definuje správce oběhu dokladů ve schvalovacích hierarchiích.
Jako schvalovatel můžete být definován v první, druhé nebo i vyšších úrovni schvalovacího procesu, a to samostatně nebo ve skupině s více schvalovateli.
Jste-li definován samostatně, schválení dokumentu nebo jeho postoupení na vyšší schvalovací úroveň záleží jen na Vás. Jste-li ve skupině, doklad čeká na schválení od všech schvalovatelů nebo od minimálního počtu schvalovatelů – je-li tento počet v hierarchii určen, než postoupí dál.
O tom, že nějaký doklad čeká na Vaše schválení, dostanete notifikační e-mail/zprávu. Na schválení nebo zamítnutí máte předem definovanou dobu od Správce oběhu dokladů. Pokud se k dokladu do té doby nevyjádříte, dostanete e-mail s upomínkou.
Pokud se nevyjádříte do dalšího termínu, který správce dokladů nastavil, upozornění e-mailem může dostat Váš nadřízený nebo další osoba, kterou správce dokladů nastavil.
Jste-li delší dobu nepřítomen, můžete Vaše schvalovací pravomoci (a případně i přístupová práva) delegovat na jinou osobu. Delegování se provádí na záložce Správce – E-Agent – Osobní nastavení a delegování pravomocí.
Delegovat lze za sebe až tři osoby, a každé osobě lze vybrat schvalovací hierarchie, ve kterých Vás zastupuje. Delegování lze ukončit ručně nebo nastavením jeho platnosti do data.
Správce oběhu dokladů
Osoba, která definuje osoby zapojené do Work-flow a provádí nastavení schvalovacích hierarchií a další obecná nastavení k Work-flow.
Příklady schvalování firemních dokladů / procesů:
- nákupy - přijaté faktury - schvalování přijatých faktur,
- nákupy - žádanky - jedná se o schvalování potřeb zaměstnanců (kancelářské potřeby, ochranné pomůcky),
- nákupy - vystavených objednávek - jedná se o nákupy zboží, či materiálu na zakázky, interní potřeby,
- prodej - nabídky vůči odběratelům (kupní smlouvy), vydané faktury, přijaté objednávky, nabídky,
- interní firemní procesy,
- dovolené zaměstnanců - možnost schválit interní procesy dovolených s ohledem na zastupitelnost,
- nepřítomnost zaměstnanců - služební cesty ke klientům, výjezdy zaměstnanců, pochůzky,
- interní procesy - zápisy ze schůzí a jednání, interní úkoly zaměstnanců,
- pošta - kromě došlé pošty, možná už na této úrovni schvalovat přijaté faktury před účetním režimem.